解説 履歴書の書き方
履歴書は、採用選考で最初に評価される大切な書類です。だからこそ、どう書くべきか不安になったり、迷ってしまったりするものです。
ルートテックでは、履歴書作成にあたっての注意点から、送付状や封筒を含めた具体的な書き方、提出の方法まで、詳細な記事を網羅し徹底解説。履歴書にまつわる疑問に丸ごとお答えします。
より美しく充実した履歴書を作成し、応募企業に自身の魅力を最大限にアピールしましょう。
テンプレートダウンロード
Word・Excel・PDF形式、JIS規格の履歴書テンプレート/フォーマットをこちらから無料でダウンロードできます。
Officeツールなどを使用した履歴書作成にご活用ください。
ここからは、履歴書の具体的な書き方を、標準的な履歴書の項目ごとに詳しく解説していきます。どんな項目があるか把握し、それぞれの注意すべきポイントを踏まえて、丁寧な仕上がりになるよう心がけましょう。
履歴書全体を通して、余白の大きさや文字の開始位置をそろえると、文面がきれいで整った印象になります。パソコンで作成する際は、項目ごとの文字サイズやフォントにも気を配りましょう。
基本的にはA4サイズ（二つ折りを開くとA3サイズ）で作成するのが望ましいです。一般的なビジネス文書はA4サイズが主流であるため、企業側が管理しやすくなるからです。 経験が浅く、履歴書の空白が気になるという場合は、記入スペースの小さいB5サイズ（二つ折りを開くとB4サイズ）を選択しても構いません。
「○月○日 現在」の部分は、履歴書を提出する日付を記入します。提出が郵送の場合は「ポストや郵便局への投かん日」、メール送付の場合は「送信日」、企業に持参する場合は「持参日」を書きましょう。 年号は西暦でも和暦でも構いませんが、以降の履歴書内の記述はすべて、どちらか選んだ方で統一します。
履歴書写真のサイズは一般的に「縦40mm×横30mm」です。Web上で履歴書を作成する場合は「縦560px(ピクセル)×横420px」もしくは「縦600px×横450px」の画像ファイルが多く、どちらも縦横比は4:3です。 企業から写真サイズの指定があった場合は、それに従いましょう。
西暦と和暦は、履歴書内でいずれかに表記をそろえましょう。時系列が追いやすくなり、採用担当者が把握しやすくなります。職務経歴書など他の応募書類についても、履歴書と同じ表記にすると丁寧です。元号を書く時は省略せず、正式名称を書きましょう。 年齢は履歴書を提出する日付時点での「満年齢」を記入します。
学歴は学部・学科・コース名まで正確に書きましょう。長くなる場合は2行に渡ってもOKです。 新卒の場合は中学卒業から記載を始めるのが一般的です。転職活動中で職歴欄を充実させたい場合は、高校入学、もしくは高校卒業から書いても構いません。 学歴を書き終えたら、1行開けてから職歴欄の記入に移りましょう。
企業名や部署名は省略せずに記載します。「株式会社」なども「(株)」と略さず、正式名称を書きましょう。 時系列順に1社ずつ、配属先や業務内容などを簡潔に記載していきます。在職中の場合は左詰めで「現在に至る」を忘れずに書いておきましょう。 新卒の場合の職歴欄は、「なし」で問題ありません。
卒業年月計算
あなたの生年月日を入力してください。
| 年 月 | 学 歴 |
|---|---|
| 小学校 入学 | |
| 小学校 卒業 | |
| 中学校 入学 | |
| 中学校 卒業 | |
| 高等学校 入学 | |
| 高等学校 卒業 | |
| 専門学校/短期大学/大学 入学 | |
| 専門学校/短期大学 卒業 ※2年生 | |
| 大学 卒業 ※4年生 | |
| 大学院 入学 | |
| 大学院 修士課程 修了 | |
| 大学院 博士課程 修了 |
まず運転免許、次にその他の免許・資格を取得年月日順に正式名称で記載します。免許・資格の取得日は免許証や資格証明書に書いてある場合が多いので、忘れずに確認しておきましょう。 所持している免許・資格が多く、書ききれない場合は、応募する業種や職種に活用できそうな資格を優先するとアピールにつながります。
志望動機は読みやすさを考え、300文字程度でシンプルにまとめましょう。まず結論から書き出すと、採用担当者の印象に残りやすくおすすめです。 本文では「自分がその会社で実現したいこと」、「その会社のどこにひかれたか」を軸に、活かせるスキルや経験、具体的なエピソードをまじえて熱意を伝えましょう。
自己PRでは読みやすさを意識しつつ、所定の記入スペースの8割程度を埋められるように内容を充実させましょう。アピールポイントを決める時は自身の強みを踏まえつつ、応募企業に合わせて「入社後の活躍がイメージできそうなもの」を選択します。 具体的な数字やエピソードを盛り込み、丁寧な文章を心がけましょう。
趣味・特技欄には自分の好きなことや得意なことを書きましょう。それらを自分の人間性や強みと結び付け、面接の場でどうアピールにつなげられるかがポイントです。 趣味・特技欄はスペースが限られている場合があるため、「趣味や特技の名称＋簡潔な説明や体験談」など,箇条書きでまとめるのもおすすめです。
「扶養家族」は、履歴書を書く本人が、自身の収入によって養っている家族のことを指します。社会保険や税金などの計算に必要となるため、事前に現在の状況を確認し、正しく記載できるようにしましょう。 なお、扶養家族がいないという場合も「扶養家族数」は空白にせず、必ず「0人」と記載しておきましょう。
特に希望する条件などがなければ、「貴社の規定に従います」もしくは「貴社規定に準じます」と記入しましょう。「特になし」や空欄はNGです。 給与や待遇などの希望は書かないようにし、複数職種の募集があった場合の希望職種や、健康上必要な配慮、どうしても譲れない勤務条件などを簡潔にまとめます。
健康状態に問題がない場合や、既往歴があっても業務に支障がない場合は、「良好」などと記載します。 通院が必要な場合や、持病により業務が制限される可能性がある場合は、通院のペースや、具体的な配慮の内容を記載しましょう。 どうしても健康状態を伝えたくなければ、健康状態欄のない履歴書を利用してもOKです。
送付状（添え状）は応募者と書類を紐づけるための書類です。企業にはたくさんの応募者から書類が届きますので、「誰から誰へ」「どんな書類を」「何のために」「何枚送ったのか」が明記してある送付状があると採用担当者の手間を省くことにつながります。また、送付状は本題に入る前の「あいさつ」の役割としても重視されています。以下、ダウンロードできるテンプレートと送付状の書き方をご紹介しますので参考にしてください。
テンプレートダウンロード
送付状のテンプレートは以下からダウンロードできます。
そのまま使用すると採用担当者に熱意が伝わらないので、自己PRや自身の経歴、志望動機などの各項目は自分なりにアレンジして活用しましょう。
- ❶ 日付 送付状の日付は履歴書・職務経歴書と同様に提出日（郵送の場合は投函日）を記入します。西暦でも和暦でも構いませんが、履歴書・職務経歴書と統一するようにしましょう。また、ビジネス文書の共通ルールとして紙面の右上に記載するのがマナーです。
- ❷ 宛先 日付から一段落下の左上に宛名を記載します。その際（株）と略さずに、「株式会社」と正式名称を記入しましょう。企業や部署宛であれば「御中」と記し、採用担当者の氏名がわかっている場合は「様」をつけます。担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」と書きましょう。
- ❸ 自身の連絡先・氏名 宛名から一段落下げた右端に自分の氏名と連絡先を記載します。「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順で記載するのが一般的です。氏名はフルネームで書き、電話番号は最も連絡の取りやすい番号を記入しましょう。また、電話番号のあとに「FAX番号」や「メールアドレス」の記載があればより丁寧です。
- ❹ 頭語と時候の挨拶 本題の前に入れる前置きです。文頭に頭語の「拝啓」を入れ1文字分空白を空けたのち「時候の挨拶」「相手企業の発展を喜ぶ言葉」を続けます。基本的に頭語は「拝啓」を使用し、時候の挨拶は月によって異なります。相手企業が病院や施設、法人の場合は「貴社」ではなく「貴院」「貴施設」「貴法人」と書きましょう。
- ❺ 応募の経緯 応募書類を送付する旨を一文で記載します。アルバイト（パート）の方は「アルバイト（パート）の応募書類を送付します」と書きましょう。求人募集を知った経緯として、媒体名を書くとより丁寧です。企業側が複数の職種を募集している場合は、自分の希望職種もあわせて書きましょう。
- ❻ 志望動機・自己PR 応募に至った経緯や志望動機・自己PRなどを3〜4行を目安に簡潔にまとめます。転職者は熱意や経験・スキルなどを、新卒者は学生時代に学んだ知識や経験を企業の事業や応募職種の内容に沿うようにアピールしましょう。採用担当者に共感や納得してもらえるように記載することが大切です。
- ❼ 結語 頭語と結語はセットで使用するというルールがありますので、頭語で「拝啓」とした場合は本文の一段落下の右端に「敬具」と書きます。頭語と結語の種類は他にもありますが、基本的にビジネスシーンでは「拝啓」と「敬具」を使います。頭語と結語はビジネス文書を作成する際のマナーですので、省略しないようにしましょう。
- ❽ 同封書類の一覧 「敬具」の結語で締めたのち、改行して行の中心に「記」と記入します。その下には内容に不備がないか採用担当者が確認できるように、履歴書や職務経歴書など同封書類の名称と枚数を箇条書きで記載しましょう。記入が終わったら改行し、右端に「以上」と記します。
- 郵便番号 封筒に郵便番号の記入欄がある場合は、枠内に納まるように記入しましょう。 記入欄がない封筒の場合、封筒の右上に郵便番号をはっきりとした字で、分かるように記入しましょう。枠や郵便マーク（〒）を書く必要はありません。 もし郵便番号が分からない場合は、ネットの「郵便番号検索」を活用すると良いでしょう。
- 宛名 宛先名が会社名、または部署名の場合は「御中」を使用します。 担当者名がわかる場合は「御中」を使わず「様」や役職名の「部長」などを使用します。ただし「〇〇部長」など役職名を付ける場合は「御中」や「様」をつける必要はありません。 担当者名が不明の場合は、「採用ご担当者様」という表現でも問題ありません。
- 宛名の住所 宛先の住所は、縦書きと横書き関係なく算用数字を使用し、都道府県や番地を省略せずに記載しましょう。住所が２行になる場合、２行目は１文字分下げて記載すると良いでしょう。 宛先名に英語表記が多くある場合、横書きの方が読みやすくきれいに見えるので横書きにしましょう。
- 応募書類(履歴書)在中 封筒の中に履歴書が入っていることを認識してもらうために、封筒表面の左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤字で記載しましょう。 他にも「履歴書在中」と書かれた封筒や、スタンプを購入して使用する方法もあります。 スタンプを使用する場合も手書きと同様に、封筒の左下に押すと良いでしょう。
- 差し出し人 差出人のところには、応募する本人の情報、郵便番号・住所・氏名を書きましょう。封筒裏面の左下に、表面よりも小さな字で記載することがポイントです。 また、記載する際は宛名書きと同様に、住所は都道府県名から記入し、建物名なども省略しないで記入しましょう。
- 日付 日付は封筒裏面の左側に、縦書きで記入しましょう。 郵送であれば投かん日、手渡しの場合は提出日を記入しまましょう。本人の手元から離れる日を記入することで、企業側に「最新情報」という事が伝わります。 その際、西暦で書くか和暦で書くかは、履歴書に合わせて統一すると良いでしょう。
履歴書の主な提出方法としては、面接など企業へ赴く際に手渡しする、郵送する、ファイルを添付してメール送信するといった方法があります。提出方法や期限について企業から指示がある場合は、必ず従いましょう。せっかく熱意や誠実さが伝わる良い履歴書に仕上げたのに、提出時の小さなミスで良くない印象を持たれてしまっては非常にもったいないです。履歴書提出時のポイントをまとめていますので、参考にしてみてください。
郵送で提出する場合
- 封筒の種類 郵送するときは、履歴書を2つ折りの状態で入れられるサイズの白い無地の封筒を選びましょう。履歴書がA4の場合は角形2号、B5の場合は角形3号のものがおすすめです。市販の履歴書では細長い封筒がついているものもありますが、折り目が多いと書類が読みづらくなってしまうため、使用するのは避けましょう。
- 提出書類はクリアファイルに入れる 履歴書を含めた提出書類は、クリアファイルに入れて郵送するのがベターです。水ぬれや折り曲げのリスクを軽減できます。クリアファイルは無地・無色で、2つ折りの履歴書が入るA4サイズのものを使用しましょう。書類を入れる順番は、上から順に送付状・履歴書・職務経歴書・その他の応募書類と重ねて入れます。
- 郵送方法 履歴書を郵送する際、封筒の書き方・書類の入れ方などルールやマナーがありますので事前に確認しておきましょう。基本的には普通郵便が望ましいですが、提出期限が近く期日内に届くか不安な場合は速達を利用しても問題ありません。また、ポストに投函するよりも、郵便局へ直接持っていく方が切手代不足で戻ってくるミスも防止できて確実です。
- 郵送報告メール 提出書類を郵送したら、当日中に担当者へ郵送報告メールを送りましょう。報告メールは必須ではありませんが、多数の書類を扱う担当者の混乱を避けることにつながります。「提出書類を本日〇月〇日（曜日）付けで送付しました」と投函日を記載しておくと、いつ頃提出書類が届くか目安がわかり、より親切な印象となるでしょう。
履歴書を郵送で提出する際のポイントは、こちらの記事をご参照ください。封筒の書き方の図付き解説もあります。応募書類を入れる順番や郵送報告メールの書き方・例文もまとめていますので、これを見ながら準備すれば安心です。
失敗しない履歴書の郵送方法（封筒や送付状の書き方、切手代、メールの例文など）
メールで提出する場合
- 履歴書のデータ化 メールで送付する際、手書き・パソコンどちらで作成した場合でもPDFファイルへの変換が必要となります。履歴書のスキャンは、コンビニにあるマルチコピー機の利用が便利です。ファイル名は「履歴書自分の名前提出日」など担当者がわかりやすいものにします。指示があったとき速やかに提出できるよう、前もって準備しておきましょう。
- 履歴書添付メールの作成 件名は「履歴書ご送付の件/（自分の名前）」のように、簡潔で要件と差出人がわかりやすいものにします。返信するときは「Re:」がついた元の件名のまま送るのがビジネスマナーです。本文は、宛名・自分の名前と簡単な自己紹介・要件・結び・署名で構成されています。適宜改行やスペースを空けて、読みやすさも意識しましょう。
- 添付ファイルのパスワードを知らせるメール 提出書類はパスワード付き圧縮ファイルに変換し、「履歴書を添付したメール」と「パスワードを知らせるメール」の2通に分けて送るのが一般的です。履歴書送付後、なるべく間を置かずにパスワードのメールを送りましょう。記載したパスワードが正しいものか、実際にファイルが開けるかはメール送信前に確認することも大切です。
近年履歴書をメールで提出するケースも増えています。こちらの記事で要点をチェックしておきましょう。応募書類・パスワード送付メールの本文テンプレートも載せていますので、ぜひご活用ください。
履歴書をメールで送る時の作り方やパスワード設定などのルールについて
持参して提出する場合
- 封筒の書き方・選び方 持参して手渡しする場合も封筒は必須です。白の無地で履歴書を折らずに入れられるサイズの封筒を用意しましょう。採用担当者の混乱を避けるためにも、封筒には持参した日付や住所・氏名など誰の書類が入っているかを明記します。また、宛先なども郵送の場合と同様に仕上げますが、面接官に渡す場合は封をする必要はありません。
- 提出書類はクリアファイルに入れる 履歴書を持参して手渡しする場合にも、クリアファイルを活用することをおすすめします。書類の汚れや折り曲げ、紛失リスクの防止に効果的です。提出書類だけでなく、封筒をさらに上からクリアファイルで挟むのもよいでしょう。持ち運ぶときにカバンの中で折れたり他の荷物と擦れて汚してしまったりといったミスも防げて安心です。
- 面接官に直接渡すとき 面接官に直接手渡しするときは、封筒から出して渡すのがマナーです。履歴書の入ったクリアファイルを封筒の上に重ねて持ち、面接官から見て文字が読める向きに直して差し出します。渡すとき「本日はよろしくお願いいたします」とあいさつとお辞儀をしましょう。すぐに中身を取り出せるよう、封筒にのり付けはしません。
- 受付に提出するとき 応募書類を受付に手渡しする場合は、自分の名前・応募書類を持参した旨・誰宛ての書類なのかを申し伝え、封筒のまま渡します。採用担当者に届くまでに第三者が開封していないことを示すため、封筒にはのり付けととじ目に「〆」の記載を忘れずにしましょう。相手が採用担当者ではないからといって横柄な態度を取るのはNGです。
こちらの記事では直接持参して履歴書を手渡しする場合の、封筒の書き方や渡し方について解説をまとめています。面接官と受付では渡し方が異なりますので、事前に流れを確認しておきましょう。
履歴書を持参するときのマナー【封筒の書き方・手渡しの方法】
