インテージ・アソシエイツは、「磨き上げられた専門力と柔軟な対応力で最適解を導き出しインテージグループの未来を共につくる」という基本方針にもとづき、インテージグループのコーポレート業務を担うシェアードサービスカンパニーです。その業務は人事や経理、健康管理に留まらず、各種マネジメントシステムの認証取得支援や障がい者雇用支援、ファシリティーマネジメントなど多岐に渡ります。
今回は人事サービス部人事支援グループの栗林 徹様と前田恵美様、北川貴子様、髙橋亮様に、統合人事システム『COMPANY（R）』導入の取り組みについてお話を伺います。
旧システムの保守満了にあわせて人事システムを刷新
当社はインテージグループのコーポレート業務を担っています。会社ごとではなく業務ごとにチームで担当する体制であり、人事サービス担当者23名が『COMPANY（R）』を利用して、8社の給与と14社の人事情報を管理しています。
『COMPANY（R）』導入前は、スクラッチ開発したWebシステム、福利厚生関連を管理するために導入したグループウェア、入社手続きや年末調整は別管理というように複数のシステムやツールを併用していました。また、雇用形態によってシステムにアクセスできない従業員が存在する、一部の社内申請はデジタル化されておらずアナログ管理している、といった状態でした。その結果、ユーザビリティが損なわれ、管理だけでなく従業員の利用も煩雑になってしまっていたといえます。
そこで2021年に、利用していたオンプレミス型システムの保守期限満了を控えたタイミングで、バージョンアップだけでなく新システム移行も視野に入れて、最適化を目指した検討を進めることになりました。検討の大きな理由は、従来のシステムでカスタマイズの際に外注していたアドオン開発の費用と時間です。そのほかにも、連携されていないシステムが多いことで生じる登録更新作業時のミスや漏れリスク軽減、煩雑になってしまっていた業務フロー改善といった目的もありました。
検討の際には5製品ほどが候補にあがっていたのですが、『COMPANY（R）』を導入して人事管理と給与計算、それに関わるWebサービスや申請、年末調整といった機能を統合することに決定しました。パッケージ機能が豊富でカスタマイズ不要、バージョンアップが無償のため数年ごとの大規模な費用発生を避けられる、グループ利用を想定した機能が用意されている、といった点が決め手でした。
導入前には想像しにくい社内運用の難しさ
システムの移行を検討する際には、機能面だけでなく業務効率も勘案する必要があります。今回の『COMPANY（R）』導入によりペーパーレス化が進み、ユーザビリティが改善されたことでエンドユーザの満足度は向上しましたが、業務効率は期待したほど伸びませんでした。これは、効率的な運用に『COMPANY（R）』の専門知識を持つ人材が必要なためであり、社内リソースだけでは短期間で解決できない問題です。
また、当初は社内人材だけで『COMPANY（R）』を管理する予定でしたが、実際に運用を開始した後で想定外の課題がいくつも見つかりました。導入プロジェクトは管理職を中心とした少数で進めていたため、手が足りずに管理職がこの課題対応に追われてしまうという運用体制も問題でした。対応を社内の別メンバーに任せようとしたのですが、理解の浅いシステムに関する課題をWHIのサポートと協力して解決するというのは難しく、結果として課題対応の速度を落とすことにつながってしまいます。そこで、外部ベンダに相談することに決定しました。
4社ほどのベンダに相談させていただいたのですが、セラクさんにお願いした決め手は、契約時から柔軟に対応していただいたことと、『COMPANY（R）』開発元のWHI社と取引があり専門的な知見を備えていた点です。
外部ベンダと協力するメリット
セラクさんにご協力いただいて、一番変わったのは課題への対応速度ですね。業務フローをアジャイルに近い形に改善したこともあり、課題対応を社内リソースだけで対応していた時には月あたり1~3件だったところ、ご協力後は4~5件へ約2倍高速化できました。また、改善改修時の設計方針を固める際には他社事例を紹介いただいており、要件や運用検討の際に参考にさせていただいています。設定作業やテスト検証、本番検証といった部分を任せられるため、社内担当者が上流工程に注力する時間を確保できました。
当社の担当者もセラクさんと一緒に業務に携わるなかで、『COMPANY（R）』のさまざまな機能について知る機会もできましたし、成長できていると感じています。
また、現在は当社で固めた要件に対しての設定・検証作業、および当社がやりたいことをお伝えした際の調査サポートを中心にお願いしていますが、今後はセラクさんの知見を活かして設計段階から積極的に提案いただければありがたいです。
今後もさまざまな変化に伴ってご協力をお願いさせていただくかもしれません。このような場合に、活用支援を通して当社業務や管理データについて知っていただくことで、当社にマッチしたアドバイスをいただけるというのも、外部ベンダさんにご協力いただく魅力ではないでしょうか。
COMPANYを積極的に活用するための社内体制とは
当社は『COMPANY（R）』を導入してまだ3年程度ですが、これから運用の外部委託を考えている場合には、我々の事例が参考になればと思います。
まず、現場の実務対応をセラクさんにお願いする際に、さまざまな課題や社内の要望を整理してセラクさんの担当者と協力できるユーザ企業側の部隊が必要です。次に、ユーザ企業の期待と実際にベンダが可能なことのギャップを埋めるため、自社の目的や役割分担についてしっかりと整理してから、外部ベンダに相談した方がスムーズに進むはずです。
ほかに、社内担当者選びは、人事に関する知識や経験の多さだけでなく、ITリテラシーや新しく導入するシステムに対する好奇心の高さに着目すべきだと思います。
人事システム担当者には人事関係の知識を持つ人材が最適だと考えがちですが、『COMPANY（R）』で処理する内容に詳しくても、必ずしも活用に繋がるとは言えません。どちらかというと具体的な活用イメージを持てる方がユーザ企業内で主導的な立場に立ち、セラクさんのようなイメージを形にする技術や知識を持つプロにご協力いただく、といった体制を構築することで、『COMPANY（R）』をさらに活用できると思います。
| お客様プロフィール | |
|---|---|
| 企業名 | 株式会社インテージ・アソシエイツ |
| 所在地 | 東京都千代田区神田練塀町3番地 インテージ秋葉原ビル |
| 事業内容 | シェアードサービス事業 |
| 公式サイト | https://www.intage-associates.jp/ |
