はじめに

企業メールに対する返信の心がけ

就職活動中には、自分から出すメールだけではなく企業側からくるメールもあります。そのようなメールに返信する際、心がけて欲しいポイントを2つ紹介します。まずはこれらを抑えていきましょう。

1.基本的に企業メールにはすべて返信しよう

大切な企業からのメールに返信することは、メールマナーとして当然です。とくに就職活動中のメールともなると、面談日程の通知や選考結果通知など、すべてが求職者に伝えなければいけないほどの、重要な内容になります。
企業からのメールに返信しないと、相手としても「メールは届いているのか？」「メール内容を確認しているのか？」といった心配をさせて、採用担当者に再送信などの手間を増やしてしまうかもしれません。不要なネガティブ要素を発生させないように注意しておきましょう。

例外：返信しなくていいメールもある

基本的にはすべての企業メールに返信が必要ですが、例外として以下4つのメールに関しての返信は不要です。

・一斉送信：返信がくることを想定していないため、わざわざ返信する必要はありません
・返信不要と記載がある：メールに「返信不要」と書かれているときには返信を送る必要はありません
・送信専用アドレスからのメール：送信専用アドレスからの自動送信メールに返信は不要です
・お祈りメール：「お祈りメール」とは、選考を受けた企業から送られる不採用通知のことです。とくに返信をする必要はありません

2.できるだけ早く返信しよう

メールをもらったらできるだけ早く返信してください。原則24時間以内に返信をするのが社会的なマナーです。ただし、深夜や早朝にメールを送ってはいけませんし、土日や祝日の送信も避けておいた方がよいでしょう。基本的には志望企業の営業日に返信すると考えください。

もし受信から時間が経ってしまっている時には、本文のはじめに「返信が遅れてしまい、申し訳ございません」など、おわびの言葉を必ず入れるようにしましょう。

就活メールの基礎

就職活動時に送るメールについて、基礎的な構成内容を解説します。ビジネスシーンでのメールマナーと共通する部分もありますが、ここでもう一度確認してみることをオススメします。

「件名」について

就活中、志望企業からのメールに返信する時には、件名について悩むことがあるかもしれません。件名は変えずそのまま使用します。その際にタイトル部分に自動で付いてしまう「Re:」について、消去する必要はありません。自分から送信する時にはいろいろと考えて件名を付ける必要もありますが、返信時に関して変更するのはNGです。

「本文」について

つづいて就活時に送信するメールの中身、本文についての解説をします。就職・転職活動中のメールは友人・知人に出すものと同じというわけにはいきません。ある程度決まりがありますのでぜひここで知っておいてください。

宛名

宛名はメールのはじめに記載するものです。記入の順番としては「正式な企業名(省略しないで「株式会社」を記入する)」→「部署名」→「役職」→「個人名」、となります。もし個人名がわからない場合は「人事部 御中」や「新卒採用ご担当者様」などとしても大丈夫です。

例：株式会社〇△◇ 人事部 採用担当係 〇〇様

挨拶

一言で簡潔に挨拶文を入れてください。唐突にメールの用件を切り出されては相手も面食らってしまうでしょうし、メールのマナーとしてもNGです。返信するにあたって本文内容の前にワンクッション入れることが必要です。それほど凝った文面である必要はありません。

例：お世話になっております。◇◇〇〇と申します。

連絡内容

ここがメールを返信する主目的になります。受信したメール内容に対しての回答を書いてください。気を付けて欲しいことは、結論から書き、簡潔に要件を相手に伝わるように記述することです。その際には、長文にならないように注意しましょう。

締めの挨拶

こちらでも最初の挨拶部分と同様です。連絡内容を伝えて唐突におしまい、としてしまうのではメールのマナーとしてNGです。とくにビジネスシーンでは、必ず締めの挨拶が必要ですので注意してください。とはいっても凝ったものにする必要はありません。

例：何卒よろしくお願いいたします

「署名」について

連絡内容を書いたら最後に忘れずに、自身の所属・名前・その他情報、を記入しましょう。これは「署名」と言われるもので、ビジネスシーンのメールマナーとして文末の締めには必要なものです。情報の記載順序としては「所属（会社・学校etc……）」→「名前」→「電話番号」→「メールアドレス」となります。

例（学生の場合）：◇△〇大学経営学部経済学科 静楽　太郎 Tel 080-1234-5678 Mail abcdefgh@gmail.com

企業メールに返信する際の注意点

この章では、企業にメール返信する際の注意点を4つ解説します。就職活動中はこれらを常に意識して、社会人としてNGなメールを送信しないように気を付けましょう。

社名や名前を正しく書く

どのような人でも自分の名前や所属する企業・団体の名前を間違えてメールされたら失礼に感じるものです。そのような誤りを行ってしまう人は「どこか相手に対する敬意を払えない人物なのでは？」と不信をもたれる可能性もあるので注意が必要です。
そのような事態を避けるには、企業側から送られてきたメールの署名を確認してください。社名・部署名・担当者の名前、などをしっかり確認して書くように注意しましょう。

読みやすさを心がけよう

改行や段落分けをしていないメールは、だらだらと文章が続いて非常に読みにくいものでしょう。読み手がうんざりする文章を送ってあなたの印象が悪くなってしまっても残念ですので注意が必要です。
読みやすさを意識して改行をしたり、「ここまではあいさつですよ」「この部分は主な内容ですよ」などが分かりやすいように段落分けをしたりするのが効果的です。また、パソコンとは画面の表示が違なるので、就活中のメール操作をスマホで行うことはやめておいた方がいいでしょう。

企業メールの内容を理解し、できるだけやり取りが少なくなるように返答しよう

返信に回答漏れや記入ミスがあると何度もメールのやり取りが必要になり、採用担当者の業務を増やしてしまいますので注意しましょう。また予定変更なども個人ではなく組織相手のことですので、気軽にすることは難しいと考えてください。
企業側は多くの就職志望者を対応しています。そこを考慮して、できる限り採用担当に手間取らせない意識を持ちましょう。

文字の装飾・絵文字などは使わないようにしよう

ビジネスメールで重要なことは、1.用件を簡潔に伝えること2.相手が把握しやすいように配慮することです。
文字の装飾や絵文字の使用に関しては避け、すっきりと無装飾テキストのみとする方がいいでしょう。また、社会人のやりとりでもカジュアルな場面では絵文字や装飾テキストなどを使うこともありますが、基本的にはNGです。熱意を伝えるために「！」を使う人もいますが、こちらも避けた方が無難でしょう。

数パターンの返信例文

ここからは就活中に来る企業メールついて、2つのパターンにわけてメール返信例を紹介します。皆さんが実際に返信する際にはこれらの例文を参考に、変更・追加してご利用ください。

面接通知メールへの返信

「面接開催を知らせるメール」への返信について、例文を紹介します。このメールは、主に面接の日程を確定させるために送信します。大きく2つの場合に分かれますので、それぞれについて見て行きましょう。

こちらの記事受付前・挨拶・待機中など、面接受付時のマナーとは？、目指せ 最終面接突破！ 対策・質問・逆質問・落ちる人の特徴を解説では、就活中の人に向けた面接対策について詳細に解説しています、ご一読ください。

【調整】面接日程の指定があった場合

企業からのメールに面接日程の指定が「あった場合」は、任意の日にちを選んで返信します。難しい場合は、まず謝罪とその理由を伝え、別日程での調整が可能かを打診しましょう。

【調整】面接日程の指定がなかった場合

【謝罪】面接辞退の返信メール

合否を伝えるメールへの返信

就職活動の結果、内定を知らせるメールにはどう対応すればいいのでしょうか。企業側からの採用通知メールに対する返信メールについて、例文を紹介します。
なお不採用を知らせる「お祈りメール」には前述したように返信不要です。

【お礼】内定承諾のメール

【謝罪】内定辞退のメール

内定辞退をメールで連絡することについてはこちらの記事内定辞退はメールで大丈夫？例文で解説で詳細に解説しているので参考にしてみてください。

まとめ

就職活動中の企業メールに対して心がけておくことが2つあります。

1. 企業メールにはすべて返信
2. 早く返信（24H以内）

1に関しては例外として返信不要のものもあります。

メール件名に関しては原則として「Re: （先方のメール件名を変えない）」としましょう。 
メール内容は「宛名・挨拶・連絡内容・締めの挨拶」の4つで構成され、正確・簡潔になるよう注意して社会人としてのビジネスマナーを守ることが重要です。また、本文の最後には「署名」という名刺代わりの情報を記載しましょう。

以上のことを踏まえて、返信する際に注意するとよいことが・社名や名前を正しく書く・読みやすさを心がける・メール内容を理解し、やり取りが少なくなるように返答する・文字の装飾・絵文字などは使わない、の4点あります。

この記事を参考に、例文の内容を変更・追加などして就活中の企業メールに返信していきましょう。