はじめに

入社後、業務が割り当てられるようになって、期限までに効率よく業務を行う方法に迷うことはありませんか。似た業務を繰り返す中でも、思うようにいかないときもあるでしょう。そのようなときはタスク管理がしっかりできていると解消できます。詳しく見ていきましょう。

タスク管理とは

タスク管理とは、個人やチームで業務の期限を守り、業務を効率よく行うために管理することを言います。やるべきことを適切な順番で忘れずに行うための方法です。人材不足であれば一人ひとりに業務の効率化できるスキルが求められています。タスク管理を上手にすることで業務の効率化を図れます。

プロジェクト管理との違い

タスクには、個人レベルで管理するものとチーム単位を管理するものがあります。プロジェクト管理とは、複数人が集まり協力して行う業務を、チーム単位で管理するタスク管理のことです。立ち上がったプロジェクトや、営業部の部署を一つのプロジェクトと捉え管理するような場合もプロジェクト管理と言います。
プロジェクトリーダーなどがプロジェクト管理の総括者になり、個人は担当業務の進捗管理や連携を図りながら一端を担います。個人レベルのタスク管理は自分で行いましょう。

プロジェクト管理の総括も行うプロジェクトマネージャーを紹介した記事です。プロジェクトマネージャーとは　資格試験情報や向いてる人は？役割や必要スキル。なるには？に答えます。参考にしてください。

ToDo管理との違い

ToDoとは、今すぐではないがやるべきことを意味します。要するに期限の設定されていない業務のことです。期日が設定されるとタスクとして扱われます。
急ぎで依頼された業務は優先して取り組みます。しかし、その後に予定していた業務が、複数あったり重要度が低かったりすると、うっかり忘れたり見落としたりというミスが生じやすいです。これを防止するために行うのがToDo管理です。ToDoリストに整理して見落としを防ぎましょう。

タスク管理のしかた

タスク管理を行う際の基本は、業務の整理（ToDoリスト作成）→優先順位の振り分け→スケジュールをたてる→進捗管理→振り返りを行うという流れです。これを日々繰り返すことで、効率的に業務を完遂させていきます。効率的な業務とは、ミスの少ない作業を行うことが最も効果的です。そのために自身の業務をしっかり把握して見落としなどを減らす工夫が必要でしょう。

上手にタスク管理するためのポイント

タスク管理は日々の業務を効率よく行うためのものです。ポイントを押さえて、何を効率化するのかを明確にしましょう。以下でタスク管理のポイントを解説します。

業務を可視化する

やるべきことを具体的にピックアップします。一目でわかるように、また極力細分化して可視化することが大切です。たとえば〇時から定例会議というタスクがあるとします。自分がその会議に出席するための準備には「前回資料の振り返りをまとめる」「今回会議の資料を作成」「参加人数の確認」「資料のコピー」など、ひとつのタスクに関連するいくつかのタスクが考えられます。すべてを書きだして可視化しましょう。書きだすことで抜け落ちていたやるべきことに気づけることがあります。

優先順位をつける

タスクが重なったとき、何から手をつけたらよいかわからなくなることを防ぎましょう。たとえば、その日中に進捗させる目標値があるタスクと、次の工程に移す予定期日が定まっている2つのタスクでは、後者の優先順位を上げる必要があります。

期日を優先する。時間のかかるものを優先する。次の担当や相手（顧客や取引先など）へ余裕をもって渡すことを優先する。など優先すべき事項はいろいろあります。優先度の高い業務から高・普・低などの印をつけることで可視化できます。つけられた優先順位に従って作業の順番を決めれば、迷わずにタスクを遂行できるでしょう。

業務量を把握して作業時間を設定する

この業務は、数時間の作業を要するか数分でできるのかなど、業務のボリュームを把握して1日のスケジュールに組み込みましょう。設定した時間内に業務を終わらせることで、自分が1日にできる業務量の目安としましょう。この作業時間を正しく把握することでタスクの遅延防止につながります。
同じ業務を複数回行えば、要領もつかめ設定時間を短くでき、1日にできる業務量を増やせます。このようなスキルアップも作業時間の設定に反映させましょう。

効率的に仕事ができる人の特徴

業務を上手にできる人、仕事が早いと言われる人はどのような人でしょうか。段取りよく業務を遂行できる人の特徴を紹介します。

進捗の遅れを取り戻せる

スケジュール通りの予定作業時間内に業務が終わらないことや、突発的な出来事で業務に遅延が生じることは多分に起こる可能性があります。このようなときも原因を把握して、進捗の遅れを取り戻すことが重要です。
業務量の把握ミスは、時間設定を修正してスケジュール調整が必要です。次回から同じミスをしないことが大切でしょう。トラブル発生時も、まずは落ち着いてトラブルを解消します。自分だけで解消できないときは、周囲の助けを乞うことも必要と言えます。

業務のさまざまな場面で役立つ思考法です。仕事での成功を引き寄せるための「オーウェル思考法」とは 論理的に気持ちのもち方がわかりますので、一読をオススメします。

振り返りにより業務効率化の工夫ができる

1日の業務を振り返り、上手くできたこと・できなかったことの、原因や要因を考えて正しく理解することが重要です。上手くできなかった原因や要因を取り除くために何をどうしたらよいかまで追求しましょう。
終業前に1日のスケジュールを振り返り、必要な調整と翌日の予定をたてる中で、工夫できることを取り入れて日々の業務効率化を目指しましょう。

就活生向けの記事ですが、ビジネスパーソンにも役立つ内容の記事です。就活の鍵！ビジネスの最重要スキル問題解決能力とは？ ぜひ参考にしてください。

目的を明確にできる

業務遂行における目的とは、この業務がどうなったら完了かです。目的が明確になることで、どこまで・何時まで頑張ろうという目標ができます。目標に向ってやる気を起こし努力することで、やり遂げたときの満足感や充実感を味わえるのです。一つひとつの業務に目的を設定して、日々目標達成を経験することでモチベーションの維持にもつながるでしょう。

周囲の人のタスクを意識して協力できる

入社直後は自分のことだけで手いっぱいかもしれません。しかし、周囲の人も自分と同じようにタスクを抱え奮闘しています。少し意識を周囲に向けて、情報交換やコミュニケーションをとることで、助け合えることは多々あります。新たな自分のやるべきことが見えてくることもあるでしょう。どのような業務も、一人では完遂できないチームワークの結晶だと認識しましょう。

集中すべき時間をつくれる

人間は1日中集中して業務を続けることは難しいです。立て込んだ業務の中で、これだけはこの時間に終わらそうと決めて取り組むことが大切です。1日の就業時間内にもONとOFFの時間をつくれることで、重要なタスクを効率よく完遂できます。OFFの時間とは休憩ではなく、頭やからだをフル活用しなくてもできる業務に充てることです。自分の集中できる時間を把握して、それぞれのタスクに向き合えるようになるとよいでしょう。

業務効率アップに役立つ健康習慣をご紹介します。仮眠は業務効率アップに最適！効果的な昼寝のしかたと必要な理由 集中とリラックスの上手な使い分けにお役立てください。

自分が使いやすいタスクの管理を選ぼう

ここからは実際のタスク管理の方法について紹介します。個人のタスクを管理するものとチーム単位のタスクを管理するものなど、いくつか方法があります。自分にとって使いやすいタスク管理の方法を選びましょう。

手書きや付箋を利用する

手帳やホワイトボードなどに予定を書き込んでスケジュールを確認している方は多いでしょう。何時どこにいても書き込める手帳は手軽で便利です。開始時間だけでなく、そのタスクに必要な所要時間まで記載するとスケジュールの遅延予防になるでしょう。個人のタスクを管理するには適した方法と言えます。
少人数のチームならホワイトボードも有効です。付箋などを利用して進捗の管理もできます。

メールを利用する

Outlookを使ってメールの送受信をしているなら、メールをそのままタスク管理として利用できます。
Outlookには、スケジュール管理や連絡先管理・タスク管理機能も搭載されているからです。
Outlookを使っていなくても、アイコンを活用して優先順位や業務量を表したり、フォルダを活用して担当割や期限日表示したりもできます。カレンダーと共有することで進捗管理も可能でしょう。ただし、メール量が多いと見落としの原因になる可能性があるので注意が必要です。

エクセルなど表計算ソフトを使う

Excelを使ってタスク管理表を作成する方法です。タスク名・タスクの内容・依頼日・期限日・優先度・ステータス（未着手・完了など）数人のチームなら担当者などを一覧にします。一目でわかるように優先度を色分けしたり、完了確認者名を記載したりと項目の選択次第で管理方法の融通も利きます。
個人から少人数のチームでも利用でき、Googleスプレッドシートを利用することでチームメンバーとの共有も可能でしょう。
Excelには、タスク管理やToDoリスト用のテンプレートもあるので上手に活用しましょう。

タスク管理ツールを使う

タスク管理ツールはプロジェクト管理での利用が有効です。プロジェクトの内容に応じてさまざまな種類のツール（Outlook・Notion・Slack・Backlogなど）があります。

タスク管理ツールでできることは、プロジェクト管理・ToDoリスト・カンバン・ガントチャート・コメント・ファイル添付・詳細情報の記入・タスク検索などがあります。担当者個人が行う業務からチーム全体の進捗管理まで総合的に判断できるものです。

たとえば、ToDoリストでは担当を割り振りタスクの可視化が可能です。担当が割り振られると自分の課題としてダッシュボードなどで確認できたり、タスク一覧では担当者名が表示されたりします。ガントチャートでは、タスクの進捗状況がカレンダー上に表示され一目で状況判断ができるものもあります。

タスク管理アプリも便利

パソコンだけでなく、出先でも簡単にタスクややることリストを入力するために、スマホやタブレットを利用する人も多くなりました。手軽に何時でもどこでも操作できるので便利です。
タスク管理用のアプリもwbsツールなど多数公開されているので、自分に合った使いやすいものを選びましょう。

タスク管理ツールによってはスマホと連携できるものもあります。Teamsはチャット・カレンダーなどと共有でき、Googleカレンダーは連携できるツールも多く利用しやすいでしょう。

個人の仕事の効率化が企業の生産性向上につながる

人材不足と働き方改革により、個人の業務効率化は必須となりました。企業もタスク管理ツールの導入などで、社員間の連携を図り業務の効率化を目指しています。

1人にできる業務量には限界があります。しかし、その中で何をどのように行うかを工夫することで、効率的に業務の遂行が可能です。タスク管理はそのための重要なビジネススキルと言えるでしょう。一人ひとりが無理をせず上手にタスクを管理して、仕事の効率を上げることで、企業の生産性も向上できるでしょう。

まとめ

新入社員にとってタスク管理を行うことは、自分の能力を冷静に把握することにもつながります。何から先に手をつけるか、この業務はどのくらいの時間が必要か、不明点は誰にどのように質問するかなど、業務を遂行するうえでの必要スキルがどのくらいあるかを明確にできるからです。自分が学んでいくべきスキルの理解にもつながるため、タスク管理スキルはぜひ身につけましょう。