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受付前・挨拶・待機中など、面接受付時のマナーとは？

2024年01月26日

面接

はじめに

面接の準備といえば想定問答や身だしなみばかりが気になって、受付での挨拶でなんと言えばいいのかはおろそかになりがちなのではないでしょうか。面接は受付の前から始まっています。細部にも気を抜くことなく万全な態勢で面接に臨むためのノウハウをご紹介します。

面接にまつわるノウハウや対策方法を完全網羅！面接について困ったときはぜひ以下のリンク先記事を参考にしてみてください。

面接対策！完全マニュアル

受付時の挨拶の仕方は？

ここでは「受付の時になんて言う？」「挨拶の言い方は？」「最初はこんにちはでいいの？」といった、面接時の受付での挨拶についての疑問に答えます。受付に人がいる時いない時、また面接を受ける人が新卒なのか転職活動中なのかによっても言い方は変わってきます。それぞれのケース別に挨拶の例文を紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。

有人・無人で異なる受付の仕方

受付には担当者がいる有人受付と、いない無人受付があります。有人受付には総合受付と個別受付があり、総合受付は複合オフィスビルなどの受付を一括して1階のエントランス付近にある場合が多いです。どの企業を訪ねて来たのかを伝える際は「株式会社〇〇〇様」のように企業の正式名称に「様」をつけて申し出てください。個別受付での挨拶の仕方は後述します。

無人タイプの受付では、インターホンか内線電話が設置されているケースがほとんどです。それぞれに呼び出し用内線番号のメモや説明が用意されているので、その指示に従って呼び出し、受付を行います。

新卒の場合の挨拶例

新卒の就活生が受付をする際は、所属する大学・学部名をしっかりと伝えることが大事です。相手が面接官でなくてもマナーを守って笑顔でハキハキと話し、好印象につなげましょう。つい使ってしまいがちな「すみません」「あのー」はNGです。

以下で各パターン別の挨拶例文を紹介します。

有人受付（個別）の場合

「こんにちは（午前11時までなら「おはようございます」も可）。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇（フルネーム）と申します。本日は新卒採用面接に伺いました。〇〇部の〇〇様と〇〇時にお約束させていただいております。お取次ぎをお願いいたします」

無人受付の場合

「こんにちは。お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇（フルネーム）と申します。本日は新卒採用面接に伺いました。採用担当の〇〇様と〇〇時にお約束させていただいております。よろしくお願いいたします」

中途・転職の挨拶例

中途採用や転職希望者の場合、名乗るときに所属を言う必要はありません。中途採用や転職希望者が受付で挨拶をする際は特に言葉遣いやマナーに気を付けましょう。新卒なら「まだ学生だから」と大目に見てもらえることでも、中途採用や転職希望者となると「社会経験があるはずなのにそんなこともできないのか」と大きな失点につながりかねません。

有人受付（個別）の場合

「こんにちは。本日〇〇時からの中途採用面接に伺いました〇〇〇〇（フルネーム）と申します。〇〇部の〇〇様にお取次ぎを願います」

無人受付の場合

「こんにちは。お忙しいところ恐れ入ります。〇〇〇〇（フルネーム）と申します。本日は中途採用面接に伺いました。採用担当の〇〇様と〇〇時にお約束させていただいております。よろしくお願いいたします」

担当者名がわからない場合

応募先企業からのメールなどに採用担当者名が記載されておらず、受付で誰を呼び出したらいいかわからないケースもあります。そういう場合は「採用ご担当者様」と言えば大丈夫です。

「こんにちは。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇（フルネーム）と申します。本日は新卒採用面接に伺いました。採用ご担当者様と〇〇時にお約束させていただいております。お取次ぎお願いいたします」

受付がない場合

受付がない企業も中にはあります。また営業中の店舗などで面接が行われる場合も受付はありません。その場合は付近にいる人に声をかけて取次ぎをお願いします。ポイントは「お仕事中恐れ入ります」「お忙しいところ失礼します」といった言葉を添えることです。「どうせ採用担当者ではないから選考には関係ないだろう」などと考え、現場の従業員の方に横柄な態度を取るのはもってのほかです。礼儀を忘れずに臨みましょう。

「お仕事中のところ恐れ入ります。本日〇〇時に中途採用面接のお約束をさせていただいております〇〇〇〇（フルネーム）と申します。お手数をおかけしますが採用担当の〇〇様にお取次ぎいただけますでしょうか」

面接の何分前に到着して、受付するのが理想？

面接に遅刻は厳禁です。遅刻を防ぐためにも、面接会場の建物の近くや最寄り駅には、15～20分前くらいに着くようにすると良いでしょう。早すぎるのでは？と思う人もいるかもしれませんが、電車の遅延などの予期せぬ事態に備えましょう。ただし、早く着いたからと言って10分以上前に受付をするのは控えましょう。企業や、採用担当者にも都合や他の業務があります。最適な受付時間が来るまで近くのカフェなどで待機しましょう。

また、遅刻した時の対応などはこちらの記事面接に遅刻しないために読む記事～遅刻しそう/したときの対処法に詳しく解説されているので参考にしてみてください。

次に、実際に受付をするタイミングを見てみましょう。

オフィスビルに入居している企業の場合

オフィスビルへの到着は15～20分前、受付は5～7分前が理想です。到着したらまずビルの何階に目的の企業が入居しているか、エレベーターはどこに何基あるのかを確認します。そして身だしなみの最終チェックをして時間が10分前を切ってから受付に向かいましょう。受付時には、総合受付で取り次いでもらう場合と、企業が入居しているフロアに上がって受付をする場合とがあるので、事前に確認を済ませ、指示通りに受付をしましょう。面接会場が高層階にある場合は、エレベーターの混雑が予想されるので総合受付は早めに済ませておくと安心です。

自社ビルを持っている企業の場合

会場到着は10分前くらい、受付は５～７分前くらいが理想です。自社ビルの場合、応募先企業の社員や従業員が近くで休憩している場合もあるので、受付に向かう時刻までは建物やエントランスからは離れて待ち、受付直前にビルに入るようにしましょう。同様に、ビル内のトイレは採用担当者はじめ応募先企業の社員が使っている場合があるので、はち合わせしないように身だしなみのチェックはビルに入る前に済ませておきます。受付が無人だったり受付がなかったりしてもあわてないで済むように早め早めに行動しましょう。

受付前の注意点

面接は受付前のマナーから見られています。会場の建物に入る前に身だしなみを整えておいたり、受付で応募書類の提出を求められて慌ててしまわないように事前にカバンの取り出しやすいところに書類を入れておいたりと、準備すべきことはいくつかあります。注意点をおさらいしておきましょう。

また、面接時の身だしなみについてはこちらの記事面接の服装｜印象UPできるスーツやアイテムのマナー【男女別画像あり】、就活の髪型はどうする？前髪のポイント、おすすめヘアも紹介で詳しく解説されているのでぜひ参考にしてください。

受付前のチェックリスト

こちらのリストはすべて建物に入る前に済ませておくべきポイントです。

CHECKポイント

コートなどの上着は脱いで手に持つ
身だしなみを整える
トイレは済ませておく
応募書類は取り出しやすいところに移動させる
携帯電話の電源は切っておく
イヤホンなどは外す

また、雨が降っていた場合、傘をきちんと畳むのはもちろんのこと、カバンや服についた水滴で書類や建物の床を汚さないよう、ハンカチで拭いておきます。

待機中のマナーも見られている！

受付完了後から、面接の順番が来るまで待機している時のマナーも、面接の一部としてチェックされていると考えたほうが良いでしょう。受付の後、待機室に案内してもらった場合には感謝の言葉を忘れずに、また廊下ですれ違った人にも会釈をすることで好印象を与えることができます。待機中はどのようなことに気を付けたらいいか、順に見ていきましょう。

待機中は姿勢を正して静かに待ちましょう

待機室でなくロビーで待つ場合も、姿勢を正して呼ばれるのを待ちましょう。廊下で立ったまま待機する場合は通行の邪魔にならないよう壁際に寄ります。知り合いを見つけたとしても、呼びかけたり話をしたりせず、会釈をするにとどめましょう。

また面接の本番直前で、緊張しない人はほとんどいないでしょう。不安な方はこちらの記事緊張せずに面接に臨むための対策法について徹底解説！を参考にしてみてください。

待機中のNG項目

携帯電話をいじる
本や新聞を読む
貧乏ゆすりをする
カバンをテーブルの上に置く
キョロキョロとあたりを見回す
足を組む、だらしなく座る

待機室では面接に備えて企業についての資料に目を通すなどしながら静かに待ちましょう。飲み物などを出されたら「恐れ入ります」とひと言添えます。すべてのスタッフに敬意を持って接することが大切です。

帰りの挨拶も忘れずに！

面接終了後も、建物を出るまでの様子は見られています。そのことを意識して、受付を素通りせずに会釈などの挨拶をしましょう。受付担当者が忙しそうでなければ「ありがとうございました」とひと言添えるのもいいでしょう。出入り口・エレベーターホールまで、採用担当者や案内係が誘導してくれる場合もあります。最後までしっかり挨拶をしましょう。途中ですれ違う人にも必ず会釈をします。建物の外に出るまで携帯電話は出してはいけません。

また、退室するときの詳しい流れはこちらの記事面接の入室・退室マナー【集団面接・Web面接も解説】で詳しく説明されていますので参考にしてみてください。

まとめ

受付で挨拶をする前から選考が始まっていると考えると「大変だなあ」と感じる人もいるかもしれません。しかし、ここに書かれていることは就職活動や転職活動に限ったことではなく、社会人として当たり前のマナーばかりです。就職活動はそのマナーを身につけるチャンスと考えてはどうでしょうか。受付担当者にもきちんと挨拶をするというような、自分の周囲の人すべてに対する敬意を忘れない姿勢はきっと人生の糧になります。大事なポイントをしっかり押さえて就職活動や転職活動を成功させましょう。