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1on1ミーティングとは？実施目的やメリット、やり方のコツを解説

2023年05月10日

はじめに

1on1ミーティングをご存じでしょうか。近年、導入する企業が増えている取り組みです。とはいっても、まったくこの言葉を聞いたこともない人もいることでしょう。この記事では1on1ミーティングとは何か、メリットやデメリット、実際のやり方などを解説します。言葉の意味を知りたい方、これからはじめることになったがどうすればいいのかわからない方、すでに実施しているけれどなかなかうまくいかない方などの一助となれば幸いです。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティング（読み：ワンオンワンミーティング、以下1on1）とは、上司と部下が1対1でおこなう面談のことです。月1回や週1回といった高い頻度で周期的に実施することにより、上司と部下のコミュニケーションを高めたり、部下の自立を促したりする効果があります。1回の面談は30分または60分程度に設定している企業が多いようです。面談といっても堅苦しいものではなく、肩の力を抜いて話をしようといった雰囲気でおこなわれるのが1on1の特徴といえます。

人事評価面談との違い

人事評価面談と1on1は何が違うのかと疑問をもつ方もいるでしょう。人事評価面談は上司が部下を指導、評価するための面談です。基本的には1対1でおこないますが、複数の上司が同席することもあります。実施頻度は四半期または半年に一度の企業が多いようです。対して1on1では上司と部下は必ず1対1でおこない、対等な立場でコミュニケーションを図ります。上述の通り、月1回や週1回といった短いサイクルで実施します。公式の面談である人事評価面談と比べて、1on1は業務時間中におこなう面談であるとはいえ、雑談的な要素が入ってくるところも大きな違いといえるでしょう。

1on1を実施する意味や目的

1on1は前項で解説した通り、上司と部下との対話に重きを置くことに大きな意味がある取り組みです。なぜなら、上司と部下との間に信頼関係を構築するのが目的だからです。1on1では「緊急ではないけれど、機会があれば上司に伝えたいこと」を部下から聞き取る場と考えましょう。このようなコミュニケーションを頻繁に取ることで、部下の成長やモチベーション向上に大きな影響をもたらします。これまでの取り組みではできなかった、上司と部下の関係強化や部下の育成を図れるのが1on1の強みといえます。

1on1が重視される背景

1on1は人材獲得のための競争が激しいアメリカのシリコンバレーで発祥しましたが、日本ではヤフーがいち早く取り入れたことで有名になりました。現代は世界的に大変不安定な情勢であり、いろいろな角度からビジネスを強化する必要があります。その一環として1on1が多くの企業で取り入れられてきているのです。1on1がどのような背景で広まっていったのかを詳しくみていきましょう。

Yahooが取り入れ活性化

日本で最初に1on1を取り入れたのはYahoo株式会社といわれています。2012年に取り組みをはじめ、社内コミュニケーションの活性化に成功したことで有名です。2017年に出版された「ヤフーの1on1―部下を成長させるコミュニケーションの技法」という書籍で話題となりました。この本をもとに導入する企業が増えたことが、1on1が重視されるようになった一因といえるでしょう。

「VUCA」時代に必要な強さ

現代は「VUCA（ブーカ）」時代と呼ばれることがあります。VUCAとはVolatility（変動性）、Uncertainty（不確実性）、Complexity（複雑性）、Ambiguity（曖昧性）の頭文字を取った言葉です。現代はこれらの要素が複雑に絡み合うため未来が予測しにくく、何が起こるかわからない状況にそなえて、企業にはあらゆる面での強化が求められます。1on1はその取り組みのひとつと捉えることができるでしょう。上司と部下のコミュニケーション強化は組織を強くします。

労働力の強化

昭和の時代までの仕事は単純作業が比較的多く、人海戦術でこなしていた側面があります。しかしあらゆる業界で機械化やIT化が進んだ現代では、単純作業が減った代わりに仕事が高度化・複雑化したといえます。マルチタスクをこなせることが必要だったり、論理的思考力やストレス耐性を強く求められたりすることが増え、従業員への要求レベルが上がったのです。これを補うためには、社内体制の整備やコミュニケーションを強化するなどの取り組みが必要です。また、出生率の低下により労働人口の激減が確実である中、企業は生産性を上げる必要に迫られています。

優秀な人材の確保

転職がタブー視されていた時代はとうの昔に終わり、珍しいものではなくなりました。前述した通り、労働力の強化が必要である現代では、優秀な人材の確保は企業における切迫した課題といえます。彼らの離職を防ぎ、職場に定着してくれるようにするためには、要望や改善点などを聞き取りフィードバックすることが重要です。職場の環境改善や課題解決は、すでに社内にいる優秀な人材をつなぎとめ、求人においても有利に働くでしょう。

1on1で得られる効果

これまで1on1が求められる背景をみてきました。では、1on1を実施することによって何が変わるのでしょうか。ここからは1on1を実施することで得られるメリット、デメリットについて解説します。メリットは多いですが、その分デメリットも多いです。しかしデメリットについては対策次第で回避できるので、あわせて説明します。メリットとデメリットについて理解し、1on1の効果をうまく引き出せるようにしていきましょう。

メリット

上司と部下の信頼関係の構築にはじまり、社内コミュニケーションの活性化や職場課題の把握、部下のモチベーション向上など、1on1を実施することで得られるメリットは多くあります。従来の評価面談や個別面談ではできなかった課題解決が見事に成功し、業務が円滑に回り出す可能性を秘めています。次項で詳しくみていきましょう。

コミュニケーション活性化による信頼関係の構築

高頻度で1on1をおこなうことにより、部下と上司のコミュニケーションが活性化します。部下にとっては、対話が増えたことで上司の人となりがわかり、心を開けるようになるでしょう。上司にとっても、部下の状況を定期的にヒアリングできたり、業務だけでは把握しきれなかったような部下の側面を理解できるようになったりします。上司と部下が腹を割って対話することで、通常業務だけでは成しえなかったレベルの信頼関係が構築でき、結果として仕事が円滑に回るようになるでしょう。

課題の把握や共有

悩んでいることや課題に感じていることを部下から率直に話してもらうことで、現場で今起きている問題や課題を把握できます。また、上司側からも「企業としての課題」を共有することで、部下に遂行させている業務の目的について認識をすり合わせることができます。認識のズレを防ぐことは、業務をスムーズに進めるための足掛かりとなるでしょう。

部下の成長と自立

1on1では「仕事に関することなら自由に話していい」としているため、部下からすると普段の業務では聞きにくいようなちょっとした困りごとでも質問できるようになります。1on1で話し合うことで、課題解決への気づきが生まれたり、部下が仕事で自走できるようになったりするといった変化が生まれるでしょう。これにより部下の仕事へのモチベーションアップも期待できます。また、中長期的なキャリア展望を部下に細かくヒアリングすることで、今後のキャリアを後押しするきっかけにしましょう。

評価への納得感

信頼関係ができることで、人事評価に対する納得感が部下に生まれます。従来の評価面談だけでは評価に完全に納得してもらうことは難しいところがありましたが、その点、密なコミュニケーションを取ることで信頼関係をつくる1on1では期待できるメリットです。

デメリット

1on1はうまく効果が出ると多大なメリットをもたらしますが、実施するにあたってデメリットも多くあります。意外なほど上司の負担が大きかったり、回数を重ねることにより目的意識が薄れて効果が低くなったりします。これらを回避するには、事前の対策が有効です。次項で具体的に解説します。

上司の負担増

スケジュール設定や質問の用意といった事前準備から事後のフィードバックまで、1on1は一人分実施するだけでも意外と工数がかかるものです。しかも、部下を多数かかえる上司だと部下の人数分の工数が掛け算で増え、さらに高頻度で開催を要求されます。つまり上司に相当な負担がかかります。このため、上司の本来の業務が後回しになってしまい、常に残業してこなす事態になることもあるようです。また、1on1の質が実施者である上司のコミュニケーションスキルに依存してしまうことも課題です。人によってはこれも負担と感じるでしょう。

話すことがない

1on1の回数を重ねると、上司も部下もお互い話すことがなくなることが考えられます。評価面談のように上司から部下への一方的な指導の場になったり、逆に単なる雑談の場となったりしてしまうこともあり得ます。このように本来の意義を失ったままで開催を繰り返すと、部下は1on1の時間を「意味ないな」「苦痛だな」などと感じて過ごすことになるでしょう。

効果が出るのが遅い

1on1に即効性は期待できません。定期的な開催を長く続けることでようやくうまくいくタイプの取り組みです。1on1の効果が出るまでに、規模が小さい職場で早くて3か月はかかるといわれています。規模が大きい職場の場合、効果を実感するのに1年～3年程度かかることもあるようです。上司側から「手間がかかるわりには効果が出ないじゃないか」という不満の声があがることもあるでしょう。

対策は？

これらのデメリットは事前に対策や工夫を講じることで解決できることが多いです。場合によっては人事部が1on1実施者（上司）に研修をおこなったり、従業員に対して1on1の実施目的を周知したりすることも必要になるでしょう。1on1の課題に対する対策を解説します。

テンプレートやツールの使用
負担増への対策です。事前情報の共有や実施後のフィードバックの効率化ができ、工数削減につながります。
研修をおこなう
スキル依存への対策です。会話や傾聴のテクニックを身に着けることで、相手への共感力を高めることができます。
アジェンダの作成
評価や雑談の場になってしまうことへの対策です。実施前に作成することで、今回の1on1では何について話すのが明確になります。
事前に質問を用意する
話すことがなくなることへの対策です。職場の課題は完全になくなったりはしないので、何かしら話すことはあるはずです。適切な質問で話題を引き出しましょう。
効果が出るのが遅いことを理解する
効果が出ることが遅いことへの対策です。1on1は効果をなかなか感じられなくても一定の間隔で継続しておこなうことが肝要です。つまり「早く効果を出す方法はない」ことを意識して地道におこなうしかありません。

メンターとの1on1もアリ

1on1は必ず上司と部下がやるものというイメージがありますが、実はそのような決まりはありません。部下側がどうしても萎縮してしまうようなら、メンターと部下で1on1を実施するのもいいでしょう。ただし、1on1は上司や先輩にあたるメンターと部下との縦のコミュニケーションを活発にすることが目的なので、同僚とのセッティングはNGです。

メンターという言葉を初めて聞いた方もいらっしゃるでしょう。メンターとは？役割や求められるスキル、メンタリングの手順を解説の記事では、メンターの役割、類似の制度との違い、メンターの見つけ方など詳しく解説しています。ぜひご覧になってください。

1on1の具体的なやり方

ここまで1on1の意味やメリット、デメリットについて解説してきました。では1on1は具体的にどのようにおこなえばいいのでしょうか。1on1はただ実施すればいいというものではなく、事前準備や事後のフィードバックなどやることが多く、それぞれのポイントでコツを押さえることが肝要です。具体的な実施方法を次項で解説します。

事前準備

事前準備は多岐にわたります。通常の面談と同じく開催場所を押さえスケジュール決めることからはじまり、1on1がスムーズにおこなえるように話題や質問の準備をしておくことも重要です。とくにプライベートな話題におよぶときには、部下が安心して話せるよう会議室を確保するよう気遣いが必要です。

スケジュールの設定

1on1は高頻度で開催するため、上司や部下に急な用事が入ってしまって設定した日時でおこなえない事態も出てきます。しかし、実施できない場合はキャンセルとせず、必ず日時を再調整して1on1を実施するようにしましょう。このとき、部下の業務が立て込んでいる時間帯に予定を入れない、業務時間外に実施しないなど、部下にとって納得のいくスケジュールを設定することが必要です。上司側が部下のスケジュールに合わせることが難しい場合もあるかもしれませんが、部下に無理をさせないよう注意し、すり合わせをしながら調整しましょう。

アジェンダの作成

1on1は「なぜ実施するのか」という目的意識をもって臨むことが肝要です。そのためには毎回アジェンダ（議題）を作成しましょう。大きく分けて次のテーマがあります。「部下自身に対する理解（体調や悩みごと）」「業務や職場の課題把握」「目標設定や業務方針の共有」「部下のキャリア支援」などです。今回話したいテーマをアジェンダとして事前に言語化しておくことで、1on1をよりスムーズに進めることができるでしょう。

話題や質問の準備

アイスブレイクの話題や部下に聞きたい質問を事前に整理して準備しておきましょう。ポイントは「部下が自ら発話できるような話題のチョイス」です。堅苦しくない雰囲気づくりを心がけ、部下の思いや言葉を引き出しましょう。具体的な質問の例を紹介します。

アイスブレイクの例
「休日の過ごし方は？」「あなたの趣味は？」などのくだけた話題からはじめるのも1on1では有効です。このような質問は部下の緊張を緩めたり、あなた自身に興味があるとアピールしたりする効果があります。ただしプライベートな質問をするときは、ハラスメント防止の観点から、個人的なことに踏み込みすぎないよう意識しましょう。
部下自身のこと
「最近の調子はどう？」といった質問の例があります。業務に関することだけではなく、本人の体調や様子も聞いてみましょう。とくに普段は言いだしにくいメンタルヘルス関連のことも、信頼構築に成功した1on1なら聞き取りができます。
業務課題の把握
「仕事で何か困っていることは？」「業務での要望はある？」といった質問の例があります。他の従業員がいるところでは切り出しにくい内容でも、1on1という1対1の場では相談してくれる可能性が大きいでしょう。
部下の成長について
「最近の仕事の進捗は？」「この会社でこれからやってみたいことは？」といった質問が考えられます。前者の質問は進捗状況の把握や目標設定が適切かどうかの確認に役立つでしょう。後者の質問は部下本人の中長期的なキャリアの展望を引き出す質問です。部下のキャリアデザインを後押しするきっかけにしましょう。

1on1の実施

1on1ではリラックスして部下が話せる雰囲気を作るようこころがけましょう。他の業務を圧迫させないよう、必ず決められた時間内に1on1を終了させるのも大切です。先ほど挙げた質問項目の例は多いですが、1回の1on1ですべて質問しなければいけないわけではありません。高頻度で開催するのですから、聞けなかったことは次回質問すれば問題ありません。また、1on1実施後はフィードバックする必要があるため、1on1の内容はメモを取りましょう。1on1用のテンプレートシートやツールの活用も有効です。

部下の話を聞く

1on1でやりがちな失敗ですが、上司ばかりが話したり、部下の話を遮ったりしないよう注意しましょう。1on1は「部下から上司へ思うことをなんでも言ってもらう場」だからです。上司が話す場ではありません。また、部下から話してもらうには、「まずはじっくり相手の話を聞く」「共感する」といった姿勢が必要です。これを実現するには「傾聴」と呼ばれる心理学の技法を取り入れることが有効です。傾聴にはコツがあり、日ごろから意識して他人の話を聞いたり、可能であれば研修でトレーニングをして傾聴のテクニックを身に着けたりするのも1on1に役立つでしょう。

2006年に経産省が提案した「社会人基礎力」という概念では、社会人に必要な要素のひとつに「傾聴力」を挙げています。社会人基礎力とは？必要な3つの能力と習得方法の記事で詳しく解説しているので、参考にしてください。

アドバイスは適切におこなう

1on1でアドバイスをするときには、少々工夫が必要です。経験の浅い部下の初歩的な質問には「それは△△すればいいよ」と具体的な答えを提示していいでしょう。しかし、経験を重ねた部下の成長を促すという観点からは、この答え方は適切でない場合もあります。すぐに答えを提示するのではなく、「自分ではどうすればいいと考える？」「過去の経験で似たようなことを解決したことは？」などと問いかけ、部下本人が考えるような流れをつくるのがいいでしょう。決まった答えを提示して指導することをティーチング、部下の中にある考えを引き出す手法をコーチングと呼びます。どちらが適切な手法であるかを見極め、場面によって使い分けることが必要となるでしょう。

コーチングとは？ビジネスでの意味や基本スキルを学ぶ方法、資格、仕事・受け方を紹介の記事では、コーチングの基本やメリット、デメリット、実際のやり方を詳しく解説しています。1on1の実施に向けて参考にしてください。

実施後の振り返り

1on1の実施後は毎回フィードバックをしましょう。やりっぱなしでは終わらず、振り返りをおこなうことがさらなるコミュニケーションの活性化につながります。1on1実施中に記録したメモを部下と共有し、コメントを残します。このとき、1on1用のテンプレートシートやツールを利用すると大変便利です。上手に活用し、次につなげましょう。

テンプレートシートやツールの使用

実施後のメモの共有とフィードバックは、事前準備と同様、人数分の工数がかかり時間をかけることになりがちです。しかし、1on1用のテンプレートシートやツールの使用により、作業の効率化を図ることが可能です。また、これらのシートやツールでは次回聞きたいことを部下に聞き取りする項目が含まれているものもあります。部下からみても、時間のあるときに書き込んで送信するだけで次回の改善につなげることができます。上司にとっても部下にとっても工数を減らすことができ、大変効率的といえるでしょう。

ポイントを押さえよう

これまで1on1実施における具体的やり方をみてきましたが、押さえるべきポイントはほかにもあります。会話テクニックや実施における心構えです。前項で解説しましたが、部下の話を傾聴することは1on1の大切なポイントとなります。また、部下に信頼してもらうためには、まず上司が部下のことを信頼することが肝要です。コミュニケーションの強化とは、うわべだけではなくもう一歩人間関係に踏み込むことです。そのために1on1は「仕事に関することならなんでも話してOK」と設定します。前向きなコミュニケーションを心がけましょう。

1on1初回のコツ

はじめての1on1では何を話せばいいのか上司も部下も戸惑いがちですが、信頼関係をつくるためには、今よりも部下に深くかかわるための一歩を踏み出さねばなりません。そのためのキーワードは「自己開示」です。何かしてくれた相手にお返しをしたいと思う心理現象を「返報性の原理」といいますが、自己開示をしてくれた相手に対しても返報性の原理が働きます。このような心の特性を理解し、部下が自分のことを話してくれるようにするために、上司の方からまず自己開示をしましょう。話題の具体的な例としては「この会社へ入ったエピソード」「自分の仕事への姿勢について」などです。「私はこうです。あなたは？」が対話のポイントです。

まとめ

1on1とは上司と部下が1対1でおこなう面談のことで、月1回や週1回といった高い頻度で開催するのが特徴です。日本ではYahooが1on1を取り入れたことで広まりました。1on1の主な目的は上司と部下における信頼関係の構築です。これを実現するためには、1on1を「仕事に関することなら自由に話してよい」場とし、部下に話をしてもらうことがポイントとなります。職場課題の把握や部下の自立を促せることが1on1のメリットですが、効果を感じるまでに時間がかかるので、じっくり取り組む必要があります。1on1の実施によって上司と部下のコミュニケーションを活性化させ、企業組織の強化を目指しましょう。