はじめに

会社説明会には何分前に到着すべき？

就活では会社説明会に参加することも多いですが、何分前に到着するのが適切なのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。この記事では、会社説明会会場への到着時間目安や、会社説明会に参加するときの注意点、当日のトラブル対応を解説します。

「開始時間」の10～15分前がベスト

会社説明会には「開始時間の10～15分前」に到着するのがベストといえるでしょう。
当然ですが、開始時間ギリギリに到着する、遅刻をするのは社会人としてはNGです。たとえば5分前に建物の入り口に到着したとしても、複合施設・企業が入った都会の大きなビルでは、ビルのエレベーターを待つだけでも数分のロスがかかることもあります。また、開始時間1分前の受付は遅刻扱いとする企業もあるようです。

トラブルなく予定よりかなり早い時間に会場付近に到着した場合は、近くの喫茶店などで受付が始まるまで待機するとよいでしょう。この待機時間で準備と気持ちを整えておきましょう。

早く着きすぎるのもよくない

会場到着の予定時間を極端に早くすればよいかというと、それも正しいとはいえません。
受付時間よりあまりに早く参加者が到着すると、企業側がまだ準備中かもしれませんし、就活生の待機場所の準備すら整っていない場合も考えられます。「30分以上前に到着するのは相手に迷惑がかかる場合もある」ことも合わせて覚えておきましょう。

「受付時間」がある場合はその時間に着くようにする

前項で開始時間の10～15分前に到着しようと述べましたが、企業説明会に「受付時間」が設定されている場合はその限りではなく、「受付時間内に到着して受付を済ませる」ことができれば問題はありません。ただし、この場合も受付が終わる時間ギリギリでの到着はあまり印象がよくないため、遅くとも受付時間終了の5分前には受付を済ませておくのが無難といえます。

会社説明会での注意点

企業説明会では、受付時間以外にも注意すべき点がいくつかあります。

• 前日に事前準備をしておく
• コートは建物に入る前に脱いでおく
• 待ち時間ではスマホを触らず、企業情報を復習しよう
• わかりきった質問をしない

前日に事前準備をしておく

当日慌てないように、着ていく服やカバンは前日に準備しましょう。
また、会場までの道順および乗換方法も前日までに調べておきましょう。公共の交通機関を使う場合、事故やトラブルで遅延する可能性があるため、当日は予定より1本早めのバス・電車に乗るように心がけると安心です。

企業情報をまとめておく

前日までに企業の公式ホームページや求人ページをみて、企業の情報を集めておきましょう。企業情報のページや求人のページには、会社全体として目指すべき方向や会社の歴史・社訓・企業としての成長目標など、その企業についての情報がまとめられています。よく読んで、会社説明会を受ける企業のことを知っておきましょう。

服・持ち物は準備しておく

会社説明会の案内で「持ち物：とくになし」と記載されていても、メモ帳と筆記用具はもっていくようにしましょう。当日、重要なことをメモするためにカバンからすぐ取り出せると説明会に集中できます。

公共の交通機関を使うときは、交通系カードの残高にも注意が必要です。普段の買い物を交通系カードや電子マネーで決済している人は、当日に残高不足で困らないよう、現金をいくらか準備してカバンに入れておくと安心です。
そして、ハンカチやティッシュ、マスクといった衛生用品もきちんと用意しカバンに入れておきましょう。

服装に関して「楽な服装でお越しください」と案内されることがまれにありますが、カジュアルすぎる服装は避けましょう。この場合はビジネススーツが一番無難です。また、ビジネスカジュアルと呼ばれるタイプの服装でも問題はありません。

参加証や履歴書などの書類はクリアファイルに入れよう

細かな準備ですが、A4のクリアファイルは就活で意外と重宝します。
会社説明会の受付で提出する書類がカバンから出てこず、手間取ってしまうこともあります。そうした場面で慌ててしまうと、説明会が始まる前から疲れてしまう原因になりかねません。
このような事態を回避するために、書類はクリアファイルにまとめてからカバンに収納するようにするのがオススメです。カバンの中でバラバラにならず、すぐに必要書類を取り出せます。小さなことですが、当日は大変スムーズに動けるので便利です。

コートは建物に入る前に脱いでおく

冬場の会社説明会参加では、移動時にコートやマフラーを着用することも多くなります。ここで気を付けたいのは、コートを脱ぐタイミングです。ビルの中に入ってから脱ぐのではなく、コートはビルに入る直前に脱ぐようにしましょう。ビルに入る前の入り口で脱いだコートはたたんで腕にかけ、カバンとともにもって建物に入るのがマナーです。これは、転職や営業活動においても同様の基本マナーなので、ぜひ覚えておきましょう。

待ち時間ではスマホを触らず、企業情報を復習しよう

企業説明会の開催中や面接の実施中は、スマホを触るのは失礼にあたります。また、開始前の待ち時間でもスマホは基本的に触らないようにするのがよいでしょう。スマホは多機能であるため、ゲームやネットをしていると勘違いされる可能性が大きいからです。企業説明会の待ち時間には事前配布された資料を読み返すなどして過ごしましょう。

わかりきった質問をしない

企業説明会では、最後に質疑応答の時間を設けることが多いです。ここで何かしら質問することは、企業からみても「当社に興味がある人」として記憶に残るでしょう。ただし、資料を読めばすぐにわかるような浅い質問をするのは、かえって印象が悪くなるので避けた方がよいでしょう。
企業情報を確認した際に感じた疑問や、さらに具体的に知りたい点があれば、積極的に質問してみましょう。「ここをもっと詳しく知りたい」や「具体的に教えてほしい」と思ったポイントを整理し、質問することで、企業への理解が深まるだけでなく、主体的な姿勢をアピールすることにもつながります。

会社説明会に参加できなくなったときは？

当日外せない用事ができたりして、会社説明会に参加できなかったりする場合もときにはあるかもしれません。このようなトラブル時の対応を解説します。

前日までに行けないことが判明したら

会社説明会に行けないことが前日までにわかった場合、判明した時点で、電話またはメールですぐに企業に連絡しましょう。手段はどちらでも構いませんが、電話は必ず企業側の営業時間中にかけるようにしましょう。メールは電話ほど送信時間を気にしなくてよいですが、それでも深夜に送信するのは非常識と受け取られがちなため、避けた方がよいです。
また、メールは相手の受信トレイが他のメールに埋もれてしまうことも考えられるため、メール送信後に、簡潔にメール送信の旨を電話で連絡するのもひとつの方法といえます。

電話の例文

前日までに行けなくなった場合の、参加辞退を伝える電話スクリプト（例文）です。

電話連絡するときはいくつか注意すべき点があるので気を付けましょう。

• 必ず企業の営業時間内に電話をかける
• 担当者が不在の場合は、折り返しの電話をお願いするか、のちほどこちらから再度電話する
• 折り返しの電話をお願いするときは、自分の電話番号とともに、もう一度氏名を名乗る。（電話に出た人が氏名を再度確認できるようにするため）

メールの例文

前日までに行けなくなった場合の、参加辞退を伝えるためのメール例文です。

メール連絡での注意点は以下の通りです。

• メールは手が空いたときに受信チェックするため、相手からの返信が遅くなることもある
• 電話と違い、メールは連絡する時間をとくに気にしなくても問題ない。しかしそれでも深夜のメール送信はあまり印象がよくないため、避けた方が無難である
• あまりに返信が遅い場合、先方側で他のメールに埋もれて未読になっている可能性があるため、もう一度問い合わせのメールをしよう

当日遅刻しそうなときは

当日遅刻しそうなときは、判明した時点で先方に連絡しましょう。緊急の連絡であるため、メールではなく必ず電話で連絡しましょう。
電話するときはできるだけ落ち着いて、「なぜ遅刻しそうなのか」の状況説明と「（遅刻した場合でも）可能な限り会社説明会を受けたい」意思を失礼のないよう伝えます。
ポイントは「遅刻しそうだとわかった時点ですぐに連絡する」ことです。トラブルが起きた時点で上司に報告するのは社会人の基本中の基本です。就活でも同様に行動しましょう。

無断欠席は絶対NG

絶対避けるべきことですが、万が一体調不良や寝不足で寝坊してしまい、起きた時間が開始時間を過ぎていたといった理由で、完全に開催時間に間に合わない場合も中にはあるでしょう。無断欠席は絶対NGです。当日欠席する場合も、連絡は必ず電話でし、欠席する旨と、せっかく機会をいただいたのに欠席してしまい申し訳ないという謝罪を一言添えましょう。
また、次回以降の会社説明会があるのであれば、そちらに参加を打診できないか尋ねるのも悪い印象をできるだけ少なくするポイントです。

当日遅刻しそうなときの電話の例文

当日遅刻する可能性が出た報告をするための電話スクリプト（例文）です。

まとめ

会社説明会には「開始時間の10～15分前に到着」がベストです。ただし、受付時間が決められていれば時間内に行けば問題ありません。もし会場に早く着きすぎたときは、近隣の喫茶店などで過ごし、10～15分前に受付に向かいましょう。

説明会参加の前日までに、当日の持ち物や服装の用意、会場までの行き方を調べておきましょう。もし、なんらかの事情で参加できないときは、企業の担当者に必ず連絡が必要です。前日までは電話かメールで、当日やむを得ない事情で遅刻または欠席する場合は電話で報告と謝罪をします。

就活では会社説明会に参加することが多くなります。基本マナーを押さえて就活の成功につなげましょう。