はじめに

インターンシップ後のお礼メールは送った方がよいのか、どのような内容を作成したらよいのかなど、疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。この記事で詳しく解説しますので、ぜひ就活にお役立てください。

インターン後のお礼メールはいらない？

お礼メールはいらないという意見もあるようです。しかし、企業が時間や経費をかけて実施してくれたインターンシップですから、感謝の気持ちを表すのは大切です。

インターンシップのお礼メールは必須です！その理由は？

実際にお礼メールを送ることに、どのような意味があるのでしょうか。お礼メールを送った方がよい理由を見ていきましょう。

マナーや礼儀の心得があることが伝わる

相手に何かをしてもらったときに感謝の気持ちがあることと、マナーに則ったメールを送信することで、礼儀や基本的なマナーができていることを伝えられます。さらに、自分らしい言葉で感謝を伝えることで、人柄も評価されるでしょう。参加した企業にエントリーするつもりがなくても、同じ業界に就職した場合、業務の関係で関わる可能性もあります。

志望意欲の高さが伝わる

参加したインターンシップのお礼メールに、インターンシップで学んだことや得た知識を活かしたいと伝えることで、その企業への志望度の高さを伝えられます。これまで自分が培ってきた技術や知識と、インターンシップで得たことを関連づけて、自分をアピールできるチャンスともいえるでしょう。

インターンシップのお礼メールを送るときの基本マナー

お礼メールの効果を最大限に発揮するための基本的なマナーを見ていきましょう。

インターンシップ参加当日または翌日に送る

基本的には24時間以内に送るのがベストです。インターンシップの会場から退席した後、経験したことを振り返りまとめたうえで、メール内容を記載するとよいでしょう。遅くとも1～2日中には送信しましょう。

企業の営業時間内に送る

ビジネスメールは、相手企業の営業時間内に送るのがマナーです。お礼メールも営業時間内に送るようにしましょう。たとえば、金曜日の夕方までインターンシップがあった場合、翌月曜日の営業時間内に送っても問題ありません。

人事担当および担当してくれた社員に送る

お礼メールを誰に送ったらよいか迷ったときは、人事の採用担当者と直接対応してくれた社員宛てに送るとよいでしょう。インターンシップの受け入れメールやお知らせメールへ返信すると、担当する人事の採用担当者に届きます。ただし、相手のメールアドレスがわからないときや、送信専用メールしか知らされていないときは、無理をする必要はありません。

就活用メールアドレスを使用する

就活が始まったら、就活専用アドレスを設定しましょう。アドレスに趣味や不要な情報の含まれていないものがよいでしょう。ビジネスメールでは、フルネームやイニシャルと名前の組み合わせが一般的です。アドレスを見ただけで誰からのメールかわかる便利さがあります。

インターンシップ別お礼メールの例文

ここからはインターンシップのシーン別のメール例文を紹介します。基本形式を理解して、このまま利用するのではなく、本文にはオリジナリティのある内容を考えましょう。

インターン受け入れメールへのお礼

インターンシップに申し込み、受け入れを承認するメールが届いたときの例文です。届いたメールの件名をそのまま「Re」で残して折り返します。いつ開催されるインターンシップなのか明確にするために日付を入れることで、お互いの理解に間違いがないことを伝えましょう。また、「インターンシップ当日はよろしくお願いします。」と一言添えましょう。

1dayインターンシップ参加後のお礼

1dayインターンシップ（25卒よりオープンカンパニーに変更）は参加人数も多く、届くお礼メールも膨大です。いつ開催のインターンシップなのか、どこの誰が送ってきたのかを明確にしましょう。本文も自分が伝えたいことを簡潔にまとめましょう。

就業体験型インターンシップ参加後のお礼

5日以上実際の職場で就業体験を行ったインターンシップのお礼メールの例です。多くの社員と関わりをもつ可能性があるため、それぞれに送るのは難しいです。代表して、人事の採用担当者と直接担当してくれた社員に送るとよいでしょう。時間をかけて指導してくれたことへの感謝と今後の展望を伝えましょう。

インターンシップのお礼メールの書き方と気をつけること

ここからはメールの書き方について解説します。ビジネスシーンでも通用する内容ですので、身につけることをオススメします。

【件名】ひと目で内容が伝わるようにする

件名には要件と送り主の詳細を記載します。件名を見ただけで誰からどのような内容のメールが届いたかをわかるようにします。とくにインターンシップのお礼メールのような、複数の学生からメールが入る場合は、自分の名前と在籍する学校名・学部も記載しましょう。

【宛名】正式名称を使う

宛名で気をつけるところは、相手企業の名称を省略しないことです。以下例のように株式会社を（株）に略すことはやめましょう。また、担当者の所属部署名も略さずに記載しましょう。

【本文】謝意から展望を簡潔にまとめる

本文の内容は、最初に参加させてもらったことへの感謝の言葉を記載します。さらにインターンシップで経験したことと、自分の技術や経験を含めたこれからの展望を記載しましょう。
参加企業の魅力を感じたところや感銘を受けたところ、さらにこのようなことをしたいなど貴社で働きたいと強く感じた理由を伝える。または、今後の就活で今回の経験を活かし努力していきたいなどの、意気込みを伝えるのもよいでしょう。

【署名】氏名にフリガナをつける

署名欄には、最初に在籍する学校名と学部・学科まで記載することで、どのような分野の知識を習得しているかを伝えられます。また、氏名にフリガナをつけることで、相手への配慮があることも伝わります。連絡先として、携帯番号とメールアドレスは忘れずに記載しましょう。

送信する前の確認事項

お礼メールが書けたら、送信する前に以下のことを確認しましょう。送信後に間違いに気づいても修正は難しいです。落ち着いて振り返りをしましょう。

宛先アドレスに間違いはないか

複数のインターンシップに参加する場合、お礼メールの送信先企業を間違えてしまうことは避けたいです。過去のメールのやりとりを残しておいたり、企業ごとのフォルダを作成したりして、区別する必要があります。送信する前にこのお礼メールを送るべき企業なのかを再確認しましょう。
もしも間違えてしまった場合は、速やかに電話かメールで間違えであることを伝えて謝罪をしましょう。

簡潔な文章でわかりやすいか

多くのお礼メールが届く中で、要点の不明な長文は、途中で読むのをやめてしまうかもしれません。伝えたいことが多くても、その中で一番伝えたいことに絞り、簡潔で読みやすい文章を作成しましょう。伝えるべき要件は落とさずに結論を明確にすることがポイントです。

敬語は正しく使えているか

メールなどの文章で相手企業のことは「貴社」を使います。面接などの会話のときは「御社」です。また、課長などの役職名に「様」はつけません。このようなルールは基本ですので、しっかりと身につけましょう。
「丁寧に」を意識するあまり、敬語を重ねてしまうこともないようにしましょう。

誤字・脱字はないか

スマホやパソコンで作成するメールの場合、変換ミスによる誤字が生じる可能性は大きいです。さらに自動変換システムにより不要な言葉が入っていたり、脱字が生じたりも起こりやすいです。何度か読み返して確認しましょう。

インターンシップのお礼メールQ＆A

ここからはインターンシップのお礼メールに関わる疑問にお答えします。

Q：お礼メールとお礼状はどちらが正しい？

A：結論からいうと、どちらも正しいです。使い分けるとしたら、オープンカンパニーなど短期の場合は、メールで問題ないでしょう。長期にわたる就労型のインターンシップでは、社員の方々とも深く関わりをもつので、お礼状の方が丁寧に気持ちを伝えることができるでしょう。
正しい手紙の書き方を理解していることのアピールにもなります。

お礼状の例文です。正しい手紙の書き方の参考にしてください。

Q：お礼メールに返信が来たら、どのように対処すればいい？

A：お礼メールに返信が来た場合の対処法は2つあります。1つ目は参加企業と今後も関わりをもちたい場合です。そのときは、「次回イベントがありましたら、ぜひ参加したいと思います。引き続きよろしくお願いいたします。」などの、次に続く返信をしましょう。2つ目は、志望度が下がってしまった場合です。このときは、返信へのお礼のみを伝えるとよいでしょう。

Q：お礼メールを送り忘れてしまった場合！遅れて送信しても大丈夫？

A：24時間以内に送れなくても、数日中なら問題ないです。企業の営業時間内に送ると考えたら、3日後になることは起こり得ます。それ以上遅くなった場合も、遅くなった理由と謝罪の言葉を添えて送ることで、真摯な気持ちは伝わります。遅くなったからといって「送らない」という選択はしないようにしましょう。

まとめ

インターンシップ後のお礼メールは大変重要です。人に何かしてもらったときに、「ありがとう」というのと同じだからです。企業と就活生とはいえ、人と人との関わり合いですから、感謝の気持ちをきちんと伝えましょう。ルールはこの記事を参考にして、就活を乗り越えていただけると幸いです。