2024.02.09

ChatGPTで業務改善｜ビジネス活用法6選

はじめに

ChatGPTを日々の業務に組み込むことができれば、煩雑で複雑な業務を効率化でき、より重要な業務に時間をあてられます。この記事では、ChatGPTとは何か、どのような使い方ができるのかをわかりやすく解説します。

ChatGPTのビジネス活用法

ビジネスにおいて時間は最も貴重な資源ですが、その資源を有効活用し、さまざまな業務を効率的に遂行するためにChatGPTは活躍します。
たとえば、入力した質問への回答・情報のリサーチ・アイデアの提供・文書作成・プログラミングの補助・SNSの運用と管理など、そのサポートは多岐にわたります。

①：リサーチ

情報はビジネスの基盤ですが、その情報をインターネット上から的確かつ正確に探し出すのは、多くの時間と労力を消費します。
ChatGPTを活用することで、リサーチにかかる時間は大幅に削減できます。また、必要な情報を探し出し提供するだけでなく、専門的な内容であってもわかりやすく要約したり、データの分析や解析を行ったりすることも可能です。

膨大な情報を要約する

インターネット上から収集した膨大な情報をすべて読破するには、非常に多くの時間を要します。
ChatGPTは膨大な情報から要点を抽出し、短い文章にまとめてくれるため、短時間で必要な情報だけを手軽に把握できます。また、文字数の指定や文章をポイントに分けて要約しすることも可能です。以下で具体例を紹介します。

データ分析を自動化

データ分析はビジネスにおいて重要な役割を果たしますが、専門的な知識が必要で時間もかかります。
ChatGPTは複雑なデータを理解したうえで結果をわかりやすく解説し、データの分析も自動で行うため、分析に費やす時間を大幅に削減できます。たとえば、顧客の声を集計・分析し、商品やサービスの改善点を発見するという使い方が可能です。以下で具体例を紹介します。

②：顧客対応

ビジネスにおいて顧客対応は重要な役割を果たしますが、その一方で多くの時間と労力がかかる業務のひとつです。
ChatGPTは、ユーザとのコミュニケーションの自動化やEメールの作成支援など、顧客対応におけるさまざまな業務を効率化します。これにより、多くの顧客への対応や、よりよいサービスの提供に集中することが可能です。

顧客からの質問やクレームに対する返信を考える

ChatGPTでは、顧客からの問い合わせやクレームに対する返信内容のチェックや異なる言い方に書き換えてもらうこともできます。
以下で具体例を紹介します。

Eメールの作成支援

ビジネスにおいてEメールの作成は避けて通れない業務ですが、不適切な表現はないか、敬語は正しく使用できているかなど、気を遣わなければならない点が多くあります。
ChatGPTは、Eメールにどのような内容を書きたいのかを伝えると、それをもとに適切な文面を迅速に作成することが可能です。
以下で具体例を紹介します。

③：アイデア提案・ブレインストーミング

よいアイデアが生まれれば、ビジネスは大きく前進しますが、何もないところから斬新かつ新しいアイデアを思いつくのは容易ではありません。そのようなときにも、ChatGPTは新たな視点からのアイデア提案やブレインストーミングの活性化を支援します。

新たな視点からのアイデア提案

ChatGPTは、人間では思いつかなかった新たな視点から独創的なアイデアを提案します。常に現実的で新しいアイデアを出してくるとは限りませんが、複数の視点から提案するように指示できるため、視野を広げ、新たな可能性を発見するきっかけになります。
以下の具体例では、7つの角度からアイデアを出す手法である「SCMPER法」をプロンプトに組み込みました。

ブレインストーミングの活性化

複数人でアイデアを出し合う方法として代表的なのはブレインストーミングですが、人間だけでは思考が偏ってしまったり相手の意見や主張を尊重してしまったりなど、うまく進行しないことは少なくありません。
人間とのブレインストーミングでは、互いに意見を述べあいながら時間をかけて行いますが、ChatGPTに「アイデアを10個出してください」のように伝えれば、瞬時にアイデアを発散することが可能です。以下から具体例を紹介します。

④：文書作成

ビジネスにおいて文書作成は必須のスキルですが、手間と時間がかかる作業でもあります。
ミーティングの議事録作成からプレゼンテーションの作成支援まで、ChatGPTは多岐にわたる文書作成をサポートしてくれるため、より重要な業務に集中することが可能です。

ミーティングの議事録作成

ミーティングは必要不可欠ですが、議事録を作るには時間も労力もかかる業務のひとつです。そこでChatGPTにミーティングの内容を入力すれば、それをもとに議事録を作成してくれます。以下で具体例を紹介します。

プレゼンテーションの作成支援

プレゼンテーションの作成も重要な業務ですが、その内容を考え、整理し、プレゼンテーションにわかりやすくまとめるのは容易ではありません。そこで、伝えたいことをChatGPTに入力すれば、それをもとに鮮やかなプレゼンテーションを作成します。
たとえば、VBAコードで出力してもらったものをパワーポイントで読み込むことで準備にかかる時間を減らし、より効果的なプレゼンテーションの作成が可能です。
以下で具体例を紹介します。

※以下はパワーポイントでVBAコードを読み込ませたもの

⑤：プログラミング支援

ビジネスのデジタル化が進む現代では、プログラミングスキルが求められる機会が増えました。しかしプログラミングの習得は難しく、言語にもよりますが習得に非常に長い時間がかかることもある分野です。 ChatGPTはプログラマーが書いたコードのチェックやそのコードがどのように動くのか、コード内のバグやエラーを特定し修正の提案をするなどのサポートを行います。また、プログラミング言語を学ぶためのチュートリアルの紹介、アドバイスの提供といった支援も可能です。

コードの生成とチェック

プログラマーは正確なコードを書くことが求められますが、どれだけ確認を行っても人為的なミスは起こってしまうものです。ChatGPTに書いたコードを入力すれば、それがどのように動くのか理解し、コード内のミスや修正のためのコードを提案します。 以下で具体例を紹介します。

プログラミング学習の支援

プログラミングを学ぶことは、デジタル化が加速する昨今においては非常に重要です。しかし、独学での習得は難しく挫折してしまうことも少なくありません。
ChatGPTは学習中の疑問に答えたり、新たな知識を提供したりすることも可能で、より効率的にプログラミングを学べ、ビジネスの可能性を広げることができます。
以下で具体例を紹介します。

⑥：SNS管理

今やビジネスにおいてSNSの管理は欠かせない要素となりましたが、適切な投稿を毎日考え、作成するのは簡単なことではありません。
そこでChatGPTはSNSの投稿作成をサポートし、SNSの管理をより効果的で効率的なものにします。今まで作成に費やしていた時間をより多くの人々とコミュニケーションを取ることにあてられ、ブランドや企業のファンを獲得する機会を増やすことが可能です。

SNSの投稿作成支援

ChatGPTでは、SNSに投稿するアイデアの提案やトピックの提供、ターゲット層に合わせた文章作成、ソーシャルメディアにおけるトレンドに沿ったコンテンツ作成のアドバイスなど投稿内容の創作をサポートします。
以下で具体例を紹介します。

ChatGPT活用の注意点

ChatGPTは多くのビジネスシーンで活躍しますが、その一方で注意も必要です。
とくに、セキュリティ対策は重視すべきポイントです。ここでは、ChatGPTを使う際に知っておくべき安全対策について詳しく説明します。

セキュリティ対策方法はある？

ChatGPTのセキュリティ対策はどうなっているのか、と疑問に思うかもしれません。ChatGPTでは、パスワードの設定や2段階認証の導入など、基本的なアカウントセキュリティ対策を行えます。 ただしChatGPTに個人情報や機密情報を入力しないなど、自身での情報管理も重要です。
これらの対策をしっかりと行うことで、比較的安全にChatGPTを活用することができますが、情報漏洩リスクがなくなるわけではないので注意が必要です。

法人向けのChatGPTを導入するメリット

法人向けのChatGPTの導入は、ビジネスの効率化を実現します。 文書作成やメール対応、さらにはプログラミングの支援まで、ChatGPTはさまざまな業務をサポートし、ChatGPTは作業時間を削減し、より高品質な業務の実現が可能です。 また、昨今では情報漏えいリスクを懸念して法人向けのChatGPTを導入する企業も増えています。
株式会社セラクが提供するNewtonXではChatGPTをAPI経由でご利用いただけるため、OpenAI社の再学習に活用されません。あらかじめ設定した個人情報や入力禁止ワードを自動検知するので、コンプライアンス違反を起こすリスクも軽減できます。
法人向けのChatGPTの導入を検討しているかたは、ぜひご活用ください。

まとめ

この記事を通じて、ChatGPTの活用により業務が効率化され、ビジネスが新たな次元へと進むことが明らかになりました。
時間という最も貴重な資源を最大限に活用し、ビジネスをさらなる高みへと引き上げるための鍵となるのが、ChatGPTの活用です。これからもChatGPTをパートナーとして、業務の効率化に役立てていきましょう。

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