グループウェア
読み方：グループウェア
グループウェアとは
グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを補助し、業務効率化を図るソフトウェアです。専用ソフトウェアをダウンロードするオンプレミスタイプと、ブラウザなどでログインし使用するクラウドタイプが存在します。最近では後者のクラウドタイプが主流となっています。
メリットとして、チャット機能で速く正確な情報を共有し、業務の効率化を図ることやコミュニケーションの円滑・活性化を促進できます。やり取りや発信内容が文字で残るため、情報の取りこぼしも軽減できます。
ファイル共有機能では会議資料データを出席者全員に共有し、ペーパーレス化を図ることもできます。
導入に費用がかかることはもちろんですが、従業員に活用を促し社内に浸透させるため、レクチャーの時間を取り使用方法の説明と日常的なサポートを行う必要があります。
グループウェアの主なサービス
- Microsoft Office 365
Microsoft社が提供するグループウェアです。Officeアプリケーションを効率よく使用でき、複数デバイスから最新の状態で作業が可能です。 - G Suite
Google社が提供するグループウェアです。Gmail、スプレッドシート、ドキュメントをはじめ、オンライン会議ができるGoogle Meetなどが備わっています。個人向けの無料プランでも同じ機能を使えますが、ビジネス版では独自ドメインでの運用ができます。 - Quip
セールスフォース・ドットコムが提供するグループウェアです。文書、スプレッドシート、チェックリスト、チャットをスレッド化して利用できます。マルチデバイス対応で、ログインができれば端末を問わず接続できます。Salesforceとの情報連携も可能で、Quip上でSalesforceのデータを確認・編集できるため、書類作成や管理の効率が上がります。
グループウェアの関連語
- 社内SNS
グループウェアと類似したものとして、「社内SNS」というツールがあります。社内コミュニケーションに特化しているものが主流で、従業員間の連絡を社内SNSで行い、職場環境の改善が狙えます。顧客とのコミュニケーション向けに展開されているサービスもあり、そのプランで品質向上を図るという戦略もできます。グループウェアや社内SNSは魅力的な機能が多いですが、運用管理の失敗リスクも大きいことが課題です。失敗を避けるためには、コミュニケーションの改善や部署内の情報共有の促進目的など、最終目的をしっかりと定めて運用を始めることが大切です。
