仕事に役立つChatGPTの活用法：プロンプトで業務改善
はじめに
- ChatGPTではプロンプトの工夫で業務効率の大幅な向上を目指せます
- 明確なプロンプト設定でAIの能力を最大限に引き出すことが可能です
- プロンプトの適切な指示と状況に応じた追加質問で回答の精度を高められます
- セキュリティとプライバシーに配慮し、安全に利用しましょう
- プロンプトの工夫により効率的に新たなアイデアや視点をChatGPTとともにつくることができます。
ChatGPTとは何か？
ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型AIモデルで、自然な言語でのコミュニケーションを可能にするツールです。多様な質問に応答し、情報提供やアドバイスを行う能力を持ち、日常業務における様々なタスクをサポートします。文章作成やデータ分析、アイデア生成など、多岐にわたる用途に対応可能です。仕事の効率化を図るためのパートナーとして、ChatGPTは多くのビジネスシーンでその力を発揮します。
プロンプトとは何か？
プロンプトとは、AIモデルに特定の応答を引き出すための指示や質問を示す入力テキストのことです。ChatGPTにおけるプロンプトは、ユーザーが求める情報やタスクを明確に伝えるための重要な手段です。適切なプロンプトを作成してAIに学習させることで、業務に必要なデータの整理や複雑な質問への解答が得られ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。プロンプトの質がAIの応答の質を決定するため、効果的なプロンプト作成が鍵となります。
ChatGPTを仕事に活用するメリット
ChatGPTを仕事に取り入れることには多くのメリットがあります。まず、24時間対応可能なサポートとして、いつでも迅速な情報提供が受けられます。さらに、アイデアのブレインストーミングや文章作成支援によって、クリエイティブな業務を効率化できます。データ分析やレポート作成の補助も行い、人手不足を解消する力を持っています。これらの利点により、業務の生産性と質を向上させる強力なツールとなります。
有名なプロンプトタイプ
プロンプトエンジニアリングには、さまざまなタイプがあります。代表的なものとして、特定のタスクを指示する「指示型プロンプト」や、情報を引き出す「質問型プロンプト」があります。また、深津式やReAct、ゴールシークといった手法も注目されています。これらのプロンプトを活用することで、AIの応答を最適化し、業務効率を向上させることが可能です。適切なプロンプト選びが業務の質を左右するため、プロンプトの種類を理解することが重要です。
- 指示型プロンプト
AIに具体的なタスクを実行させるための指示を与えるプロンプトです。明確な行動を求める形式です。
- 質問型プロンプト
情報を引き出すためにAIに質問をする形式です。知識やアイデアを得るのに役立ちます。
- 深津式プロンプト
Note株式会社のCXOである深津貴之氏が開発したフレームワークで、制約条件やタスクを明確にしてChatGPTを効率的かつ精度高く活用するための設計方法です。
- RaActプロンプト
言語モデルに推論と行動を組み合わせて質疑応答や意思決定を行わせる技術です。段階的に思考を促し、計画を立てることで、情報の正確性を向上させます。
- ゴールシークプロンプト
目標に向かってAIの応答を導く形式です。目標達成に必要な情報を引き出します。
深津式プロンプトとReActプロンプトには、簡単なアレンジで利用できるテンプレートがあります。
深津式プロンプトのテンプレート
#命令書：
あなたは｛text｝です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の結果を出力してください。
#制約条件：
・文字数は｛text｝
・｛text｝
#入力文：
｛text｝
#出力文：
ReActプロンプトのテンプレート
（指示内容を入力）
Thought：
Action：
Observation：
効果的なプロンプトの作り方
効果的なプロンプトを作成するためには、具体的で明確な指示を心掛けることが重要です。まず、目的を明確にし、求める情報やタスクを具体的に示します。プロンプトは簡潔に、しかし具体的にわかりやすくしましょう。また、文脈を提供することで、AIがより適切な応答を生成しやすくなります。試行錯誤を重ねながら、AIの応答を見てプロンプトを調整することも重要です。これにより、より効果的な業務改善が期待できます。
プロンプト作成のポイント
プロンプトを作るときは、以下のことを意識するといいでしょう。
- 明確で具体的な質問や指示を与える
曖昧な表現を避け、目的をはっきりさせる。
- 必要な情報・コンテキスト（文脈）を提供する
背景情報や状況を明示して、AIの理解を助ける。
- 期待する形式を明示する
応答の形式やスタイルを指定することで、得られる情報をより適切にする。
例：500文字のレポートで回答してください、小説風に教えてください など - 段階的な指示を与える
複雑なタスクは段階的に指示する。
- フィードバックを活用する
AIからの応答を確認し、必要に応じてプロンプトを調整する（回答の様子をみながら、対話するようなプロンプトで精度を上げるための誘導をする）。
業務に使えるプロンプト例文
業務効率を上げるために、さまざまなシチュエーションで使えるプロンプトを活用しましょう。以下に具体例を示します。
タスク管理のプロンプト例文
プロンプト例
以下の営業活動のタスクを優先度順に整理してください。各タスクの理由も説明してください。
・A社見積メール返信（優先度高）
・明日13時、B社へ訪問
・B社訪問用の資料作成を営業事務の人に依頼する
・C社から依頼された資材の発注を営業事務の人に依頼する（納期2週間後）
・経費精算
ChatGPT回答例
データ分析のプロンプト例文
プロンプト例
店舗売上のデータ分析をお願いします。2024年9月の売上は以下の通りです。
店舗と売上（単位: 千円）
東京A店：312,518
横浜G店：250,211
浜松T店：81,265
名古屋R店：126,128
梅田D店：334,000
広島M店：89,988
福岡N店：141,268
分析したい内容は以下の通りです。
・各店舗の売上比較
・売上が高い店舗と低い店舗の特定
・売上に影響を与えている可能性のある要因の検討
ChatGPT回答例
人事管理のプロンプト例文
プロンプト例
新入社員のオリエンテーション計画案を作成してください。
・会社の紹介ビデオ上映（初日最初に30分を予定）
・職場見学（ビデオ上映の次に45分程度を予定）
・業務研修（1週間を予定）
・配属部署決定通知（業務研修の最後に予定）
ChatGPT回答
財務管理のプロンプト例文
プロンプト例
今月の収支報告書を作りたいです。たたき台を作成お願いします。
・大学サークルの収支をまとめたいです
・会費：全員から回収済み、合計10万円
・支出：
大会に向けての練習のための練習会場レンタル：3万円
大会交通費・宿泊費：8万円
・繰越金額：19万円
・その他
収入に対して出費がここ数か月増えてしまっているので対策を助言してほしい
ChatGPT回答例
商品開発のプロンプト例文
プロンプト例
既存商品の新商品コンセプトを考え、ターゲット市場を特定したいです。
既存シリーズ『ビタミンCでおいしいグミ』に新しい味を追加することを目指しています。子育て中の主婦層と小学生、中学生、高校生、大学生に人気のシリーズに新しい風を呼び込みたいです。
競合商品であるB社の『ねるねるののの』ではグレープ味が一番人気です。
この情報を踏まえ、新しい味をどのように特長づけ、どのようなターゲット市場に向けて展開すべきかを教えてください。また、競合との差別化ポイントも考慮してください。
ChatGPT回答例
契約書のプロンプト例文
プロンプト例
個人間の金銭借用書を作成してください。
以下の項目を含めてください。
1.借用金額：100,000円
2.利息：年9%
3.返済期限：2025年12月31日
ChatGPT回答例
カスタマーサポートのプロンプト例文
プロンプト例
クレジットカード会社のカスタマーサポートセンターのマニュアルを更新するため、よくある質問とその回答例を作ってください。
詳細は以下の通りです。
・紛失・盗難の専門部署向け
・具体的な質問例
「クレジットカード盗難にあったので連絡しました」
・回答のテンプレートを作成お願いします。
ChatGPT回答例
リスク管理のプロンプト例文
プロンプト例
現在のプロジェクトのリスクを評価し、対応策を提案してください。以下の要素を考慮に入れてください。
1.リスクの特定
1).遅延の可能性、遅延報告が遅れる可能性
2)プロジェクト中、チームリーダーが2人、3日の出張が入っているのでその間のチームメンバーの管理が懸念点である
2.リスクの評価
1)発生確率：80%、優先度：高
2)発生確率：ほぼ100%、優先度：低
3.対応策の提案
対応策に何か良い案あれば提案お願いします。
問題発生時の対処：リーダー補佐に期間限定でタスクの遅れを可能な限り取り戻させる、残業対応など
ChatGPT回答例
ChatGPTを業務に使用する際の注意点
業務でChatGPTを活用する際は、いくつかの重要な注意点を意識することが大切です。まず、AIは提供された情報に基づいて応答するため、入力する内容に注意を払う必要があります。誤った情報や誤解を招く内容は、業務に悪影響を及ぼす可能性があります。さらに、AIの利用にはセキュリティやプライバシーの観点も含め、適切な対策が求められます。これらの注意点をしっかりと理解し、業務に役立つ形でChatGPTを活用しましょう。
セキュリティ対策
ChatGPTを業務で使用する際には、セキュリティ対策が欠かせません。AIに入力する情報が外部に漏れることがないよう、情報の取り扱いには細心の注意を払う必要があります。企業の機密情報や個人データを入力する際には、暗号化やアクセス制限を行い、安全性を確保することが重要です。また、定期的なセキュリティチェックやソフトウェアの更新を行うことで、潜在的なリスクを最小限に抑えることができます。
プライバシー保護
プライバシー保護は、ChatGPTを業務で使用する際の重要な要素です。個人情報を含むデータを入力する際は、情報が適切に保護されるよう、プライバシーに配慮したプロセスを導入することが求められます。データの匿名化やアクセス権限の管理を徹底し、情報漏えいのリスクを低減することが大切です。また、従業員に対してプライバシー保護の重要性を教育し、適切な対応ができるようにサポートすることも必要です。
まとめ
ChatGPTを業務に活用することで、日常の業務効率が大幅に向上します。明確なプロンプトを設定することで、AIの能力を最大限に引き出し、精度の高い情報を得ることができます。業務の質を向上させるためには、適切な指示や質問を通じてAIを効果的に活用することが不可欠です。セキュリティやプライバシーにも配慮しながら、プロンプトを駆使して業務改善を進めましょう。AIを活用することで新たなアイデアや視点が得られ、業務の幅が広がります。
