はじめに
働き方改革の推進や、新型コロナウイルス感染症の影響もあり、テレワークを導入する企業は増加しています。テレワークは企業や社員双方に様々なメリットをもたらすと言われる一方、テレワーク環境を構築する情シス担当者にとっては、環境整備やセキュリティ面での不安、サポート面での対応など、課題は尽きません。今回は実際にテレワークをやってみて分かったことや困ったこと、テレワークをうまく行うための方法をご紹介します。
テレワークあるある、お困り事例
「情シス担当者」から見るテレワークのあるあるや困りごとを見てみましょう。
【環境編】
パソコン環境、ネットワーク環境が整っていない
急なテレワーク実施のため、全社員分のテレワーク用パソコンを全て揃えるのが難しい。自宅にインターネット接続環境を持たない社員がいるなどテレワークできる人とできない人で分かれてしまう。またパソコン利用の場合、VPN（Virtual Private Network＝仮想専用線）設定ができておらず第三者から通信内容が読み取られる可能性があることが判明し、社内サーバにアクセスする際は結局出社して作業せざるを得ない。
何から導入すればよいか分からず、費用面でも不安
会社から急にテレワーク導入の指令が入ったが、初めてのことで何から進めればよいか分からない。急遽、パソコン、タブレットなどの通信機器に加え、ビジネスツールやWi-Fi等の通信回線など用意したものの、インフラ導入コストが思いの外かかってしまった。それ以外の業務に必要なツールなど何を調達しどのように進めればよいか、どれだけコストがかかるのか見当がつかない。
個人パソコン利用者のセキュリティ対策が不安
会社で用意できるパソコンに限りがあり、仕方なく個人パソコン利用の社員もいるが一人ひとりのセキュリティ対策状況を把握できない。フリーメールへのデータ転送、業務に関係のないサイトへのアクセス、VPN接続無しでのフリーWi-Fiへ接続など、いつ情報の漏洩が起こるか不安で仕方がない。
【業務管理編】
ツールの使い方などの教育が行き届かない、些細なことでも情シスに問い合わせ
社員一人ひとり、パソコンスキルやレベルが違うためツールの使い方などをオンラインで行っても全員が使えるようになるとは限らない。個々が少々調べれば理解できるような軽微な内容でさえ問い合わせが入り、対応に追われる情シス担当者の工程・負担が大幅に増え、無駄な工数が生じてしまう。
社員の業務や勤怠が把握しづらい
情報共有の方法や業務フローなど、テレワークにおける業務プロセスがルール化されておらず、見えない空間で働いている社員がいつ働いているか、どのような仕事をしているか、何をしているのかなどの勤怠状況や業務の進捗状況が把握できない。自律的に動けない社員は業務の生産性が下がりやすく、信頼を前提として社員一人ひとりがしっかりとセルフマネジメントする必要があるが、実際は難しいと感じている。
情シス担当はそもそもテレワークできない
パソコンの簡単なトラブルや問い合わせであればテレワークでも対応できるが、システムのメンテナンスやキッティング作業など結局は出社しなければならない。
【コミュニケーション編】
チャットやWeb会議だけでは意思疎通が難しい
画面越しでは相手の表情や反応が読み取れなかったり音声が途切れたりなどの不具合も起こり、対面で行うより意思疎通がしづらく時間もかかってしまう。人数が増えるほどにコミュニケーションも難しく結局出社を余儀なくされるケースもある。そもそもテレワークに最適なコミュニケーションツールが分からない。
テレワーク環境に最適なツールやシステムの導入を検討する
テレワークは今後さらに推奨され普及していくと考えられます。テレワークでの生産性向上にはツール・システム選びも重要です。これらをうまく使うことで業務の生産性が飛躍的に向上します。テレワーク環境を整備し、生産性向上と業務効率を高めるために何を導入すればよいのか一例をご紹介します。
（1）コミュニケーションとデータ共有のためのクラウドツール導入
<Microsoft 365>
Microsoft 365は、Office製品やチャット・Web会議で使えるMicrosoft Teamsといったサービスを提供するサブスクリプション型サービスです。常に最新のOfficeを利用できサブスクリプション型のため、必要な期間だけ使えるというメリットが特徴です。1つのアカウントで複数のデバイスを利用することができ会社で利用しているデスクトップパソコン、テレワーク用のノートパソコン、タブレットやスマートフォンなど複数デバイスにインストールが可能です。また高度なセキュリティ対策が備わっており、いつでもどこでもあらゆるデバイスから安心して作業を遂行できます。これによりドキュメントやファイルの保管、社内外の人と情報共有などがスムーズに行えます。Teamsではチャット、通話、ビデオ会議などのコミュニケーションツールが備わっておりTeamsを用いてのWeb会議では会議をしながら画面共有・ファイル共有が可能で、コミュニケーションや意思疎通にも不自由しません。オンラインビデオ会議は最大300名まで参加でき、会議の内容を音声から文字起こしできる機能も備わっており会議後は議事録としてWord形式のファイルで簡単に保存できます。Teams上でOfficeアプリを起動することでファイルの共同編集も可能です。
<VDI>
VDI（Virtual Desktop Infrastructure＝仮想デスクトップ）とは、会社などに設置されたサーバ上に仮想マシンを置き、そこにアクセスしてデータやアプリケーションを管理することを指します。VDIのメリットは、手元にあるパソコンに情報やデータが保存されないため、万一パソコンが壊れたり紛失したりなどのトラブルが起きた場合でも情報漏洩等のリスクを防げることや、管理者側で一元管理できるため、OSやソフトウェア、アプリケーションのアップデート、不正アクセスなどの徹底管理やセキュリティ強化など管理コストの削減が図れます。
（2）クラウド勤怠管理システムの導入
<SKYSEA client view>
テレワークでは社員の業務状況を目で追えません。社員の勤怠管理を行えていなければ社員の勤務状況が見えず実際に仕事をしているのか疑心暗鬼になったり、また社員自身も勤務時間があいまいになったり業務意欲が薄れてしまう結果、生産性の低下につながる可能性があります。クラウド勤怠管理システムがあれば始業・就業の記録だけでなく、パソコンの操作ログから社員の業務状況を可視化できリアルタイムで把握が可能です。またパソコンの電源オン・オフ状況の見える化で、社員の残業時間や労働時間を適切に把握できます。
まとめ
新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、必要に迫られてリモート勤務を始めた企業では、テレワークの環境整備が大きな課題となっています。環境整備の効率的な手段として、VPN環境構築、Microsoft 365導入、SKYSEA client view導入、脆弱性診断、セキュリティ対策導入コンサルティングなどがあります。
セラクでは「セキュリティを確保した作業環境の構築」「リモートワーク対応教育を受けたエンジニア」「フレキシブルな時間単位でのサービス提供」をポイントとした、デジタルトランスフォーメーション領域の技術支援・運用支援を行っています。これらの内容を要望によって組み合わせて提供することで、お客様のニーズに合ったテレワーク環境を構築いたします。テレワーク導入や、現在のテレワーク環境に課題や不安をお持ちのお客様はぜひセラクへご相談ください。
