【新卒必見】内定辞退メールの例文・書き方・注意点などを紹介
はじめに
- 内定辞退の連絡はメールでも構わないので迅速に行う
- 内定辞退は、原則として内定通知書に記載されている期限までに行うこと
- メールで内定辞退の連絡をするメリットは、文書の記録が残ること
- 返信が来なければ、確認されたかどうかわからないのがデメリット
- 内定辞退の理由は聞かれるまで曖昧でも構わない
内定辞退をメールで伝えるメリット・デメリット
担当者が都合のいい時間に返信できるため、最近では、「メールで内定辞退の連絡を受ける方がよい」という考えの企業が増えています。
学生側も、電話や対面よりもメールで内定辞退を伝える方が精神的に楽な方が多いといわれています。
また、最大のメリットは、文書の記録が残ることです。仮に企業から「内定辞退を聞いていない」といわれても、証拠が残っているためトラブルに発展しにくいのが利点です。
一方で、デメリットもあります。
たとえば、送ったメールが他のメールに埋もれてしまったり、迷惑メールフォルダに入ってしまったりすることがあり得ます。加えて、その後学生からアクションがなければ、いつまで経っても企業側は「内定を辞退した」という事実を把握できません。
行き違いが生じてしまうと、不信感を持たれるリスクがあります。
メールの構成・書き方・例文
内定辞退するときは、企業へ直接伝える方法と就活エージェントを経由して伝えてもらう方法があります。
以下からは、それぞれのメールの構成・書き方・例文をご紹介します。
企業へ直接内定辞退メールを送るとき
企業へ直接内定辞退メールを送る際は、以下の構成をご参考になさってください。
- 企業へ直接内定辞退メールを送るときの構成
- 件名には辞退の旨を簡潔に記載する
- 本文のはじめには、挨拶とお礼の言葉を述べる
- 内定辞退の旨と理由を簡潔に伝える
- 内定辞退に対するお詫びと、メールでの連絡に対するお詫びを述べる
- 結びの挨拶で締める
- 名前や学校・学部名・メールアドレスなどを記載する
3番の内定辞退理由に関しては、詳細に記載する必要はありませんので「他社の内定を承諾するから」「一身上の都合」などでも大丈夫です。
ただし、あとから詳細な理由を聞かれた場合は、トラブルを避けるためにも正直に答えることをオススメします。
企業へのメールの例文
企業へ直接内定辞退メールを送る際は、以下の例文をご参考になさってください。
企業へのメールの例文
件名：内定辞退のご連絡（静楽 太郎）
お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただいた、◯◯大学△△学部の静楽 太郎（せらく たろう）です。
この度は誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく存じます。
このような結果となり大変申し訳ございません。
また、本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところを、メールでのご連絡となってしまい重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
静楽 太郎（せらく たろう）
◯◯大学△△学部
メールアドレス：seraku_taro@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
就活エージェントを経由するとき
就活エージェント経由で得た内定を辞退するときは、担当者に一任するのが一般的です。
まずは、自分を担当してくれているエージェントへ連絡して様子を伺いましょう。
就活エージェントへの内定辞退メールの構成については、以下をご参考になさってください。
- 就活エージェントへ内定辞退の件でメールを送るときの構成
- 件名には辞退の旨を簡潔に記載する
- 本文のはじめに、挨拶とお礼の言葉を述べる
- 内定辞退の理由を正直に伝える
- 就活エージェントへお詫びの言葉と感謝の気持ちを伝える
- 内定辞退する企業に対してのお詫びの言葉を述べる
- 名前や学校・学部名・メールアドレスなどを記載する
就活エージェントへのメールの例文
就活エージェントへ内定辞退の件でメールを送る際は、以下の例文をご参考になさってください。
就活エージェントへのメールの例文
件名：株式会社◯◯社様 内定辞退のお知らせとお詫び（静楽 太郎）
お世話になっております。静楽 太郎（せらく たろう）です。
この度は株式会社◯◯様の内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、先日他のエージェントサービスから他社の内定をいただきました。
熟考した結果、そちらの企業からのオファーを受けることに決めましたので、株式会社◯◯様の内定を辞退させていただきます。
△△様（エージェント名）には、親身に寄り添っていただいたのにもかかわらず申し訳ございません。
つきましては、株式会社◯◯社様の採用ご担当者にも内定辞退の旨とお詫びをお伝えいただけますでしょうか。お手数をおかけしますが何卒よろしくお願い申し上げます。
静楽 太郎（せらく たろう）
◯◯大学△△学部
メールアドレス：seraku_taro@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
内定辞退の連絡をする前に気を付けるポイント
内定辞退メールを送信する前にいくつかポイントを確認しておきましょう。以下から詳しく解説します。
メールの送信前に確認すべきポイント
内定辞退メールを送信する前に確認しておくことを以下の表にまとめましたので、ご参考になさってください。
| 内定辞退のメールを送信する前に確認すべきポイント | |
|---|---|
| 誰に伝える？ | 企業の採用担当者に伝える |
| いつまでに伝える？ | 原則として、内定通知書に記載されている期限内に伝える |
| 保留（キープ）はできる？ | 企業ごとに異なるので、都度相談する |
| 内定承諾後でも辞退できる？ | 雇用期限のない従業員として契約していれば、入社の2週間前までに伝えることで内定辞退が可能 （新卒採用・中途採用問わず） |
| 連絡方法は何を使う？ | 推奨されるのは電話だが、メールでも構わない企業が増えている |
| 理由を伝える際の注意点 | 詳細な理由を求められた場合は、正直に答える |
内定辞退メールに関するよくある疑問や解決策
内定辞退メールに関するよくある疑問や解決策について、以下から解説します。
内定辞退メールの送信後に返信や電話があった場合
内定辞退承諾メールへは基本的に返信不要です。ただし、企業が了承してくれなかったり、メールや電話で詳細な理由を求めてきたりした場合は対応が必要です。
本来、内定辞退理由を詳細に回答する必要はありませんが、次回の選考の参考にしたいと考える企業も多いため、聞かれた場合は正直に答えましょう。
また、内定辞退を考えなおすように説得されたり他の条件を提示されたりする場合でも、冷静に対応するように努めましょう。
詳細な理由を求められた場合のメールの例文：
内定をご辞退する理由は、就職活動と並行して受験した公務員試験に合格したためです。
内定辞退メールに返信が来ない場合
数日経っても、送信した内定辞退メールへの返信が来ない場合はメールを見落とされている可能性があります。その際はメールか電話でもう一度確認しましょう。
メールの場合は同じ文面でも構いませんが、「先日送信したものと同じ内容であること」「行き違いが生じているかもしれないこと」の2点を付け加えるとより丁寧です。電話の場合ははじめに、「氏名や大学名」「先日メールを送った旨」を述べたあとに、「メールの確認の有無」を尋ねましょう。
内定辞退メールに返信が来ない場合のメールの例文：
先日送信したメールと同じ内容ですので、行き違いの場合はご容赦ください。
内定辞退メールに返信が来ない場合の電話の例文：
○○大学の静楽太郎です。採用担当者さまはいらっしゃいますか。
先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけましたでしょうか。
内定辞退するかどうか迷った場合
内定を承諾するか辞退するか判断に迷う場合があるでしょう。
原則として内定を承諾するか否かは、内定通知書に記載されている期限内に行わなければなりません。
とはいえ、第一志望企業の返答待ちや他の企業と比べる時間も必要ですので、やむを得ない場合は返事を保留にしてもらえるかどうかを交渉してみましょう。
内定承諾の返事の期限を延ばしてもらった際に明確な期限が設けられていない場合は、1週間以内を目処に回答を出すのが望ましいです。返事の保留期間が長引くほど、企業にマイナスイメージを持たれるリスクがあるため注意しましょう。
返事の期限を延ばしてもらいたい場合のメールの例文：
大変恐縮ですが、内定のお返事を本日から7日後の1月21日まで待っていただくことは可能でしょうか。貴社の事業に魅力を感じてはいるものの、他社の選考結果が出てから決断したいと考えております。
承諾後に内定辞退したい場合
内定承諾書には法的効力がありません。内定を承諾した（書面で内定承諾書を提出して労働契約を結んだ）あとでも雇用期限のない従業員であれば、入社日の14日前まで内定辞退が可能です。
また、上記は、新卒採用・中途採用にかかわらず適用されます。
とはいえ、企業に大きな負担と迷惑をかけることには変わりません。辞退する際には、通常の内定辞退よりも丁寧に伝えることが大切です。
内定承諾後に内定辞退する場合のメールの例文：
先日、内定承諾書を提出したばかりで恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。私の勝手な都合でご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
まとめ
内定辞退する際には、辞退する旨と理由を伝えなければなりません。
とくに、内定を複数もらうことが多い新卒の方ほど断る回数が増えがちです。ですので、負担や引け目を感じやすいかもしれません。
とはいえ、期日までに返事を行わないと企業へ迷惑がかかるだけでなく、自分の負担も大きくなります。内定辞退の理由は聞かれるまで曖昧でも構いませんが、連絡は迅速に行うようにしましょう。
