はじめに
DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉が日本社会に広まって以来、その重要性は日々高まり続けています。企業の競争優位性持続のためにはDXが不可欠であり、特に人事分野においては推進が強く求められています。
本記事では人事DXとは何か、なぜ必要なのかをご説明するとともに、人事DX推進のポイントや進め方なども併せて解説します。
人事DX（デジタルトランスフォーメーション）とは
人事DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、「人事領域におけるDX」のことです。HR（ヒューマンリソース）DXとも呼ばれ、HRは「人的資源、人材」を意味し、DXは『デジタル技術を活用し、ビジネスにおける変革を実現する取り組み』を指します。
人事DXの目的は、重要資源である自社人材の能力を活かすことにあります。人事部門にデジタル技術を取り入れ管理業務の効率化を図るのも目的の一つですが、人材をHRデータに基づき有効活用し、組織変革につながる戦略的な部門への転換を図ることこそ人事DXの本質です。
従来の管理業務やオペレーション業務といった後方支援型から、「ヒト」と「経営戦略」を結ぶ戦略型へと人事部門が転換することで、従業員のエンゲージメント向上や企業の業績向上に結び付き、ひいては個人・組織の変革にもつながります。
人事DXが求められる理由
デジタル競争の激化や多様化する労働形態、少子高齢化による深刻な労働力不足といったビジネス環境の変化は、企業経営にも多大な影響を与えています。先行き不透明な時代のなかで企業が存続し続けるには変化に対応できる強い組織作りが必須であり、そのための戦略的な役割がこれからの人事に求められます。
組織内の人間がうまく機能できる仕組みを作り、企業理念やビジョンを浸透させ、デジタル技術とHRデータを存分に活用した適切な採用・育成・配置を実施できるよう、人事DXが重要視されているのです。
人事DX推進のポイント
人事DXを推進するためには、以下２つのポイントを押さえることが重要です。
人事業務のデジタル化
人事DXを進めるにあたり人事部門に存在する紙ベースの作業やアナログ業務は、可能な限りデジタルツールまたはシステムに置き換える必要があります。タイムカードで行っている勤怠管理、印刷や封入が必要な書類送付、煩雑な行政手続きや年末調整業務など、デジタル化可能なアナログ業務・定型業務は幾多もあるはずです。これらアナログな部分をデジタル化することで、人事担当者の手間と負担は軽減され人為的なミスが減り、作業の処理スピードを高めることができます。またデータの一元管理が可能になり、情報の重複や断片化を防ぐとともに、組織間の情報共有やコミュニケーションも円滑になるでしょう。
業務のデジタル化はペーパーレス化の実現にも有効です。ペーパーレス化の実現はテレワーク・リモートワーク推進につながり、働き方改革への取り組みにも役立ちます。
ピープルアナリティクスの活用
ピープルアナリティクスとは収集されたHRデータを分析し、そのデータを採用・配置・育成・評価といった人事施策に活かす取り組みです。従来の主観や経験に基づいた意思決定ではなく、データに基づいた客観的な判断によって、効率的かつ精度の高い意思決定を可能にします。
例えば採用活動においては応募者のスキルや志望動機、質疑応答の内容といった情報と、自社従業員の分析データから共通するポイントを見つけ出し、将来的なパフォーマンスや離職の可能性まで予測することができます。自社で長きにわたり活躍してくれる人物かといった判断や合否判定にも役立つでしょう。
ピープルアナリティクスの活用は人事における意思決定の透明性と公平性を担保でき、また従業員の満足度や組織への信頼度を高めるという相乗効果をもたらします。
人事DX推進を阻むさまざまな原因
人事DXの重要性を把握していても、実際のところ人事DXを導入しうまく進んでいるという企業は少ないのではないでしょうか。ここでは人事DX推進を阻む原因を見ていきましょう。
DX人材が不足している
人事部門に限らず、企業や組織内でDXが進まない理由は、そもそものDX人材が不足していることが原因として挙げられます。DX人材は単に、ITに知見のある人材を探せばよいというわけではありません。自社に必要なツールやシステムを見極め開発・運用するための知識、全社的な変革をリードできるマネジメント力などの条件を備えた人材こそ、DX推進プロジェクトを任せるにふさわしいといえます。
人事DXを早急に進めるにあたり社内に最適な人材がいない場合は、DX専門のコンサルティング会社に委託するのも一つの手段です。ITと企業のDX課題、両方に精通しているコンサルタントが知識と経験を活かし、最適なソリューション選定や効率的なシステム移行のための提案・アドバイスを行ってくれます。ただしコンサルティング会社を利用する場合もDX人材の育成は並行して行いましょう。社内でDX人材が育てば将来的な内製化につながり、ノウハウの蓄積や外注コストの削減、セキュリティ体制の強化といったメリットが生じます。
既存の業務でDXまで手が回らない
人事部門の領域は幅広く、業務も多岐にわたります。給与計算や勤怠管理、中途採用や法改正への対応など通年の業務に加え、新卒採用や夏季冬季の賞与、人事異動や年末調整など季節性の業務もあり、年間を通しスケジュールがしっかりと組まれています。通常業務でも手が足りないというところに人事DX推進の指令が下ったとしても、なかなか対応できず後回しになってしまうのが現実です。
人事DXを推進するには人事部門だけでなく他部門からも協力を仰ぎ人事DX推進に関わる人材リソースを確保し、また推進担当者の既存業務量を見直すなど、負担を軽減する工夫も必要です。
予算が十分でない
人事DXを進める場合、既存システムを刷新し新たなツールやシステムの導入費が必要になり、またそれに伴う開発費・運用費もかかります。新たなシステム・ツールを導入すれば従業員がそれを適切に使えるよう、社員研修やマニュアル整備といった教育費も必要であり、DX人材に委託する場合はコンサルティング費も予算に入れねばなりません。このように人事DXを推進するためにはさまざまなコストが伴い、予算の捻出が難しいという企業もあるでしょう。
予算を確保するためには、経営陣に対し将来的なビジョンを具体的にイメージしてもらうことが重要です。人事DXで人事や組織の未来はどうなるか、どのような効果がみられ、どれくらいのコストカットが見込まれるか、経営陣を納得させるだけのビジョンをしっかりと説き、十分な予算確保に努めましょう。現在は国や政府が企業のデジタル化やDX促進のため、補助金や助成金といった形で積極的な支援策を講じています。補助・助成を受けることでDX推進における予算面の負担を多少なりとも和らげることができるため、活用することをおすすめします。
業務変化を望まない人もいる
改善・改革・新たな取り組みには、抵抗や反対する勢力も一定数存在します。新しいツールやシステムを使いこなせる自信がない、現在のやり方でも不自由はないため無理に変える必要性を感じないなど、これまでの業務のやり方がガラリと変わることに心理的な抵抗を感じる人も少なくないでしょう。
こうした意見には相手の立場や気持ちを理解したうえで、不安を取り除いていくことが大切です。なぜやり方を変える必要があるのか、業務に変革を起こす意義やメリットなどプロジェクトの取り組みを全社へ細かく発信し続けます。人事DXは人事部門だけでなく組織全体で取り組むものという意識を持ち、全社を巻き込んでのコミュニケーションを徹底させることが人事DX推進成功のカギともいえるでしょう。
失敗のない人事DXの進め方
人事DXを進めるには、適切な手順に沿いかつ計画的に進めることが成功への近道です。ここでは手順を4つに分け、それぞれわかりやすく解説します。
目的の明確化と計画
人事DXを導入するにあたり、まずはその目的を明確にすることから始めます。目的によって導入すべきシステムやツールの選択も変わってきます。単なる「デジタルの導入」だけに留まらないよう、どのような効果を求めるのか、どのプロセスを改善したいか、必要なリソースやスケジュールといったことを精査し、目標達成に向け綿密な計画を立てましょう。
またこの目的や計画は人事部門や一部の担当者のみで設定するのではなく、現場や経営層、組織全体で共有し取り組むことが重要です。
現状分析と課題の特定
次は現状の業務フローや既存システム、職場環境や組織文化といったものを分析し、自社が抱える人事課題の特定を行います。
採用・育成・配置・定着などどの部門に課題を感じているか、どのようなデータが不足し必要なのか、課題の規模・深刻度は問わずに洗いざらい抽出してみましょう。
現状を把握し課題が具体的になれば、おのずと適切な解決への糸口をつかむことができ、人事DXの方向性がより明確になるはずです。
解決策の検討と実施
現状の課題が明確になったあとは、それぞれの課題に対する解決策を検討します。課題に対応するシステムやツールの導入は解決手段の一つですが、すべての業務においてシステムやツールを刷新すればよいというわけではありません。削減もしくは改変できる業務プロセスやフローの見直しもまた、解決への重要なポイントです。さらに既存システムとの整合性やカスタマイズ性といった面も考慮に入れねばなりません。
必要な部分に必要なものだけを取り入れることが、無駄なコストやリソースをかけず比較的スムーズに人事DXを進めることにつながります。
効果測定と継続的な改善
人事DX導入後は定期的なモニタリングによってその効果を測定し、パフォーマンスを評価します。当初掲げた目標に対する達成度を検証し、どの部分で改善が必要か、施策の見直しや解決策を検討します。
継続的にPDCAサイクルを回すことで改善はさらに進み、より当初の目標に近づけることができるのです。
まとめ
多様化する労働形態や労働力不足など多くの問題が絡まり、人材という資源がますます貴重になっていくなか、自社に長く留まってもらうためにも人事DXを進めることは急務であるといえます。単純な業務効率化に留まることなくHRデータを有効活用し組織変革につなげるという人事DXの本質を手に入れるためには、人事DXの構築を自社内で行うのでなく、DXを専門とする企業へ任せるのがおすすめです。
セラクグループは人事DXの導入・定着サポートから、運用人材の継続的な派遣まで、さまざまな支援を行っています。DXに関するお悩みがございましたらぜひご相談ください。
