はじめに

最近ではテレワークの影響で仕事の効率化を図るために、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。今回はワークフローの概念から従来のワークフローのデメリットまた、ワークフローシステムを導入するとどのようなメリットがあるのかご紹介していきますのでぜひご覧ください。

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、一連の仕事の流れを意味します。以下では例を挙げてワークフローについて解説していますので、見ていきましょう。

ワークフローとは仕事の流れ

ワークフローとは、組織内の仕事のなかで複数の人が関わるやりとりの流れ、あるいはそれを図式化したものです。たとえば、備品購入申請書の作成は上司の承認と決裁の印をもらい、総務部へ提出するという流れはワークフローの一つの例です。業務や申請書の種類などで複雑になる場合もあります。
このような仕事の流れを、誰でも簡単に分かるように活用されているのがワークフローです。

従来のワークフローが抱えるデメリット

従来のワークフローでは多くのデメリットが挙げられます。どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。

書類作成に時間がかかる

手書きで作成すると、パソコンのタイピング以上に時間がかかります。また、誤字脱字や計算ミスをしてしまうと最初からやり直しをしなければなりません。
そして社内では、見積依頼書、出張報告書、設備利用願いなど、さまざまな申請書が使われています。数ある申請書のなかからどの申請用紙を使えばいいのか迷ってしまう所もデメリットだと言えます。

申請書の手渡し・郵送

承認者が遠くにいる場合には、申請書を郵送しなければなりません。すぐに手渡しできる距離なら仕事の合間に時間を割いて、手渡しする必要があります。自分の仕事を一旦中止して申請書作業をするため、業務効率が格段に落ちてしまいます。

出張などで承認作業が滞ってしまうことも

出張や欠席で承認者が不在の場合は、フローが一旦停止してしまいます。紙でのワークフローは時間的なロスも発生してしまい、承認を進めるのに数日かかってしまうことにもなります。急ぎの申請書などは前もって承認者が出勤日なのか把握しておくことが重要です。

印刷のコスト、保管場所や紛失時の対応

申請書が無くなるたびに印刷しなければならないので、その分紙のコストがかかります。また、申請書をきちんと保管する場所も設けなければなりません。保管がなされていないと紛失してしまい、社内情報が外に漏洩する可能性も出てきますので非常に危険です。大切な社内文書を紛失してしまうとコンプライアンス違反に該当してしまうので、取り扱う際は厳重な注意が必要です。

「【新卒向け】陥りがちなコンプライアンス違反の事例と注意点」では事例を交えてどういった事例がコンプライアンス違反になるのか解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

ワークフローシステムとは

上述した従来のデメリットを解決するための仕組みが、ワークフローシステムです。
ワークフローシステムは、紙の申請書や伝票を電子化して承認、回覧ができるシステムです。

ワークフローシステムを導入することで、仕事そのものや組織、プロセスを変革できる可能性があることからDX化にもつながっていくのではないでしょうか。DX化についての詳しい解説は、「DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？ 何かを簡単にわかりやすく解説」でご紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

ワークフローシステムを導入すると、業務効率を改善するメリットが多くあります。またどのようなメリットを得られるのか見ていきましょう。

書類作成や承認作業の負担軽減

ワークフローシステムには、申請フォームを作成するためのエディター機能が搭載されています。さまざまな種類のテンプレートが用意されているので、数値の自動計算ができ、エクセルで作成したデータをそのまま取り込めます。
また、承認ルートを設定しておけば、申請内容にあわせて適した承認者のもとへ自動で送られるため、提出も簡単です。もし差し戻しがあっても、システム上ですべて完結します。

ワークフローが可視化できる

ワークフロー全体が可視化や整備されていないと、内部不正の危険が高まります。たとえば、無許可での備品の購入や承認者に許可なく代理人が勝手に承認していたという事態です。システムを導入すると、承認者を飛ばすことはできなくなりますので、本人しか申請・承認ができない仕組みとなっています。これにより不正な申請、承認を防ぎます。

いつでもどこでも承認や申請が可能

従来のワークフローは、書類提出や印を押すためだけに出社しなければなりませんでした。しかし、ワークフローシステムを導入することによってスマホやタブレット端末からも操作が可能です。そのため、出社をする必要は無くいつでもどこでも場所を問わず、申請・承認ができますのでフローがスムーズに進みます。

ワークフローシステムを導入することは、ワークライフバランスの実現にもつながります。「ワークライフバランスを実現するには？メリット・問題点、実現できる企業の特徴を紹介」でも詳しくご紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。

ペーパーレスで紛失や保管の心配なし

申請書の電子化により、印刷のコストやメールの通信費、郵送費を削減できます。そして、決裁後はファイリングや保管場所の確保も必要ありません。システム内で検索すれば過去の文書がすぐに見つかり、紛失の心配もありません。

まとめ

ワークフローについてご理解できたでしょうか。従来のワークフローでは、申請書作成、郵送などの手間により、業務効率が下がってしまいます。また、承認者が不在ですと一旦フローがストップしてしまいますし、保管場所の問題や紛失の危険性もあります。そこで、ワークフローシステムを導入すると、上述したデメリットを改善でき自分の業務のみならず、企業全体の業務効率も格段に上がっていくことでしょう。