はじめに

大学での単位や成績の状況を示した書類を成績証明書といい、選考を進めていくと提出を求める企業が多い傾向にあります。本記事では、成績証明書の取得方法や提出のタイミングを詳しく解説しています。

そもそも成績証明書とは

成績証明書とは具体的にどういった内容の書類なのでしょうか。企業へ提出するにあたり、あらかじめ内容を把握しておきましょう。

成績証明書とは

成績証明書とは、大学で履修した講義名や取得単位数などの評価が記載されている書類を指します。入学から提出時までの成績が対象となり、表記の仕方は大学によってさまざまですが、内容にほとんど違いはありません。

なぜ、成績証明書は就活で求められる？

就活では、エントリーシートや履歴書、職務経歴書など多くの書類の提出が求められます。これらは、応募者の経験やスキルを示す重要な書類です。しかし、成績証明書が求められる理由については疑問を持つ学生もいるかもしれません。以下でその理由を詳しく解説します。

成績証明書が求められる理由

成績証明書の提出を学生に求める理由は、主に3つあります。

• 1つ目は、応募した学生がきちんと卒業できるのかを成績証明書の履修状況で確認するためです。

  内定を出しても学生が単位不足で卒業できないということになれば、予定通りの雇用ができなくなるため企業にとってリスクとなります。

• 2つ目は、応募書類に矛盾や虚偽がないかを確認するためです。

  正確な情報をもとに適切な判断を下すことで経歴詐称を見抜き、後々のトラブルを未然に防ぎます。

• 3つ目は、どのような科目を学習してきたかを通じ、学生の人物像を把握するためです。

  履修科目から学生の興味や学んだ内容が分かるため、企業は学生の専門性を把握し、組織との適性を判断する材料としています。

企業は成績証明書を通じて、上記３つの点を確認しています。

成績証明書を提出するタイミング

成績証明書は、選考の途中で提出を求められる場合と、内定承諾書と同時に提出を求められる場合が多いです。選考中に提出を求められた場合、企業はその学生を本格的に評価しようとしている可能性が高いため、成績証明書を迅速に提出することが重要です。内定承諾書と同時に提出する場合は、予定通り大学を卒業できることを証明する書類になります。企業に不信感や不安感を与えないよう、求められたら早急に提出しましょう。
企業によって提出を求められるタイミングが異なるため、事前に確認しておくことでスムーズに対応できます。

成績証明書の発行方法を３つ紹介

成績証明書の発行方法を紹介します。大学によって発行方法は異なるため、事前に自分の大学のホームページなどで確認しておくと安心です。

1. 学生課窓口で申請
2. 証明書発行機で自動発行
3. オンラインで申請する

学生窓口で申請

大学の学生課窓口で申請できます。直接窓口に申請すると即日発行ができる可能性が高く、さらに必要に応じて書類を厳封にすることも可能です。ただし、大学の長期休暇中や窓口の受付時間外には申請できないため、事前に受付時間を確認し、余裕を持って申請しましょう。

証明書発行機で自動発行

大学内に設置されている証明書発行機で、手軽に入手できます。待ち時間がないため、急ぎで成績証明書が必要な場合に便利です。しかし、大学が閉館している長期休みや対応時間外には使用できません。いつでも発行できるからと先延ばしにせず、事前に準備しておくと安心です。

オンラインで申請する

オンライン申請は、いつでもどこでも発行申請ができる便利な方法です。大学のサイトにアクセスして発行申請を行うと、自宅やコンビニエンスストアなどで受け取りができます。手元に届くには一週間程度かかる場合もありますので、余裕をもって申請することが重要です。

成績証明書を提出する際の注意点

企業へ提出する際に、必ず気を付けておきたい点は以下の通りです。社会人のマナーとしてこれらをしっかりと守り、スムーズに提出をしましょう。

• 必ず原本を提出する
• 封筒は厳封のまま提出する
• 発行までの期間を逆算しておく

必ず原本を提出する

企業へ成績証明書を提出する際には、必ず原本を提出することが重要です。コピーでは内容の改ざんを疑われる可能性があるためです。企業は応募者の誠実さや信頼性を重視するため、原本の提出は信頼を得るための基本的なマナーになります。

封筒は厳封のまま提出する

成績証明書が封筒に入れられ、「厳封」と記載されている場合、開封すると無効になる可能性があります。厳封は、書類内容が改ざんされていないことの証明となり、開封するとその成績証明書が無効になる恐れがあります。また、開封した後に貼り直しても必ず見破られてしまうため絶対にやめましょう。
また、厳封された成績証明書を送る際は、封筒をさらに別の封筒に入れて郵送するのがマナーです。

発行までの期間を逆算しておく

成績証明書の発行には時間がかかる場合があるので、企業に書類を届けたい日から逆算して成績証明書を取り寄せるスケジュールを立てましょう。スケジュール管理能力は、社会人になってからも必要とされるため、就活の段階から意識しておきましょう。就活生のうちからスケジュール管理を徹底し、期限に間に合うように前もって行動する習慣をつけておきましょう。

成績証明書の紛失や準備不足の対処法

提出日までに成績証明書が間に合わない場合や紛失した場合の対処方法を知っておくと安心です。

遅れた理由を説明し謝罪する

まず、提出日までに間に合わないと判断した時点で、速やかに採用担当者へその旨を連絡しましょう。遅れる理由を説明し、誠意を持って謝罪してください。そして、いつまでに成績証明書の用意ができるのか、必ず提出可能な日程を伝えましょう。

紛失の場合速やかに再発行を依頼

紛失した場合は、速やかに大学に再発行の手続きを行ってください。再発行に伴い企業への提出が間に合わない場合は、すぐに採用担当者へ誠意を持って連絡をしましょう。
このような事態を未然に防ぐために、あらかじめ原本の予備を複数枚用意しておくことで慌てずに済みます。

まとめ

企業は成績証明書を通じて、卒業見込みはあるか、応募書類と相違がないか、学生の関心などを確認しています。企業が設定した提出期限を過ぎてしまわないよう、逆算してスケジュールを組んでおきましょう。万が一に備えて、予備の原本を用意しておくと安心です。
また、成績証明書が必要になるタイミングとして、選考中や内定承諾書と同時に提出を求められることが多いですが、企業によって提出時期は異なります。早めに準備をしておくと迅速に対応することができ、企業からの印象も良くなるでしょう。