内定辞退はいつまでに連絡？辞退するときの注意点や例文
はじめに
- 内定通知が届いてから一週間以内に辞退の連絡をする
- メールより電話で自分の意思を伝える方が好ましい
- 辞退の理由はすべて伝える必要はないが、嘘はつかずに伝える
- 時間帯に十分配慮し連絡をする
内定を辞退したいときはいつまでに、どのように伝えたらよいのか疑問に思ったことはないでしょうか。辞退を申し出るタイミングや電話・メールで伝える場合のマナーや注意点をそれぞれ解説しています。今回の内容を覚えておくといざというときにすぐ対応ができるので、事前に把握しておきましょう。
内定を辞退するときのマナー
内定を辞退するときに押さえておきたいマナーは3つあります。
- 一週間以内に伝える
- 始業後や夕方の電話は避ける
- 内定辞退の理由を聞かれたら正直に話す
以下で詳しく解説していますので、順に見ていきましょう。
一週間以内に伝える
内定通知が届いてから、一週間以内に辞退の連絡を行いましょう。内定通知に返信期限が記されていることが多いので、まずは期限を確認し、はやめに連絡するのがベストです。また、他の企業からの選考待ちですぐに内定の返事ができない場合には、あらかじめその旨を企業に連絡し、一週間から十日ほどの期間延長を申し出ましょう。
始業後や夕方の電話は避ける
電話での辞退は、採用担当者と直接話せるため、選考の感謝の気持ちが伝わりやすいでしょう。電話での連絡が好ましいのですが、時間帯には十分気を付けてください。
多忙な始業開始直後や、夕方は避けるのがマナーなので覚えておきましょう。
内定辞退の理由を聞かれたら正直に話す
理由を聞かれたら、よくある「一身上の都合により」といった定型的な理由でも問題ありません。また、具体的な理由を聞かれてもすべてを伝える必要はありません。ですので、嘘はつかずに誠意を持って辞退の意思を伝えましょう。また、他の企業の名前を出す必要はありません。辞退先に会社名を聞かれたときは、「〇〇業界です」など、業界や業種にとどめておくことも一つの手です。
内定辞退を伝えるときの例文【電話・メール】
電話とメールどちらがよいのか悩みますが、より丁寧な印象を与えられる電話の方が好ましいです。一方でメールも、情報の記録が残り、時間を問わずに送ることができるため便利な手段ですが、誠意が伝わらない可能性もあります。以下では、電話とメールそれぞれの例文を紹介しています。これらを参考にし、状況に応じて最適な方法を選んでください。
電話で辞退を伝える場合
内定辞退者：
「お世話になっております、先日、御社から内定をいただいたセラク太郎と申します。本日は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
採用担当者：
「セラク太郎さん、こんにちは。お電話ありがとうございます。内定辞退とのこと承知いたしました。言える範囲で構いませんが、内定辞退に至った理由をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
内定辞退者：
「慎重に考慮した結果、私のキャリアプランと将来の目標を考えた際に、別の方向性を探求することが最善であるという結論に至りました。そのため、大変心苦しいですが、御社の内定を辞退させていただく決断をいたしました。」
採用担当者：
「そうですか、それは残念ですがセラク太郎さんが自身の将来について真剣に考え、そのような決断を下されたのであれば、その選択を尊重いたします。セラク太郎さんの今後の成功を心から願っております。」
内定辞退者：
「ありがとうございます。御社との面接や選考過程で学んだ多くのことは、私の成長に大いに役立っております。本当に貴重な経験をありがとうございました。」
採用担当者：
「セラク太郎さんからそう言っていただけると、こちらとしても非常に嬉しいです。今後も何かありましたら、いつでもご連絡ください。」
内定辞退者：
「はい、ありがとうございます。今後の御社の更なる発展を心から願っております。本日は突然のお電話にご対応いただき、ありがとうございました。失礼いたします。」
メールで辞退を伝える場合
件名: 内定辞退のご連絡（セラク太郎）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。セラク太郎と申します。
この度は、内定をいただき、誠にありがとうございました。
貴社での選考過程を通じて多くの貴重な経験をさせていただきましたこと、心より感謝申し上げます。
大変喜ばしいお話をいただきながら大変恐縮ではございますが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく存じます。
選考につき貴重なお時間をいただいたところ、このような結果になってしまい申し訳ありません。
貴社の一層の発展と、皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。
この度は本当にありがとうございました。また何かの形でご縁がありました際には、どうぞよろしくお願いいたします。
敬具
セラク太郎
内定辞退を伝えるときの注意点
企業に辞退を伝える前に必ず押さえておきたい注意点が3つあります。
- 内定辞退を決心したらはやめに連絡する
- 誠意を持って辞退の意思を伝える
- メールより電話で直接伝える
事前にビジネスマナーをしっかりと確認して、伝える内容を整理してから連絡するようにしましょう。
内定辞退を決心したらはやめに連絡する
記事の序盤でもお伝えしたように、辞退すると決心したら先伸ばしにせずに、企業にははやめに連絡をしましょう。連絡が遅くなると、企業の元々の採用計画に影響を及ぼし、人数に達しない場合には他の応募者を募って再び選考しなければなりません。
そのため採用に時間を割いてくれた企業に配慮して、内定通知が届いてから一週間以内に辞退の連絡をしましょう。
誠意を持って辞退の意思を伝える
内定の辞退を伝える際には、自分の選考に時間を割いてくれた企業の方々に誠意を持って辞退の意思を伝えましょう。辞退の理由を伝えるときは、他社よりも給料が低い・企業の悪いうわさを聞いたなど、ストレートに企業に対する否定的な話をするのは失礼に当たるので注意してください。あくまでも自分の意思で辞退を決意したことを、誠意を持って伝えられるようにあらかじめメモなどに整理しておきましょう。
メールより電話で直接伝える
企業に辞退の連絡をするのはだれでもとても勇気がいることです。ですが連絡方法として、メールよりも電話で直接相手の反応を確かめながら謝罪を伝えた方が、より丁寧で好印象です。メールで送るのもマナー違反ではありませんが、まれにエラーで担当者に届いてなかったり、すぐに確認されない恐れもあります。内定辞退連絡は、重要度が高いものなので、電話で早急に伝える方がよいでしょう。
まとめ
辞退する際は、内定通知が届いてから一週間以内に連絡をするのがマナーだと解説しました。直接電話で誠意を持って相手に伝えるとより丁寧で好印象です。メールでもマナー違反には当たりませんが、エラーで届いていなかった・すぐに確認されないなどの恐れもあります。実際に内定の辞退を連絡する際には、上記の例文を参考にして自分なりの言葉で誠意を持って意思を伝えましょう。
