承諾後でも内定辞退はできる？辞退する際の連絡方法と例文
はじめに
- 承諾後の辞退は法的には問題ない
- 入社2週間前までの連絡が望ましい
- 損害賠償の発生や再応募時の採用枠が無くなるリスクもある
- 今後取引先として内定辞退した企業と関わる可能性もある
- 辞退の連絡は電話がベター
承諾後に内定辞退はできる？
結論から述べると、承諾後でも内定辞退は可能です。
内定承諾書の提出や内定通知の承諾によって、企業との労働契約が結ばれます。民法第627条では労働者はいつでも解約の申し入れができるとされており、申し入れから2週間で労働契約が解消されます。したがって、入社予定日の2週間前までに辞退の連絡を入れるのが望ましいでしょう。
そもそも内定承諾とは？
内定承諾とは、内定を受ける意思を表明することです。承諾に伴い、内定承諾書や内定誓約書といった書類を提出するのが一般的です。指定の企業に入社することや、正当な理由以外で承諾書に反することはしない旨に同意し、サインをします。
しかし前述の通り、民法によって労働契約の解約は可能となっているため、内定辞退への実質的な法的効力は無いと言えるでしょう。
承諾後に内定辞退をするリスク
法的には問題ないとはいえ、承諾後に内定を辞退することで複数のリスクが考えられます。詳しく見ていきましょう。
損害賠償が発生する場合もある
承諾後であっても入社2週間前までの内定の辞退であれば、原則として企業から損害賠償を請求されることはありません。
ただし、入社を前提として備品の利用や有料の研修を受けていた場合には、損害賠償が発生する可能性があります。その他、入社を見込んで企業が多額の設備投資をしていた場合なども、損害賠償のリスクが考えられます。
再応募しても採用枠が無いこともある
再応募に関して規定が無ければ、再び同じ企業を受けることもできます。しかし、内定承諾後の辞退によって企業からのイメージが低下し、選考で不利になってしまうリスクは避けられないでしょう。内定辞退する企業の子会社や関連企業の選考を受けている場合も、企業間で情報共有をしていて、選考に影響が出ることが考えられます。
また、すぐに他の応募者へ採用が決まり、採用枠が無くなるケースもあります。
辞退した企業が取引先となる可能性もある
内定辞退をした企業とやり取りをするのは、就活時だけとは限りません。同じ業界であれば、今後取引先として関わる可能性も大いにあります。今後を見据えて、辞退する企業ともきちんとコミュニケーションを取るのが望ましいです。承諾後に内定辞退の連絡をするのが気まずいからといって、音信不通になったりいい加減な対応をしたりするのは避けましょう。
承諾後に内定辞退をするときのマナー
企業は新入社員の入社に向けてさまざまな準備を進めているため、承諾後に内定辞退をすると少なからず迷惑がかかります。誠意が伝わるよう、マナーを守って内定辞退の連絡を行いましょう。以下で詳しく解説します。
なるべく早く連絡する
企業は内定者の入社に向けて、名刺の作成や配属先の設定、交流会の調整といった準備を進めています。採用に際して時間やコストをかけているため、辞退を決めたら速やかに連絡を入れるのがマナーです。少なからず迷惑をかけてしまいますので、誠意が伝わるように丁寧な対応を心がけましょう。
基本的には電話で連絡する
内定辞退は、電話での連絡がおすすめです。声のトーンや話し方で誠意が伝わりやすいからです。企業側が、他のメールに埋もれてしまい、確認が遅れてしまうのを防ぐ意図もあります。
しかし、採用担当者が多忙で電話がつながらなかった場合は、メールでの連絡でも構いません。
辞退の理由は正直に伝える
内定辞退の連絡をした際、今後の採用活動の参考として辞退理由を尋ねられる場合があります。「別の企業への入社を決めた」「大学院へ進学することにした」など、理由を正直に伝えることをおすすめします。うその理由を伝えたり曖昧な答え方をしたりして、矛盾が生じてトラブルが発生するのを避けるためです。
承諾後に内定辞退をする際の例文
内定辞退の連絡方法には、以下の3つがあります。
- 電話
- メール
- 直接伝える
例文も紹介していますので、参考にしてください。
電話
基本的に内定辞退の連絡は電話がベターです。
電話をかける時間帯にも注意しましょう。始業直後やお昼の時間帯は避けるのがマナーです。例えば午前9時から始業の企業であれば、午前10時以降にかけるのが望ましいです。あらかじめ企業HPなどで営業時間を確認しておきましょう。
例文
電話での内定辞退一例
応募者「先日、御社より内定をいただきました設楽太郎と申します。恐れ入りますが、採用担当者の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」
担当者「はい、担当の〇〇です。」
応募者「お忙しいところ失礼いたします。今お時間いただいてもよろしいでしょうか」
採用担当者「はい、大丈夫です」
応募者「先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変申し訳無いのですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。内定承諾後の辞退で、ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。」
採用担当者「かしこまりました。差し支えなければ、辞退の理由を教えていただけますか？」
応募者「御社と並行して応募していた企業より内定をいただきました。悩みましたが、今後のキャリアを考慮してそちらの企業への入社を決断いたしました。」
採用担当者「残念ですが、承知しました。」
応募者「ありがとうございます。お忙しい中、お時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします。」
メール
採用担当者が多忙で電話がつながらない場合もあります。そのようなときはメールで内定辞退の報告をしましょう。電話をかけたけれど連絡が取れず、やむなくメールでの報告になった旨を付け加えると丁寧な印象となります。
要件がひと目でわかるよう、件名に内定辞退に関するメールであることと、自身の大学と氏名を記載しておきましょう。そのほか、承諾後の内定辞退で迷惑をかけてしまうことのお詫びや、辞退理由などを記載します。
例文
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学・設楽太郎）
株式会社〇〇 人事部
採用担当〇〇様
お世話になっております。
先日、内定をいただきました設楽太郎です。
誠に恐縮ですが、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。
内定承諾書の提出後の辞退となり、ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
キャリアや適性を考慮した結果、別の企業への入社を決めました。
選考に際して貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような形になってしまい、深くお詫び申し上げます。
先程お電話をさせていただきましたが、連絡が取れず
なるべく早くお伝えした方がよいと判断して、メールにてご連絡させていただきました。
末筆ながら、貴社の一層のご発展を心からお祈り申し上げます。
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設楽太郎
〇〇大学・〇〇学部 〇年
携帯番号：090-××××-××××
メール：serakutarou@××××.co.jp
直接伝える
基本的には電話、次いでメールでの連絡が望ましいですが、中にはお世話になった担当者へ直接辞退の意思を伝えたいという方もいるでしょう。知人からの紹介など、内定辞退によって周りに影響を及ぼす可能性があるケースも存在します。そのような場合、誠意をきちんと伝えるために、直接会って内定辞退を伝えるという判断もありでしょう。
まとめ
じっくりと考え抜いて内定を承諾したつもりでも、後から別の企業への入社意欲が高まる場合もあるでしょう。よく検討して、決断したら速やかに内定辞退の連絡をしましょう。社会人になってから取引先という形で、内定辞退した企業と関わる可能性もあります。丁寧な姿勢で謙虚に対応することが大切です。
