はじめに

選考通過の通知が届くのはうれしいものですね。同時に、お礼の返信メールをどのように書けばいいか、よくわからないという人もいるでしょう。この記事では、選考通過の通知メールに対してケース別に例文を示しながら、マナーや書き方について説明します。就活生や転職希望者の方はぜひ参考にしてみてください。

面接にまつわるノウハウや対策方法を完全網羅！ 面接について困ったときはぜひこちらの記事面接対策！完全マニュアルを参考にしてみてください。

選考通過後にお礼メールは必要？

選考通過メールに返信をしなくても、選考通過が取り消しになることはありませんが、お礼の返信メールをしておいたほうが採用担当者の印象は良くなります。返信メールをしたほうがいい場合としなくてもいい場合の区別や、書き方のマナーについて説明しますので、ぜひお礼の返信メールを送りましょう。

返信メールが必要な場合

返信メールを「しておいたほうがいい」のではなく、必ずすべきケースがあります。どのような場合なのか見ていきましょう。

「返信不要」の記載がない場合

企業側は不要なメールが届くのを避けるため、返信が不必要なメールには「返信不要」と記載します。逆に言えば「返信不要」の記載がない場合は返信する必要があります。選考に通過したことへのお礼の気持ちを述べるのはもちろんのこと、次の選考過程のスケジュール調整など、伝え忘れがないかメールをすみずみまでよく読み直してみましょう。

日程調整が必要な場合（例文付き）

選考通過後、二次面接以降で日程調整を行う必要があった場合はできるだけ早めに送ります。とくに複数候補日を挙げる場合には、簡潔明瞭にこちらの希望日時を伝えることが大切です。また、送信時には日時に誤りがないかをチェックしてから件名を変えずに送りましょう。件名を変えてしまうと、相手が何の件に対するお礼メールかが混乱する可能性もあるためです。

面接の日程調整メールの詳しい書き方についてはこちらの記事面接日程調整メールの正しい返信方法【各ケース例文あり】で解説してありますのでぜひ参考にしてみてください。

選考を辞退する場合（例文付き）

選考は通過したけれど、思うところあってこれ以上の選考は辞退したい、そのような場合もあるでしょう。応募先企業の都合を考えると、辞退の申し出は一刻も早いほうがいいでしょう。辞退するとはいえ、ここまでお世話になったお礼の気持ちをしっかり伝え、所属する学校や企業のイメージを損なわないのが肝心です。

内定を辞退したい時のメールについては、こちらの記事内定辞退はメールで大丈夫？例文で解説でよりくわしく説明していますのでぜひ参考にしてみてください。

採用・内定提示へのお礼メール（例文付き）

無事に採用や内定が出た場合は、なるべく丁寧に感謝の思いを伝えてください。加えて、「これからどのような気持ちで働いていくか」について述べるといいでしょう。企業側とのコミュニケーションが円滑になり、今後良好な関係性を築くきっかけにもなります。

返信メールが必要ない場合

不必要なメールを送ってしまうと企業側の仕事を増やし、迷惑になってしまいます。どのような時は必要ないのか見ていきましょう。

選考に落ちた場合

残念ながら選考に落ちればそれ以降、応募先企業との連絡はなくなります。お礼のメールを送っても合否は変わりませんので、選考に落ちた場合は返信メールを送る必要はありません。

「返信不要」と記載されていた場合

送信専用メールや、送信専用メールではなくとも「返信不要」と記載されている場合は、指示に従って返信メールを送ることはやめましょう。採用担当者は数多くの就活生や転職希望者を相手に膨大な業務をおこなっているので、不必要なメールを送って余計な作業を増やさないようにしましょう。

返信メールを送るときの注意点

選考通過後の返信メールを送る際、いくつか守るべきマナーと注意点があります。細部にまで気を配り、より印象の良いメールを送るようにしましょう。

その日のうちに送ろう

お礼の返信メールを送る場合は、できるだけ当日中かつ、相手企業の業務時間中（9時～17時など）に送るのが望ましいです。ビジネスメール全般に共通していますが、連絡が遅い人は時間にルーズな印象を与えてしまいます。また、当日でも夜遅くに送ると非常識に思われるケースがあります。どうしても当日中に送れない事情がある場合は、翌日の朝に送るようにしましょう。

メールの件名は簡潔に

お礼メールを送る際の件名は、なるべく無駄な情報を省いて簡潔にまとめましょう。件名には「用件」と「名前」と「学校名」（学生の場合のみ）の情報だけで十分です。できるだけ相手に手間をとらせないよう心がけましょう。

宛名がわからない時の対処法

面接官の名前を忘れた場合は、いただいた名刺ややりとりしたメールから確認することも可能ですが、どうしても自信のない場合は「面接ご担当者様」と書くのが無難です。もし、面接官が複数人いた場合は上役の方にだけ送っても失礼にはなりません。もちろん、「面接ご担当者の皆様」とまとめてもOKです。

本題を最初に書く

ビジネスメールでは本題を先に書くのが常識です。挨拶は簡潔に、選考通過のお礼や日程調整など、伝えなければいけないことを先に書きましょう。次の面接への意気込みなどはその後でいいです。毎日膨大な数のメールを処理している採用担当者の身になって書くことが大事です。

選考通過に対するお礼を述べる

返信メールには選考で貴重な時間を割いてもらったことへのお礼を書くと好印象です。また、面接の感想を付け加えるのもいいでしょう。長文にならないよう、簡潔にまとめましょう。

あいさつ文と結びの言葉に気を付ける

返信メールはなるべく用件だけ、簡潔にといっても最初のあいさつ文と結びの言葉は忘れないようにしましょう。相手への敬意が感じられるメールになります。
メールや面接で一度やり取りしている相手ならあいさつ文は「お世話になっております」でいいでしょう。また、結びの言葉は「お忙しいところ恐れ入りますがよろしくお願いいたします」など、相手の様子を気遣う言葉があるといいでしょう。

誤字脱字がないか徹底的にチェックする

一見丁寧に見えるメールでも、誤字脱字があったら社会人としての適性を疑われてしまいます。送信する前に何度も読み返して確認しましょう。特に気を付けないといけないのは宛名と日程です。間違いのないようしっかり確認してから送信しましょう。

私用のメールアドレスで送る

お礼メールに限ったことではありませんが、在職中の方は現在所属している企業のアドレスから送るのはNGです。必ず私用のメールアドレスからお礼メールを送信しましょう。在職企業のアドレスからお礼メールを送ってしまうと「公私混同を行う非常識な人」とかえってマイナスイメージがつくこともあります。応募先にも現職場にも非常に失礼にあたるため、控えましょう。

まとめ

就活に限らず、ビジネスメール全般に言えることは「相手の立場に立って物事を考えられるか」です。選考通過後のお礼のメールも、送るべきか送らないほうがいいのか、またどのような文面にすべきか、相手の立場に立って考えましょう。社会人としてのふるまいが試される場面です。慎重に考えてメールを送りましょう。