はじめに

インターンシップの際はメールマナーを守ろう

インターンシップを申し込んだ後には企業と日程調整のやりとりをメールで行うのが一般的です。インターンシップ時の対応が面接や選考などに影響を及ぼすことはありませんが、印象を悪くしないためにもメールマナーは守りましょう。
今回は、どのように書けばいいか不安な方に向けて、インターンシップで使えるメールの例文やメールを送るときの注意点などをご紹介します。

メールの基本的な構成とは

一般的にビジネスメールは、「宛先（メールアドレス）」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つで構成されています。以下からは、各項目のポイントを押さえつつ解説していきます。

宛先・件名

メールアドレスの宛先は「To」、「Cc」、「Bcc」を使い分けましょう。「To」は確実にメールを届けたい相手や代表者に送るときに、「Cc」はTo以外の人にメールを共有したいときに、「Bcc」は他の受信者に知られたくない相手にもメールを共有するときに使います。
件名はメールの開封前に相手が要件を把握できるようわかりやすく記載します。件名の文字数の目安は30字以内が理想です。また、重要ワードをカッコでくくったり学校名や名前、日時などの情報を入れたりすると担当者が後からメールを探しやすくなります。

宛名

宛名には「企業名＋部署名＋担当者の氏名（様）」の順番で書き、送信相手が複数名いる場合は5～6名まで連名で記載します。役職名が判明している場合は、担当者名の前に記載して役職順に並べましょう。宛名は3名以内であれば縦に、4名以上であれば横に並べると見やすいです。担当者名がわからない場合は、「採用ご担当者様」としても構いません。
宛先や担当者名は間違えると大変失礼ですので、企業から送られてきたものをコピー＆ペーストするのがオススメです。以下に間違えやすい苗字の漢字をまとめました。送信する際はチェックを怠らず、十分に確認することが大切です。

読み	表記
タカハシ	高橋 / 髙橋
サイトウ	斉藤 / 斎藤 / 齋藤
ワタナベ	渡辺 / 渡部 / 渡邊
ヤマザキ	山崎 / 山﨑

本文

メールの本文は適度に改行したり行間を空けたりして読みやすくしましょう。一段落は3～5行以内、一行あたりは30文字程度が理想です。本文のはじめには「挨拶」と、「自己紹介」を記載して、その後に続ける要件はできるだけ簡潔にまとめます。
最初の挨拶では、「はじめてメールをお送りいたします」や「突然のご連絡失礼いたします」などと書きますが、2回目以降の挨拶では「お世話になっております」と現在進行形に変更しましょう。挨拶のあとには、学校名・学部名に続けてフルネームで名乗ります。氏名や学校名の漢字が難しい場合は、読み方も記載しておきましょう。

署名

署名は「大学名」「学部・学科・学年」「氏名（フルネーム）」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の6項目から構成されています。ただし、インターンシップ関連のメールでは企業から郵便物が届く場合を除き、住所を記載しなくても問題ありません。
署名にデコレーションは不要ですので、派手な記号や顔文字を使用せずにシンプルで読みやすいレイアウトを意識しましょう。また、企業と連絡を取る頻度も多いため、作成した署名は自動追加されるように、メールソフト側で設定しておくと便利です。

インターンシップのメールに返信する際の注意点

メールを送るときは毎回チェックを欠かさないようにしましょう。また、送信時間帯にも配慮する必要があります。以下からは具体的にミスを減らすコツや送信の際の工夫をご紹介していきます。

ミスへの対策をしよう

メールが完成してもすぐに送信せず、複数回チェックを行いましょう。メール本文を声に出して読んだりプリントアウトしたりすることで、冗長表現や重複表現、誤字脱字などに気づきやすくなります。
また、重要なメールに目印を付けられる「フラグ機能」の活用もオススメです。応募先の企業ごとや「面接」、「インターンシップ」などのカテゴリ別にフォルダ分けするのもいいでしょう。

メールの返信は24時間以内・営業時間内にする

メールの返信時間にも注意が必要です。原則は24時間以内に返信するのが望ましいとされていますが、企業の営業時間外に送るのもマナー違反とされています。
やむを得ない事情で当日に返信ができない場合は、翌日の午前中には送りましょう。メールソフト側でメールの送信時間を予約しておくと設定した時間に自動的に送信してくれるので、返信を忘れるリスクも減ります。

以下の記事では面接の日程調整の際に知っておいた方がいいメールのマナーをご紹介しています。インターンシップ時にも活用できますのでご参考ください。
【例文10選】面接日程メールの返信マナーや書き方のポイント

インターンシップ時のやりとりで使えるメール例文

ここからはインターンシップの際に使えるメールの例文を7つご紹介します。メールは書き言葉ですので、相手企業の呼び方には「貴社」を用いましょう。

インターンシップへの申し込みメール

• 申し込みの際には参加の意思とともに、参加したい理由を付け加える

学生が夏休み期間を利用してインターンシップに参加することを「サマーインターン」といいます。参加するメリットや準備しておくことなどを記載していますのでぜひ、あわせてチェックしてみてください。
サマーインターンとは？参加するメリットや準備しておくこと

インターンシップへの参加の意向を伝えるメール

• インターンシップ採用へのお礼や意気込みを述べる

インターンシップの日程調整打診メール

インターンシップに申し込んだものの、企業から掲示された日程では都合がつかない場合や、参加できるかどうか見通しが立たないときもあるでしょう。以下からは、「提示された日時に参加できない」ケースと「すぐに返答ができない」ケースの例文を2つご紹介します。

提示された日時に参加できないとき

• スケジュールが合わないため日程変更してもらいたい旨を簡潔に説明する
• 都合のつく日程を3つほど掲示する

スケジュールの見通しが立たず返事を保留にしたいとき

• 返答を保留にする場合はいつまでに返事ができるか明確な期日を掲示する

インターンシップへの参加辞退メール

やむを得ない事情でどうしてもインターンシップを辞退する場合は、できるだけ早めに連絡することが大切です。以下、「インターンシップへの参加辞退メール」の例文をご紹介します。

• 辞退する際は詳細な理由を書いた方が望ましい
• 他社の行事とかぶった場合は理由を「先約がある」とぼかしてもOK
• 辞退することになった謝罪を忘れないようにする

最近は、学生だけでなく社会人向けのインターンシップも存在します。社会人インターンシップとは？意味と目的や探し方についてでも探し方やメリットなどをご紹介していますのでチェックしてください。

インターンシップに関する質問・問い合わせメール

インターンシップの内容や持ち物などで、疑問点があれば確認しておきましょう。以下から問い合わせの際に使える例文をご紹介します。

• 何についての質問かがわかるように簡潔に記載する

インターンシップ後のお礼メールについて

インターンシップ後には企業へお礼メールを送りましょう。また、企業からお礼メールの返信を受け取った場合は、状況にあわせて対応することが必要です。以下からは、「インターンシップ後のお礼メールの例文」と、「お礼メールに対する返信があった場合の対応」をご紹介します。

インターンシップ後のお礼メールの例文

• インターンシップに参加させていただいたことへの感謝を述べる
• インターンシップを通してどのようなことを学んだか詳しく書く
• 参加前と比べてどのように心境が変化したかを記載する

インターンシップのお礼状を手紙やハガキで書く場合は、以下記事形式別の例文を役立ててください。
インターンシップ後のお礼状は必須？例文と書き方のポイント

メールの返信が不要なケースはある？

インターンシップのお礼メールを送ったあとに企業から返信が来た場合は、さらにメールを送るべきかどうか迷う方も多いでしょう。ビジネスシーンでは簡潔なやりとりが望ましいとされているため、基本的にお礼メールの返信へ返す必要はありません。以下から、具体的に解説していきます。

ケース1：「自動送信」と記載されている

自動送信メールへの返信は不要です。自動送信とは、同じタイミングで複数の宛先に同じメールを自動で配信するシステムです。企業側は多くの学生と連絡を取り合っているため、お礼メールの返信も自動送信の可能性があります。
また、送信専用のアドレスから自動送信を行う場合もありますので、受信には対応していないケースもあります。その場合は、企業側が読むこともないので返信は不要です。

ケース2：「返信不要」と記載されている

ビジネスシーンでは簡潔なやりとりが望ましいとされているため、「返信不要」と書かれている場合は従いましょう。ただし、伝え忘れたことや疑問点などがある場合は返信しても構いません。また、どちらか迷った場合も返信して大丈夫ですが、できるだけ相手の手間を取らせないように配慮する必要があります。

選考通過メールへの返信の仕方は？書き方と注意点｜例文付きでもお礼メールの必要性が詳しく記載されていますのでご参考ください。

まとめ

インターンシップに限らず、ビジネスシーン全般においてメールのマナーは必要です。メールの返信の仕方によっては、自分の評価を落としたり担当者の心象を悪くしたりすることも考えられますので注意しましょう。企業側に「ぜひ、会いたい」と思われるように丁寧な対応を心がけてください。