はじめに

面接辞退する際のマナー

辞退の連絡をするにあたって、メールと電話、二通りの連絡方法があります。連絡する日が面接予定日の2日以上前であれば、辞退の連絡方法はメールで問題ありません。面接日の前日や当日の連絡となった場合は、メールと電話の両方を用いて連絡を行うことがベストです。ただし、企業から連絡方法の指示があった場合は、指示に従って連絡を行いましょう。
また、メールを送る際には、電話と同様に企業の営業時間内に送ることを心掛けることが重要です。明らかに営業時間外である深夜や早朝などに送ることは避けるべきと言えます。やむを得ず夜間にメールを送る場合には「夜分遅くに失礼いたします。」とお詫びの文章を入れましょう。
連絡の際のマナーとして、意識しておくべき点を3つ、ご紹介します。

できる限り早く連絡する

なんらかの理由により面接を辞退する際は、すみやかに連絡することが重要です。他社から先に内定を得た、もしくは急用のため辞退したいなどの理由が判明した時点で、連絡を行うようにしましょう。
面接日程が決まっているということは、採用担当者や面接官の予定を押さえているということでもあります。連絡が遅れるほど企業側にかける迷惑が大きくなり、断りを入れる際の気まずさも増してしまいます。後回しにせず、誠意を込めて連絡するとよいでしょう。

無断キャンセルは絶対にNG！

選考を辞退するとはいえ、すでに日程が決まっている面接を無断でキャンセルしてはいけません。企業側に多大な迷惑をかけることも問題ですが、社会人として決してやってはいけない行為に当たります。もし当日に急用ができたとしても、必ず連絡を行うようにしましょう。
同じ業界ではなかったとしても、企業同士であればいつ関係をもつかはわかりません。マイナスのイメージを残す行動は避けましょう。

直近の場合はメールと電話の両方で伝える

辞退の連絡が前日または当日となった場合、急を要するため、まずは電話をして面接辞退を伝えましょう。
採用担当者が不在だった場合でも、対応してくれた方に伝言をお願いしたり、戻る時間や都合の良い時間帯を聞いたりして、しっかりと辞退の連絡を行うことが重要です。その際、伝え漏れを防ぐため、メールも併せて送っておくと安心です。担当者がすぐに確認できない可能性があるため、直近で辞退する場合は、メールのみで終わらせないよう注意しましょう。

メールで辞退を伝える際のポイント

メールで面接辞退の連絡を行う場合、担当者が忙しいことを念頭に置いて、メールを作成することが重要です。ここからは、面接辞退の理由をどのように伝えればいいのか、メール構成のポイントについて解説します。

件名はひと目で内容がわかるものにする

面接の辞退を伝えるメールは、ひと目で内容が伝わる件名にしましょう。上記でも触れたように、企業側の採用担当者は多忙な業務の中でメールを処理しています。件名で内容が分かりにくいものは、見落としてしまう可能性があります。辞退の連絡はできるだけ早く伝えることが重要ですので、担当者にスムーズに伝わるような件名で、メールを送りましょう。

シンプルで短い文章を意識する

ビジネスメールの本文は、できる限り短く、簡潔にまとめることが大切です。しかし、2～3行で終わるような文面はNG行為です。辞退連絡のメールも同様で、短すぎず長すぎない文面で送る必要があります。
本文は、辞退する意思とその理由が伝わりやすい文章を意識しましょう。

お詫びの言葉を入れる

辞退する旨を伝えた後は、面接準備や調整をしてくれた採用担当者に、謝罪の気持ちを伝えましょう。同時に、面接の機会を与えてもらった感謝の気持ちを添えられるとベストです。
お詫びや感謝の気持ちを伝えた後は、挨拶の言葉でメールを締めます。最後まで誠意を込めて、メールを作成するよう意識しましょう。

最後に署名を必ずつける

メール本文の最後には、差出人が誰かすぐに分かるように署名を必ず入れましょう。
署名をメール末尾に入れることは、ビジネスメールにおける基本的なマナーの一つであり、それは面接辞退の連絡でも同様です。署名はフルネームで記載し、住所や電話番号、メールアドレスも併記しておくといいでしょう。
メールソフトでは署名の設定ができますので、あらかじめ必要事項を記入しておくことで、自動的に署名が追加されるようにできます。署名の記入忘れ防止のため、メール送信前に一度確認すると安心です。

面接辞退メールの例文

面接の辞退を決める理由は十人十色で「他社から内定をもらったため」「選考が進むにつれミスマッチを感じた」など、さまざまな理由が存在します。しかし、その理由が何であれ、必要以上に詳しく伝えなくても問題はありません。企業側から理由を聞かれる場合もありますが、人に言いづらい理由だと感じる場合は「一身上の都合により」という表現を使うといいでしょう。

メール本文にはまず、宛名や面接予定日時、自分の名前を記載します。その後に辞退する旨と簡単な理由、謝罪の気持ちを記載してから、締めの挨拶を記載します。この時、メール文の最後に署名があるかを確認するようにしましょう。
以下が基本的なメールの例文です。

メールを送った後で、企業の採用担当者から「辞退の詳しい理由が知りたい」と言われる場合があります。その時、どのように説明するのか、理由別の例文をご紹介します。

理由1・他社に決めた場合

他社から内定をもらい、その企業に決めた場合のメール例文です。
面接辞退を伝える際は、相手企業に対し失礼のない文面を心がけることが大切です。
とくに同じ業界での就職活動をしている場合、仕事を通じてつながることも少なくありません。将来的に関わることも念頭に置き、ネガティブな印象を残さないよう努めましょう。

他社から内定をもらって選考を進めるかどうか迷った場合は、自己分析の内容を振り返りましょう。自己分析のやり方については、内定につながる自己分析のやり方。誰でも無料で簡単にできる効率的方法で紹介していますので、ぜひご一読ください。
また、転職直後に「やはり面接辞退しなければ良かった」と後悔しないよう、転職直後「失敗した」「辞めたい」と後悔しないために知っておきたいことは？ 失敗続きの解消方法についてもご覧ください。

理由2・企業風土とのミスマッチを感じた場合

企業研究をしっかり行っていても、選考を進めていく中で、応募当初とイメージのギャップを感じることもあります。そういった場合は、理念や方向性が合わなかったことを丁寧に伝えましょう。

企業風土が自分に合わないと感じる場合は、辞退をする前に企業研究を見直し、自分の感じた印象が間違っていないか確認することが重要です。後悔することの無いよう企業研究を行うために、企業研究のやり方（就職・転職活動での具体的な方法、どこまで？意味ない？の疑問に答えます）の記事もご参考ください。

理由3・スキルセットのミスマッチを感じた場合

次に、自分が持っているスキルとのミスマッチを感じたため、面接を辞退する場合のメール例文です。
スキルセットのミスマッチは、転職者に特に多い傾向があります。企業側も中途採用では即戦力で働ける人を求めていますので、明らかなミスマッチを感じた場合は素直に伝えましょう。

理由4・体調不良が理由の場合

体調不良により面接に行けない、長期の入院が必要となるといった場合は、素直に理由を伝えましょう。企業によっては日程調整を行ってくれることもあります。しかし、相手を待たせることにもなりますので、以下のような内容で辞退メールを検討しましょう。

理由5・家庭の事情による場合

家庭の事情での辞退は、プライベートなことも理由に含まれているため、細かく記載する必要はありません。企業に失礼のないよう、誠意を込めてメール作成を行いましょう

面接辞退メールへの返信が届いたら

面接辞退を伝えるメールに企業側から返信があった場合、基本的にはそこで対応は終了します。そのため、返信を続けて行う必要はありません。

返信をしないことが気になる場合は一言返信しても構いませんが、採用担当者の時間を取らないよう、簡潔な文面にしましょう。
以下に、面接辞退メールへの返信が届いた際に送る返信例を紹介します。

電話で辞退を伝える際のポイント

電話で面接辞退を伝える際は、メールと同様に連絡する時間に配慮が必要です。
連絡する前に企業の営業時間を確認し、始業後や終業間近など、電話をかけても迷惑にならない時間帯をチェックしておきましょう。昼休みの時間も、相手が席を外している可能性や、相手の休憩時間を潰してしまう可能性があるため、避けた方が無難です。そのため、電話連絡のタイミングは、お昼前や夕方がねらい目といえます。
時間帯以外にも押さえておくべきポイントがあります。面接辞退を電話で伝える際は、以下の3つのポイントを意識しましょう。

• 簡潔に伝えられるよう準備しておく
• 詳細を聞かれた際は誠実に答えよう
• 担当者につながらない場合は伝言を頼もう

簡潔に伝えられるよう準備しておく

辞退の旨と理由を簡潔に伝えられるよう、前もって台本やメモなどを準備しておくといいでしょう。電話に慣れていない場合は、緊張で頭が真っ白になり、何を話そうとしていたか忘れてしまうことがあります。そういった時に台本やメモが手元にあると、伝えるべきことが明確になるため、話しやすくなるでしょう。

詳細を聞かれた際は誠実に答えよう

辞退の意思や理由を簡潔に伝えた後、企業によっては採用活動の参考にするため、理由の深掘りをする可能性があります。理由の詳細を問われた場合は、偽りなく誠実に答えることを心掛けましょう。
また、上記で紹介したように、理由を深掘りされた時用の台本やメモを用意しておくことも大切です。予想しておくことで、急に問われたとしても、焦ったり慌てたりせずに答えられるでしょう。

担当者につながらない場合は伝言を頼もう

電話をかけて、必ず採用担当者につながるとは限りません。電話の相手が担当者であるかを確認して、違うのであれば代わってもらう必要があります。担当者が不在、もしくは忙しい場合は「何時頃に戻るか」「何時頃にかけ直すといいか」を確認して、かけ直す時間を約束してから切るといいでしょう。
しかし「緊急の用でかけ直す時間がない」「面接の時間が差し迫っている」といった場合は、電話の相手に伝言を頼むのも一つの手段です。相手に負担をかけることでもあるため、伝言を頼む際は丁寧に頼むことを心掛けましょう。

面接辞退する前にもう一度考えを整理してみよう

面接辞退の連絡を行ったら、取り下げることはできません。「面接を受けたい」と思ったとしても、連絡した後では取り消しができないことを自覚し、本当に面接を辞退していいのかよく考えましょう。
他社から内定が出ている場合は、その企業の社風や仕事内容が自分とマッチしているか、改めて検討することも重要です。選考中の企業と比較して魅力に感じた部分はどこか、懸念点がないかを書き出してみると、考えを整理できるかもしれません。面接は企業を知るチャンスの場でもあります。もし辞退する明確な理由がないのであれば、面接を受けてから再考するのも一つの手段と言えるでしょう。

まとめ

面接辞退の連絡方法について、連絡する際のマナーと、メール・電話それぞれに押さえるべきポイントをご紹介しました。
辞退の連絡もビジネスマナー、社会人としてのマナーが求められます。どのような理由であっても、辞退連絡は誠意をもって行うことが重要です。また、選考に時間を当ててもらったことに対し、感謝とお詫びの気持ちを伝えることも意識しましょう。
面接は、一度辞退すると取り下げはできません。取り下げてから後悔する、といったこともあり得ます。辞退連絡を行う前に、自分自身の考えをしっかりと整理するとよいでしょう。