はじめに

日程調整メールの文面は選考にも影響する？

書類選考通過後は企業と面接日程を調整するのが一般的です。応募者とのやりとりの中で「自社に相応しい人材かどうか」見極めようとしている企業も多いため、面接日程を調整する際のメールの文面にも気を抜かないようにしましょう。社会人として相応しくない文章を送ってしまうと採用担当者に誤解されたり違和感を与えたりするだけでなく、選考に影響をおよぼす可能性も考えられます。この記事では、返信する際のマナーやポイント、ケース別の例文10個などをご紹介していますのでご参考ください。

日程調整メールへ返信する際のマナー

企業から面接日程の打診メールを受け取った際は、一般的なビジネスマナーに基づいて返信しましょう。以下から、具体的に解説します。

24時間以内に返信する

面接の日程調整メールが届いたら24時間以内に返信するのが理想です。ただし、応募企業の営業時間内に返信するのがマナーですので、当日中にメールを返せない場合は翌日の正午までに返しましょう。
また、すぐに回答できない件は放置せずに、理由とあわせて返信を待ってもらえないか打診する必要があります。

個人用メールアドレスを使用する

応募企業へは個人用アドレスで連絡しましょう。企業アドレスは業務に使用するものなので、在職中の企業のメールアドレスで連絡を行うと、応募先に不誠実な印象を与えてしまいます。新卒の方は学校が発行してくれるアドレスを活用すると在籍証明にもなるのでオススメです。

日程調整メールへ返信する際のポイント

返信の際は、以下の項目に気をつけましょう。それぞれ解説していきます。

件名

お互いに混乱や誤解を避けるためにも、返信メールの件名や本文は削除したり変更したりしないように気をつけましょう。ただし、メール返信の際に件名の冒頭に表記される「Re：」はメールのやりとり中に増えるため、件名が読みにくくなるというデメリットがあります。「Re：」に関しては1つだけ残してあとは削除するようにしましょう。
また、返信ではなく自分から企業へメールを送るときは、「要件＋自分の名前」として、内容と差出人が一目でわかるように工夫しましょう。

宛名・冒頭の挨拶文

宛名は省略せずに、「企業名＋部署名＋役職名＋担当者のフルネーム（様）」の順番で記載しましょう。（株）や（有）も「株式会社」、「有限会社」などの正式名称を用います。担当者の氏名が不明な場合は「採用ご担当者様」としても構いません。
宛名の下には1行空白を入れてから挨拶をして名乗ります。最初は、「お世話になります。貴社求人に応募した静楽太郎（フルネーム）です」、という形式を用いましょう。ただし、複数回やりとりをしていくなかで、「お世話になっております。貴社求人に応募している静楽太郎です」、と現在進行形に表現を変えるのが適切です。

締めの挨拶文・署名

本文の最後には、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」、と挨拶をして締めます。続けて、差出人がわかるように署名をいれましょう。署名は、自分の氏名（フルネーム）と連絡の取れるメールアドレス・電話番号を記載します。新卒の場合は、「学校名＋学部＋学科＋学年＋フルネーム」の順番で表記しましょう。
また、メールソフトで署名を自動入力するように設定しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。

会社説明会の持ち物と基本的なマナー（基本から挨拶メール【例文付き】の書き方まで）でも、ビジネスマナーや企業宛のメールの書き方についてご紹介しています。あわせてご確認ください。

面接日程調整メールへの返信例文10選

まず、あらゆるケースに応用が利く「冒頭の挨拶の例文」と「署名の例文」を紹介します。新卒の就職活動の場合は下記例文のように学校名を追加して活用しましょう。

以下からは、面接日程調整の際に使えるメールの例文をケースごとに分類して10例ご紹介します。
面接対策の一貫として、ぜひご参考ください。

1.自分から面接希望日を提示するとき

• 挨拶をして氏名を名乗ったあとには面接の連絡をいただいたことへのお礼を述べる
• 面接日程の希望日は返信メールを送る日の3日後～2週間の間で3つ程度候補を挙げる
• 面接日程の希望時間帯は「10時に面接開始希望」「11時～13時の間で調整可能」など具体的に記載する

2.自分の予定の見通しが立たないとき

• 予定の見通しが立たない場合でもすぐに返信する
• 見通しが立たないことへのおわび文を記載する
• 回答を保留にする場合は、「いつまで待ってもらいたいか」を具体的に記載する
• 予定の見通しが立ったらすぐに連絡する

3.面接の日程がいつでも構わないとき

企業側からの面接日程候補の提示がなく、かつ希望日を掲示するようにいわれた場合において、いつでも都合がつくときの例文を以下からご紹介します。

• 「いつでもいい」という表現は意欲的でないと捉えられる可能性があるので控える
• 「こちらからの希望はございません」や、「柔軟に調整いたします」といった書き方は採用担当者にも丁寧な印象を残せる

4.企業から面接日時を提示されて承諾するとき

• 採用担当者の日程調整の負担を考慮して候補日の中から複数選択する

5.企業から提示された日程で調整できず、希望日を打診するとき

企業から掲示された日程の都合がつかない場合は、詳細な理由を説明しましょう。ただし、他社の面接と被った場合は正直に答えると、「自社は優先順位が低い」と判断されかねません。「先約があり、スケジュール調整が難しいです」、「面接に遅れる可能性がございますので別日に変えていただきたいです」などと表現を変えて伝えた方が無難です。

• 企業側に日程を再調整してもらう場合は、おわび文を記載する
• 再調整にあたっては、新たに希望する日程を3つほど提示する
• 代替日は企業側から掲示された日時と近い日程か最短日を提案する

6.面接日程確定の案内メールが来たとき

• メールが届いた証明として面接日程確定の案内メールには返信する
• 認識の齟齬を防ぐため返信には、確定した日程を再度記載する

面接の日程調整が済んだら、並行して面接の準備も行っていきましょう。面接当日のマナーについては就職転職活動の面接マナー/服装/持ち物/から受付～退室まで全網羅（WEB電話面接にも対応）で詳しくご紹介しています。

7.面接の日程確定後に日時変更をお願いするとき

• 面接日が確定した後に日程変更をお願いする場合はできるだけ早めに連絡をする
• 日程変更をお願いする際は元来の予定日を表記する
• 日程変更をお願いすることへのおわび文を記載する
• 再調整をお願いするときは希望日程を複数提示する

8.日程変更後のお礼メールを送るとき

• 日程調整のお礼と再調整に時間を割いてもらったことに対しておわび文を記載する
• 認識の齟齬を防ぐため返信には確定した日程を再度記載する

面接のお礼メールの書き方や例文については下記の記事で詳しくご紹介しています。送るべきかどうかを迷われている方はぜひ、ご参考ください。
【各ケース例文あり】面接のお礼メールは送るべき？正しい書き方と注意点

9.企業から連絡が来ないとき

面接日程の件で企業から連絡が来ない場合は、まず自身のメールフォルダをチェックします。その際は、受信フォルダの他に迷惑メールフォルダも確認しましょう。また、自分のメールがきちんと送信できていない可能性も考えられるので、送信済みフォルダもチェックします。
解決しなければ、最後に連絡を取った日から1週間後くらいを目途に、応募企業のメールに返信する形で連絡を取りましょう。

• メール返信の催促ではなく、あくまでも企業へ「面接の件の確認」という形で送信する
• 企業側がスムーズに状況を把握するためにも直前までのやりとりを本文に残しておく
• 緊急ではない限り電話ではなくメールで確認する

面接結果の連絡が来ないときも同様に、「確認」という形式で連絡しましょう。面接結果はいつ？遅い理由と連絡が来ない時の確認方法【例文あり】では、メールと電話での確認方法をそれぞれ詳しくご紹介していますのでチェックしてください。

10.面接を辞退するとき

他社から先に内定をもらった場合やこちらの都合で面接を辞退するときは、速やかに連絡を入れましょう。突然連絡を絶つことは、社会人の振る舞いとして望ましくありません。面接日の2日前までならばメール連絡でも構いませんが、面接日の前日や当日の場合は電話をかけて直接謝罪するのがマナーです。

以下の記事では、面接を辞退する際に使える例文をメール・電話別にご紹介していますので、あわせてご参考ください。
【各ケース例文あり】面接辞退はメール？電話？正しい断り方（キャンセル方法）

まとめ

この記事でご紹介したメールの返信例文は、オンライン・オフラインを問わず共通して使えます。また、アルバイトやパートの面接にも活用できるので、迷ったときはご参考ください。第一印象は大切ですので、面接前に採用担当者によいイメージをもってもらえると、面接もうまくいくかもしれません。この機会に、ビジネスメールのマナーや書き方のポイントを覚えてみてはいかがでしょうか。