はじめに

採用選考の大詰めで複数の内定を得ている場合、内定辞退は必須の連絡となります。迅速で確実な連絡のため、内定辞退は電話で行いましょう。本稿では相手に対して失礼のない、内定辞退の電話連絡について解説します。

内定辞退を電話で伝えるべき理由

内定辞退の意思を電話で伝えることは、内定を出してくれた企業に対する敬意と誠意を示す重要なステップです。この項目では、内定辞退をメールよりも電話で行うべき理由について解説します。

迅速に誤解なく伝えられる

電話での連絡は、メールのような確認の遅れが生まれないため、相手に対して用件を迅速に伝えられます。また行き違いがあってもその場で訂正できるため、誤解を避けられます。

敬意や誠意を伝えやすい

電話での対話によるコミュニケーションは言葉だけでなく、声や態度も伝えられます。そのため文字だけのコミュニケーションであるメールよりも、相手に対する敬意や誠意が伝わりやすくなります。

企業側も早く知りたい情報のため

企業側の採用活動では内定辞退者が出ることを想定しているものですが、内定辞退の情報が早い段階でキャッチできれば、それだけ採用計画を調整しやすくなります。相手に配慮し、内定通知から1週間を目安に、できるだけ早く知らせることが重要です。

電話連絡の基本的なマナー

電話で内定辞退を伝える際には、いくつかの基本的なマナーを守ることが大切です。この項目では電話をかける際のマナーについて3つ解説します。

電話をかける時間帯

企業に電話をかける際は時間帯に注意しましょう。企業の営業時間内で特に忙しい時間帯である、始業直後や昼休憩の前後、また終業直前を避けるのが望ましいです。9時始業・18時終業の企業であれば、仕事がある程度落ち着いている時間帯として、午前中なら11時台、午後なら15時～16時台を目安にするとよいでしょう。

電話をかける前の準備

自分の意思をしっかりと伝えるために、また相手への配慮のためにも、取り乱した連絡にしてはいけません。電話をかける前には、伝えたい内容をメモにまとめたり、落ち着いて話せるように深呼吸をしたりといった、事前の準備を整えましょう。相手が聞き取りやすいように、静かな環境から電話をかけることも重要です。

電話口での話し方

電話で企業側の担当者と話す際は、まず「今お電話よろしいでしょうか？」と、相手の都合を確認することが重要です。問題なければ相手にきちんと聞こえる声の大きさで、自分の名前と用件（内定辞退の意思）をはっきり伝えます。もし担当者が不在の場合は、こちらからかけ直すように伝えましょう。

相手に失礼と感じさせないためのポイント

内定辞退を電話で伝える際には、相手に失礼と感じさせないように配慮することが大切です。この項目では、電話で内定辞退を伝える際に押さえておくべきポイントを解説します。

話すべき4つのポイント

失礼なく、誤解なく、手短に伝えるために、話すべきポイントを押さえておきましょう。以下の4点が、内定辞退の電話連絡をする際に押さえておくべきポイントです。

1. 選考に対する感謝を伝える
2. 辞退の意思をはっきりと述べる
3. 辞退の理由は簡潔に伝える
4. 謝意とともに再度の感謝で締めくくる

話すべき内容と流れ

相手に電話をかける際は、事前に会話の流れを組み立てることが重要です。前項で挙げた4つのポイントで話すべき内容と流れについて、以下の表にまとめました。

ポイント1 選考への感謝	選考に対する感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。企業は採用選考に多くの時間と労力をかけているため、まず選考に対する感謝を示すことが重要です。
ポイント2 辞退の意思	感謝に続いて辞退の意思を（誤解がないように）、はっきりと述べます。
ポイント3 簡潔な辞退理由	辞退の理由は、「他社への入社を決めた」あるいは「一身上の都合」のように、簡潔に伝えます。理由について詳細を求められた場合は、可能な範囲で答えるようにしましょう。
ポイント4 謝意と再度の感謝	電話を切る前に、相手に時間を取らせたことや期待に沿えなかったことに対する謝意を述べて、あらためて感謝の言葉で締めくくるとよいでしょう。

例文「実際の会話例」

以下の内容は、これまでのポイントを踏まえた「実際の会話例」です。

内定辞退の電話で注意するべきポイント

内定辞退の電話では、基本的なマナー以外にも注意すべきポイントがあります。この項目では、電話の際に注意すべきポイントを3つ解説します。

なぜ誠意が重要になるのか

内定を辞退する際は誠意のある態度で臨むことが重要です。就職先によっては辞退した企業が取引先となる可能性や、協力関係を持つ企業となる可能性もあります。内定辞退の態度が悪ければ、社会人としての信用にも悪影響があることを覚えておきましょう。

辞退理由をどこまで述べたらよいか

辞退の理由を述べる際は「他社への入社を決めた」あるいは「一身上の都合」など、簡潔なもので構いません。ただし、辞退する企業の待遇や給与に関するネガティブな理由を述べるのは避けましょう。入社先の企業を深掘りされた際は「業種や業界程度の情報」に留めて、企業名は伏せた方が無難です。

引き止められた場合はどうしたらよいか

企業にとって「どうしても欲しい人材」であった場合、辞退の連絡に対して引き止めや再度の面談を求められる場合があります。想定外の申し出に驚くかもしれませんが、承諾前の内定に法的拘束力はありませんので、無理をして応じる必要はありません。はっきりと、そして丁寧に、辞退の意思を伝えましょう。

考えが変わった場合はどうしたらよいか

辞退を決める一方で、それが悩んだ末の決断であれば、「引き止められたことで考えが変わる」場合もあるでしょう。そのような時は、自分が持つ就活の軸や企業との相性を照らし合わせ、それが本当に自分の意思であるのか、慎重な見極めが必要です。重要な選択になりますので、即決は避けて再度検討を申し出るのがよいでしょう。

まとめ

内定辞退の電話連絡は、相手への敬意とともに誠意を示す重要なステップです。失礼がないように迅速かつ丁寧な態度で、企業に対する感謝と謝意とともに、辞退の意志をはっきり伝えることが重要です。

企業はある程度、内定者の辞退を想定しているものですが、採用選考には多くの時間と労力をかけています。就職先によっては辞退する企業が取引先となる可能性もあるため、辞退を申し出る際は社会人としての信用を損なわないように、相手に配慮した誠実な態度を心がけましょう。本稿が新たなステップの一助となることを願っています。