はじめに

プレゼンテーション成功のコツ：心構え

この記事を読んでいる人の中には、プレゼンテーションの事前準備や当日の発表の仕方ばかりに気を取られている方もいらっしゃることでしょう。しかし、プレゼンテーションは発表して聞いてもらう相手が必ずいるものです。準備ばかりに気を取られる前に、まずは相手のことを知っておきましょう。

話す相手のことを知ろう

プレゼンをおこなう相手はどういった属性の方々なのでしょうか。取引先への営業だったり、社内プレゼンの場だったり、講演会だったり、さまざまなシチュエーションがあるでしょう。それぞれの場面で、話を聞いてもらう相手の属性はまったく異なります。とくに講演会では、プレゼンの相手は今日はじめて会う人です。専門用語は使わず、かみ砕いた言葉を使うといった配慮が必要です。つまり、相手に合わせてプレゼンでの言葉を変える必要があります。

まずは最初に「プレゼンは相手に理解してもらうもの」であることを心に留めておきましょう。相手の属性に合わせて資料を工夫したり、事前に心構えをしたりなど、できることはあります。

プレゼンテーション成功のコツ：事前準備

プレゼンを成功させるには、事前準備が肝要です。構成を事前に練ったり、資料を作成・準備したりとやることは多岐にわたります。

たとえば、話す速度は1分で約300字が適切です。もしプレゼンに10分与えられている場合、文字にして3200字を話さなければなりません。これだけでもいかに事前準備が重要かわかるものです。次項で事前準備のやり方を解説します。

話す内容の構成を練ろう

プレゼンにおいて話の構成を考えることは、もっとも重要なポイントのひとつです。とくにプレゼンの構成を考えるにはコツが必要です。次にコツをいくつかあげてみます。

• 導入

  冒頭で自己紹介やアイスブレイクのようなひきつけ・つかみの話をする

• 本題

  次に本題に入るが、まず結論を先に話すように意識する

• 理由

  次に、先ほどの結論に至った理由を述べる。このとき、根拠のある数字や具体性のある体験談などを述べて説得力を持たせるとよい

• まとめ

  最後にこれまで話したことをまとめ、締めくくる

冒頭では、話の導入として自分の自己紹介やアイスブレイクとして最近あった出来事やちょっとした話を簡単に述べて、聞き手との心の距離を縮めましょう。

次に本題に入りますが、まず結論を先に話しましょう。普段の何気ない会話のような、思いつきをどんどん口にして結論を急がない話し方では、聞き手に「結局何がいいたいのかわからない」という印象を与えてしまうため、不向きです。プレゼンでは「これから何について話すか」を冒頭で明確に伝え、聞き手の興味と集中力を引きだすことがポイントです。

その次に、この結論に至った理由を話します。その際、根拠のある数値データを引用したり、具体的な体験談を話したりすると、説得力を持たせられます。

最後に、これまで話してきたことのまとめを述べて終了です。

フレームワークを活用しよう

フレームワークとは、いわゆる「考え方の型」で、さまざまなフレームワークが知られています。その中でもプレゼンに適したフレームワークがPREP法です。前項で述べたような話の構成を作るときに向いています。

PREP法は、次の型に従って文章を作成します。

• PREP法について

  Point ：要点・結論 → Reason ：理由 → Example：具体例・事例・データ → Point ：要点・結論の順番で文章を作成する

• 例文

  プレゼンではPREP法が使えます。（Point ：要点・結論）
  なぜならPREP法を使って文章を作ることで、説得力がつくからです。（Reason ：理由）
  私はプレゼンでの話す内容に困っていたとき、PREP法を知って構成を組み立てなおし、当日は成功いたしました。（Example：具体例・事例・データ）
  このように、PREP法はプレゼンに役立つフレームワークといえます。（Point ：要点・結論）

ほかにもいくつかプレゼンに使えるフレームワークがあります。詳しくは下記の記事をご覧ください。

先ほど紹介したPREP法の詳細をPREP法とは？相手に伝わる文章の作り方【例文あり】で解説しています。

人に説明するときにはFABE法というフレームワークも役立ちます。詳しくはビジネスで役立つ「FABE法」とは？基礎と実例を解説 の記事をご覧ください。

SDS法もまた人にうまく伝えたいときに有用なフレームワークです。SDS法とは？メリットや就活での活用法を例文付きで紹介では、就活を例にとってSDS法を解説しています。

資料やスライドを作成しよう

話す内容を決めたら、次はプレゼン用のスライドを作成しましょう。スライドにはついつい文字を盛りだくさんに入れたくなるものですが、スライドのまとめ方にもコツがあります。スライドの作成では、下記にあげるポイントに注意しましょう。

• スライドはなるべくシンプルにしよう
• スライド1枚目はタイトルページにする
• 1スライドにつき1テーマとする
• 見出しを見ただけでスライドの内容が把握できるように心がける
• 文字はある程度大きくする必要がある。見出し18ポイント以上・本文14～18ポイント程度を目安にしよう
• スライドに使用する色は同系色が基本となる。使う色の種類は3種類までにするとより見やすくなる
• インターネットで見本を探して参考にするのもよい

印刷して配る資料と違って、プレゼンでは前を向いて画面を見て、プレゼンターの発言とともにスライドを見なければなりません。したがって、1スライドで1テーマとなるよう心がけ、見出しだけでもある程度内容を把握できるようにするのが望ましいです。

文字の大きさも、パソコンやスマホで作成しているときと、当日画面に映し出したときでは見え方が異なるため、プレゼンに適した文字サイズは覚えておくとよいでしょう。

また、見やすさの配慮としては、スライドに使用する色にも気をつけ、同系色・3色までを使用するとより見やすくなります。難しいと思う方は、インターネットで見本を探したり、資料作成に使うアプリのテンプレートを使用したりするとよいでしょう。最適な色が用意されており、大変便利です。

■情報量が多すぎてわかりにくいスライドの例

■適切な情報量で見やすいスライドの例

ビジネス文書からプレゼン資料まで！見やすい資料作成のコツとは？の記事では、ビジネスにおける文書や資料の作成のコツについて詳しく解説しています。

PowerPointなどのアプリを使おう

プレゼン用のスライドを作成するアプリとして有名なのが、パワポの略称で親しまれるPowerPointです。ほかにもKeynote、Googleスライドなどがあります。これらはスライドを作るのに特化したアプリで、多彩なデザインを利用することが可能です。また、プレゼンの最中におけるスライド操作にも特化しており、簡単にスライドを操作できるようになっています。前述した通り、テンプレートとして美しいデザインも多数用意されているので、できればプレゼン用アプリを使用してスライドを作成しましょう。

PowerPointの使い方をより詳しく知りたい人には、パワーポイントで資料作成する時のコツ8つ【便利機能も紹介】の記事もオススメです。ご覧ください。

プレゼンテーション成功のコツ：話し方

プレゼンで話す内容の作り方は前項で述べましたが、ここでは発声など話すスキルについて解説します。プレゼンでは小さな声でぼそぼそ話すより、相手を見てはっきり大きな声で話す方が伝わるものです。当然のことのようにも思えますが、実際にやってみるとなかなか上手にできないものです。気をつけるべき話し方のポイントを次項で確認していきましょう。

伝えるための話し方

• 大きな声ではっきり話そう
• 相手の目を見よう。聞き手が複数いる場合は、まんべんなく聞き手に言葉を届けるつもりで順番に相手の目を見るとよい
• プレゼン中は常に笑顔を心がけよう
• 話す内容のメモを手元におくのもよい
• あまりにも難しい専門用語は使わず、わかりやすい言葉にいいかえよう
• 考えながら話すときに出がちな「えー」「あー」といった声はなるべくなくす
• 早口になりすぎないように話す

プレゼン中は、座席の最後列の方にまで届けるつもりではっきりと大きな声で話しましょう。また、目を見て話すことは会話の基本ですが、プレゼンでも同じです。聞き手が複数いる場合は、まんべんなく言葉を届けるつもりで順番に相手の目を見ていくとよいでしょう。

常に笑顔で話すことも大事です。緊張して真顔になりがちですが、それでは聞き手もつられて固くなってしまいます。意識的に笑顔を心がけましょう。どうしても緊張してしまう場合は、話す内容をまとめたメモの持参も手です。

プレゼンでは、あまりにも難しい専門用語は使わず、できるだけわかりやすい言葉で説明しましょう。これもメモに記入しておくと難しい言葉遣いを避けられるでしょう。

考えながら話すときに出がちな「えー」「あー」といった声のことをフィラーといいますが、プレゼンにおいてはフィラーを使わない方が聞き取りやすいです。また、早口になりすぎないようにも気をつけましょう。緊張や焦りがあると早口になりがちですが、あまりにも早口だと聞き手がついていけません。相手に伝わるよう、少しゆっくりと話すようにしましょう。

話し方の改善・対策

プレゼンでは笑顔を絶やさず、「えー」「あー」などの声をできる限りなくし、早口にならないようにと前項で説明しました。事前に練習すると効果的ですが、さらに効果をあげるための対策があります。

• スマホなどで発表の様子を録画し、あとで見返してみる
• プレゼンの練習を人に見てもらう

発表の様子を一度、録画して自分で見てみましょう。事前に想像していた以上に、下を向いていたり、早口になりすぎていたりすることが手に取るようにわかります。改善点が理解できたら、もう一度録画して見返してみると、最初との違いがわかり、モチベーションもアップします。

同様に、協力者にプレゼンを見てもらうのもよいでしょう。自分だけでは気づかなかった点を指摘してもらえる可能性があります。

プレゼンテーション成功のコツ：そのほか

プレゼンにおけるその他のコツや気をつけた方がよい事柄を紹介します。

• 清潔感のある身だしなみを心がける
• 自分の言葉で話す
• 聞き手に問いかけてみる

清潔感のある身だしなみは対面の場での基本的なマナーです。今一度、自分の身なりがふさわしいものか確認しましょう。

また、これまでプレゼンでの話し方の技法を中心に解説してきましたが、大切なのは自分の言葉で話すことです。誰かの受け売りだけで固めたプレゼンでは聞き手の心に響きません。自分で考えて出てきた言葉でプレゼンすることを心がけましょう。

こちらは上級者テクニックですが、余裕があるようなら、プレゼン中に「あなたは〇〇を知っていますか？」というように聞き手に話しかけるのもよいでしょう。プレゼンではプレゼンターが話し続ける形になるため、一方通行のコミュニケーションのようになりがちです。聞き手に問いかけることで、参加意識をより強く持ってもらえます。

まとめ

プレゼンは成功させるコツがあります。プレゼンをおこなう相手の属性を知り、適切な内容を組み立てるのが肝心です。また、結論から先に話し、次にその理由を述べるようにしましょう。そのためにはPREP法を活用するとよいでしょう。プレゼンで使用するスライド作成にはPowerPointなどのアプリが便利です。スライドはなるべくシンプルにすることを心がけ、情報を詰め込みすぎないようにしましょう。プレゼン中は意外と表情が硬くなったり、声が小さくなったりするものです。大きな声ではっきりと、相手の目を見て話すように心がけましょう。